部门助理工作职责
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部门助理工作职责
一,部门内日常行政工作支持
1,协助新员工做好入职的准备工作,包括电脑、电话的准备、培训的内容以及公司资源介绍和相关流程制度的介绍;
2,熟悉公司各部门的制度,包括;财务、采购、知识管理、人事、IT、行政和市场部,在公司内网上有详细的介绍。可以给部门员工做公司制度的介绍并解答他们的问题;
3,熟悉公司的各个线上系统,包括:采购系统、KM系统以及报销系统等,可以给部门员工做好示范以及疑问解答工作;
4,熟悉公司的各IT设备的使用,包括:三方电话、投影仪、网络会议系统和视频会议系统,可以给部门员工做好示范以及疑问解答工作;
5,部门员工的假期统计及休假备案工作;
6,部门设备管理工作;如:投影仪、电脑、录音笔、摄像机、电话机等;
7,部门员工的电话费月报销工作;
8,新员工座位的准备和相关工作的检查,如座位名牌制作、电脑检查、办公用品领用等,以及离职员工的工作交接配合工作,确保可以顺利交接;
9,部门员工《花名册》、《人员介绍》文档管理;
10,定期检查部门内员工的机票使用情况,不能出现废票情况;
11,检查部门内人员的邮件签名使用情况、着装情况以及桌面整洁情况,如果不规范,及时提醒;
12,组织和跟进部门定期会议的召开,并及时提供会议记录;
13,组织和跟进部门的培训工作;
14,为部门同事预定机票、火车票、会议室等,协助部门同事的项目工作;
15,配合公司其他管理支持部门做好监督支持和信息收集工作;
16,收集部门员工反应的问题,并及时向部门负责人或者总裁助理进行上报,跟进直到问题得到解决;
17,完成部门负责人交代的其他工作。
二,知识管理和项目支持工作
1,建立三地文件共享体系,将需要共享的推广文件、建议书、流程文件、工作职责表、绩效考评表、培训文件等统一放置、更新和管理;
2,配合知识管理部进行三地已完成项目的存档检查、信息收集工作;
3,传递、沟通和配合知识管理部对业务部门的工作要求。