旅行社OP计调工作流程规范

旅行社OP计调工作流程规范
步骤一：
接到组团社或客人询问包团或报价要求，随即进入计划工序：
1、制作相应询价单：
包括“订房单、订车单、订票单、团队询价单”等相应预报询价（不得使用对方单位任何单据样式回复）；
2、制作“团队报价回复单”（对直客制作“直客团队行程单”）在规定时间内回复组组团社或客人，同时在“共享文档”相对应文件夹里建立相对应团号的文件夹如“1005-SYL-217-P10-404C-101228”，同时将全部相关文件（包括询价时出现的其它供应商所传的文件）转移动该文件夹内，以备留档及查询核对。

步骤二：
计划报价回应规定：
(特殊情况必需向组团社及经理说明原因)
地接团队、xx游1个工作天内
中转团、省外游2个工作天内
特殊团队，根据组团社要求积极配合
*工作提示：
a.登记计划编号入部
编号规则：
1、由香岛直发过来的行程，原计划编号不变情况下，加入“接收报价时间”及“队团出发日
期”信息：
如：
xx发过来的团号为：
SYL-217-P10-404C
则OP要更改为我方团号即：1005-SYL-217-P10-404C-101228
其中：1005为首次接到报价时间即为10月05日同一天几个报价怎办？101228为该团出发日期即为
2010年12月28日
2、非香岛直发过来的团队统一由我社自行编制团号
(1)自组团：
即客人直接到我处报名，而出发往各旅游目的地的团队或散客，编号方式为：1213-NTP-S01-110121
其中：
首部数字1213为行程建立日期：
即12月13号，同一问题？中部NTP-S01中NTP为固定，S为“发团”01为记录编号尾部110121为团队出发日期
（2）地接团及中转团：
即为其它单位交由我社接待的全部广东省内团队或散客，编号方
式为1213-NTP-R01-110121同一问题？
其中：
首部数字1213为行程建立日期：
即12月13号，
中部NTP-S01中NTP为固定，R为“发团”01为记录编号尾部110121为团队出发日期
b.计划确认及协议签订前须由经理审批。

c.每月更新相应房/餐/车队/景区/地接社报价及供应商资料，并急时上传到“共享文档”中。

d.行程重点尽可能加插具吸引的文字描述。

e.报价前应多找数据比较，并须细列各项。

f.确保组团社或客人收到计划并跟进，在组团社或客人未确认团队前，至少三次以上询问，
已经报价团队情况。

(特殊团队时间可弹性，团队出行前两周内完成)步骤三：
确认出团及签订协议书：
(制订计划人)？
1、“团队确认单”、“团队合作协议”、“委托旅游接待协议（仅首次与某社合作时每年签订一次，且必需由经理签字方可生效）”编写，并传达至组团社；
2、机票确认单（出票前必需得到组团方确认，且在收到款后方可确认出票）；
3、其它相关供应商资源确认：
包括订房、餐、车、门票、保险等确认，并按公司样式认真填
写相关单据；
*工作提示：
a)期限具弹性，出团2星期前能完成最佳
b)登记意向编号。

步骤四：
收付款工作：
(制订计划人)
*工作提示：
a)根据团队确认单所列明的收付款方式，进入收付款操作程序b)申请支付款项目时，必需要将该团全部资料连同“付款申请单”一并先交由经
理审核后，方可交财务进行支付操作。

步骤五：
出团安排：
(制订计划人)
1、填写出团xx；
2、填写“导游出团计划单”；
3、导游调配（首次为我社带队导游，必需填写相应导游带团守则）；
4、发导游旗、旗杆、质量反馈单（导游旗和旗杆借出情况要记录）。

5、对我社自组团客人，出前团召开讲解说明会，分派相关赠送物品*工作提示：
a)xx负责导游调配工作；
b)本公司在职人员可优先获分配带团(有导游证者)。

步骤六：
出团运作监控及支持：
*工作提示：
a)关于团队运作情况，随时支持突发事故；
b)要导游队在团队顺利返回后致电报告；
c)团队操作人员手机必需保持24小时接通状态。

步骤七：
尾款及发票工作
*工作提示：
a)团队进行过程中，各供应商现付部分款项，要求在付款时，立刻所要发票；b)团队付清余款前，必需要先拿到当地社出具的由客人及领队填写的“团队质量信息反馈单”及该团相应发票，如有特殊情况，按出团前团队确认单上“付款方式”项执行（同时上报经理批准）。

步骤八：
团队报账
1、团队账款结清之后，1周内将团队进行报账；
2、报账内容包括全部的该团资料，确认件必需为打印件或传真件；
3、“团队报账单”上所涉及的各项内容必需清晰，不得有涂改情况；
4、挂账：
特殊团队操作完毕后，未付款及未收款项，要立刻通知财务做“挂账”处理。

步骤九：
：检讨工作
*工作提示：
a)根据“团队质量反馈单”填写本次团中用到的供应商评价信息；b)检视工作得失、导游工作表现。

c)收回导游工作报告
步骤九：
售后服务—定期回访(我社自组团客人)回馈表
*工作提示：
a)团队三天后进行初次回访搜集有益完善工作情况信息；b)我社自组团客人，应不定期进行客户回访。

d)除香岛交与我社操作团队外，所有的与我社有业务关系发生的组团社，在日常
工作中进行回访。