资金结算制度流程

资金结算部门

资金结算部门是分公司财务的组成部分，归属于分公司财务部门管理，是分公司购销业务中资金结算的平台，负责执行分公司销售业务中的货款结算。

本部门业务单元是采购货款结算和销售货款结算。

1 职能

资金结算部门应具备以下职能：

－按照烟草专卖法、会计法以及相关的法律法规，执行金融机构及本单位资金结算方面的有关管理制度和规定。

－划拨卷烟货款，定期核对账目，确认销售货款的到账。

－衔接、办理与银行间的资金结算、业务信贷、账务核对，开发和运用新的电子结算方式。

－建立健全各项结算的有关制度。

－审核、整理资金结算凭证，保证各类结算资金的准确和安全。

－配合有关部门进行实物盘点。

2 岗位设置

资金结算部门设结算员、稽核员两个岗位，归属财务部门管理。

3 岗位职责

3.1 结算员工作职责

－负责卷烟货款支付和销售货款的到账确认；

－负责零售客户卷烟货款结算及账目核对；

－组织、协调相关部门开发与运用新的电子结算方式；

－做好与配送等有关部门的票据、回单衔接工作；

－负责增值税发票的申领、登记、保管、发放和抄报等工作；

－及时办理客户退货、重复扣款、单边账等异常业务的退款工作；

－完成领导交办的其他工作。

3.2 稽核员工作职责

－对各类卷烟货款、销售货款的结算方式、状况等进行监督、验查；

－对各（区域）营销部的资金运转进行即时的监控；

－审核、整理、归集资金结算凭证，建立应收、往来备查簿；

－协助配送部门定期进行卷烟库存的盘点工作；

－做好资金运转的财务报表；

－完成领导交办的其他工作。

4 业务流程

由资金结算综合流程、采购结算流程、电子结算流程、现金结算流程组成。

4.1 资金结算综合流程

4.1.1 目的

依据零售客户的订单货款金额开展销售货款结算，结算的资金从零售客户向烟草公司流动；资金集中后，资金结算部门依据采供部提供的采购计划和支付指令向工业企业支付采购货款。通过完成好销售订单的结算工作，及时结清零售客户的货款，为完成对工业企业的采购业务做好资金准备。资金流的流向与物流相反，流量与订单相关。通过资金流的运作，保障物流的顺畅，使商业企业的经营活动得以继续开展下去。

4.1.2 说明

－资金结算部门配置和优化方便零售客户的结算方式，推行以电子结算为主、传统结算方式作为补充的订单结算模式。

－客户经理及时将客户选择的结算方式维护进入客户的基础信息数据库（客户档案），以便于订单生成后，系统按照客户的结算方式选项，处理订单，形成电子结算客户订单以及面对面结算的客户订单分类。

－根据系统按订单结算方式产生的客户分类，资金结算部门对实行电子结算银行划款方式的客户，通过网络连接结算银行进行网上扣款结算，并对实行银行票据结算的客户，确认货款到账后向配送部门发出执行配送的指令。同时，对实行划卡、现金等面对面结算方式的客户，由配送部门安排送货员在送货时与零售客户结算和缴存银行。送货结束后，配送部门集中送货员代收未缴存货款，确认应收货款与订单一致后，缴存指定的银行账户，并向资金结算部门传递票据。

－零售客户需要开具增值税发票的，由资金结算部门通过国家税务管理部门提供的票打系统如实开具，并由送货员交付客户签收。

－资金结算部门定期向采供部提供财务报表，并接收采供部递送的采购计划、调拨进度安排，根据采供部的结算要求，向指定的工业企业账户汇转采购资金，并将汇转货款的时间、金额、单据号、对方到账信息及时反馈采供部。

－订单部、资金结算部门、配送部门定期组织货款结算的对账工作。

4.1.3 流程图

资金结算综合流程图见图42。

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4.2 采购结算流程

4.2.1 目的

明确采购订货业务结算的方式和方法，确保采购订单的及时结算。

4.2.2 说明

－根据采购计划，由财务部门做好资金的准备。

－资金结算部门接收采供部的结算通知。

－办理货款的支付与结算业务。

－接收仓库验收入库信息，并记录相关的账目。

4.2.3 流程图

采购订单结算流程图见图43。

4.3 电子结算流程

4.3.1 目的

明确零售客户订单通过银行开展电子结算的方式与方法，提高零售订单结算业务的安全性、效率性、及时性。

4.3.2 说明

－资金结算部门与银行商妥电子结算业务的操作方式、技术平台、零售客户账户设置等有关事项。

－客户经理引导零售客户使用电子结算业务，设定最低存款余额标准，告知客户。条件成熟的情况下，也可以根据零售客户的商业诚信情况设置相应的信用额度。

－客户预存货款进入个人账户。

－订单部采集零售客户订单，按以下两种方式进行结算：

a．在线结算。零售客户订单产生后，公司订单业务系统通过专线向银行数据库发送订单金额信息，银行数据库根据零售客户的账户余额判断交易是否成立。如账户余额与客户信用额度之和大于或等于订单金额，则银行结算系统接收订单金额信息在零售客户结算账户中予以扣减，同时反馈结算成功信息至订单业务系统。反之，则提示账户余额不足，无法交易。

b．批量结算。公司订单业务系统通过专线定时向银行数据库发送订单金额信息，银行数据库根据零售客户的账户余额判断交易是否成立。如账户余额与客户信用额度之和大于或等于订单金额，则系统确认交易成功，由银行结算系统在零售客户账户余额中扣款结算。无法交易的客户订单信息分别传输至相关的客户经理和电话订货员。

－结算成功后，送货员携带银行电子结算明细表，将商品和销售票据送交零售客户，由零售客户在银行电子结算明细表上签字。

－送货员将银行电子结算明细表送交资金结算部门，资金结算部门装订银行电子结算明细表，定期与银行对账，对账文书和银行电子结算明细表定期归档备查。

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