档案信息资源开发与开放策略

档案信息资源开发与开放策略

摘要：档案工作作为一项对历史和现实负责的事业，与社会经济、政治的发展紧密相连。新世纪，在社会发展中档案工作的作用与日俱增，其职责也越来越重。在改革开放的三十多年里，各企业单位在档案工作中都始终坚持以服务为宗旨，奉行在档案管理中以生产力发展为

目的。本文通过引入档案信息资源的开发与开放理论进行深入分析，有针对性的提出档案信

息资源的开发和开放策略。

关键词：档案信息；信息资源；开放；档案管理

档案信息的开放与开发直接关系到目前档案管工作的模式和方法，也关系着档案工作质量的

高低。伴随着科学技术的发展，档案信息开发与利用显得越来越重要，在整个经济发展中占

据着重要地位与意义。及时合理的开发与利用档案信息不仅能够提高档案信息的利用效率和

优势，同时还能够提高档案信息资源的发展潜力，进而更好的为企业发展和政府决策服务。

1 档案信息资源开发与开放理论辨析

在目前的档案管理工作中，档案资源的开发与利用不仅包括信息本身的开发与利用，同时还

包括了档案信息的搜集、开发、整理、归档和保存等多个方面的工作，在管理工作中通过研

究他们彼此之间存在的关联，从而全面的消除档案管理工作中的各项隐患与弥补各种不足，

以便进一步强化档案信息资源的管理和开发工作。

在过去的档案信息资源管理中，通常都是采用密封和隐蔽的管理方式，一般不对档案信息资

源进行公开。而伴随着科学技术和社会发展水平的进一步提高，原有的档案管理措施和方式

已经无法满足高速发展的社会要求，因此在工作中需要进行深入的分析社会发展趋势，通过

向社会开放档案信息来履行用户通过简便的手段和方法来进行档案搜集和信息的调查。

2 档案信息资源开发与开放策略的制定

2.1 在建设中开发和开放

2.1.1科学调整资源结构，加强资源整合力度。

在档案管理工作中如何全面、科学、合理的进行档案结构调整，实现档案信息资源的科学化

配置是目前档案工作的重点，也是工作难点。这种档案管理措施和管理方式对于适应社会发

展要求有着重要的意义。主要可以从以下两个方面进行分析：

（1）调整档案信息资源结构。档案信息结构包括档案资源种类与成分的状况，所以调整档

案信息资源的结构应全面的分析与整理。新时期，为适应社会发展的需求，档案工作者应把

注意力和收集的重点迅速转移到反映社会全面生活的档案材料上来，改变目前档案信息资源

的种类和成分单一的状况。

（2）加强档案信息资源整合力度。档案信息资源整合就是指档案信息的整理与组合，如何

加强档案信息资源整合力度，就是从两方面着手：一是新时期对档案信息资源的整理，包括

档案的基础性整理，即通过系统化和编目工作，保持档案在来源、时间、内容和形式上的固

有联系；档案的研究性整理，即通过编纂加工，去伪存真，去粗取精，由表及里，使信息价

值得到升值，从而在资政、育人、存史等方面发挥独到的作用；二是新时期对档案信息资源

的组合，是指根据整合的目标，采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施，使国家档案资

源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化。

2.1.2加快数字化进程。针对目前档案信息资源数字化程度较低、档案网站信息匮乏的现状，加快档案信息的数字化建设、丰富网上信息内容是档案信息资源开发的一个重要方面。

（1）目录信息数字化。档案信息数字化，必须以目录信息数字化为前提，其实质就是建立

档案目录数据库。做好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的

录入工作，科学选定档案目录数据库结构。

（2）档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分两种情况：如归档文件本身就是某种

文本或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方

式存入档案全文库，建立全文检索系统；如归档的文件是传统载体的文字或图像，这类文件

在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本连接扫描图像

方式存储三种模式。

2.1.3尽快建设档案门户网站。

档案网站是庞大的网络结构体系，其中可以包含各种类型的国家级、省级档案网站结构。当

数字档案资源和信息上传到网络结构的时候，档案信息工作人员和开发人员在工作中不仅可

以通过档案网站来搜索信息，也可以通过电子文档格式来对档案资源进行调查和引用。在不

同的地区，不同文件档案工作人员可以根据自己的习惯来将信息上传到web站点中。在这种

档案管理工作中，不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站，而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果，这不仅简化了档案利用的手续，也可

以通过点击率或下载次数，作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价，加以比较，达到优胜

劣汰的效果，以竞争促发展。

2.2 以开放促开发

2.2.1 制定可操作的开放规则。国家通过法律法规对开放档案的程度及方法做出了规定，但有些不大具体，对于细节问题还应深入探讨，全面制定规章和细则。

制定操作性强的档案开放规则。首先，应因档案的不同类型制定不同的档案开放年限，公文、经济、技术、军事的档案开放年限就不应该一概而论；其次，虽然在制定档案开放限度时，

会因密级的不同而不同，应及时对限制开放的档案进行鉴定；再次，应该根据社会当前的发

展形势、社会的热门趋势来确定档案的开放年限；最后，就是指规则的详细程度，对于开放

规则也要像法律一样，依不同情形制定出不同的实施办法，对每一类型的档案都要分得很清楚，并且要制定不同级别的档案工作人员审查不同级别的档案，将责任落实到人头。

2.2.2对开放档案进行深层次开发。对已开放的档案进行深层次开发，主要有两个途径：（1）挖掘开放档案的新价值。档案信息在对社会各行业开放的同时，也参与了各行业的社

会活动，必然会推动该行业和社会产生新的价值，档案管理人员就应该积极将其挖掘出来，

从而也体现了档案管理的社会价值的升华。

（2）扩大开放档案的信息功能。由于传统观念的影响，现行文件的提供对象一直局限于文

件的形成者。改革开放以后，社会的民主化意识提高，人们对公共信息的需求进一步扩大。

现行文件中包含着与人们生活息息相关的法律法规、方针政策、房产经济、养老保险等公共

信息，它必须向社会开放，而档案部门应该把这项工作作为档案信息开发工作的新内容加以

重视，并承担起这项工作。

2.2.3 积极稳妥地进行网上传播。网络作为现今社会传递信息最为快捷的方式之一，逐渐被运用到档案信息的传递中来。但从目前来看，网络在档案信息传播中的运用，并不如传播其他

信息那样普遍。

3 结论

把档案信息资源开发与开放工作纳入国家信息化建设体系，以档案信息资源管理为基础，以

档案信息资源高度共享为目标，是加快推进档案信息资源开发与开放步伐、促进档案事业在

新时期的持续快速健康协调发展、为全社会提供优质服务的必由之路。