人事档案管理制度及相关表格(非常实用)[详细]
人事档案管理制度范本（5篇）
人事档案管理制度范本一、制度目的人事档案是企业重要的管理工具，为了规范人事档案的管理，保障企业及员工的权益，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于所有公司员工的人事档案管理。
三、档案管理职责1. 人力资源部门负责全面管理公司的人事档案，包括档案的建立、归档、借阅、销毁等工作。
2. 各部门负责归档和维护本部门的人事档案。
四、档案建立1. 公司为每位员工建立电子档案和纸质档案。
2. 电子档案包括员工的个人信息、工作履历、培训记录、绩效评估等内容。
3. 纸质档案包括员工的个人资料、合同、证件复印件等原始文件。
五、档案归档1. 档案归档应按照一定的分类和顺序进行，确保档案的易查和整洁。
2. 每份档案应标明员工姓名、工号、归档日期等信息，并加盖归档章。
六、档案借阅1. 档案借阅需要填写借阅申请表，并获得上级批准。
2. 借阅期限不得超过2个工作日，逾期需要申请延期，并经过审批。
3. 借阅人需对所借档案负责，不得私自更改或外传档案内容。
七、档案销毁1. 档案保管期限为员工离职后5年。
2. 档案销毁应按照公司的相关规定进行，需经过专人审核和批准。
3. 档案销毁需建立相关记录，包括销毁日期、销毁人员签字等信息。
八、违纪处理1. 如有员工私自销毁档案或泄露档案内容，将按照公司相关规定进行纪律处分。
2. 如有员工违反借阅规定，造成档案损坏或丢失，需赔偿相应的损失。
九、附则1. 本制度由人力资源部门负责解释和修改。
2. 针对特殊情况，人力资源部门可以根据实际情况对本制度进行灵活调整和变更。
以上为人事档案管理制度的范本，具体制度内容可根据企业实际情况进行调整和补充。
请企业在实施前充分研究和讨论，确保与员工达成共识，并向员工进行相应的培训和说明。
人事档案管理制度范本（2）为了切实加强我局信访工作责任意识，确保“分级负责，归口办理”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则落到实处，把越级____控制在最低限度，确保全局职工队伍稳定，特制定本制度。
员工人事档案管理制度(含表格)
员工人事档案管理制度（ISO9001-2015）1.0目的规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理。
2.0范围适用于公司所有员工人事档案的管理。
3.0定义无4.0职责公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。
5.0工作程序5.1人事档案包括：5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；5.1.5 管理干部任命书复印件等；5.2人事档案的归档和查找5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。
5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。
5.3人事档案的查阅5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。
5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。
5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。
5.3.4 没有特别注明和理由，档案仅在企管部查阅。
如需将人事档案借出，必须列明档案清单并应在规定期限内归还。
属于绝密的人事档案一律不准借出。
5.3.5借出的档案，需妥善保管，不得损坏、涂改、抽页、复印和转借，归还时检查清点，如有损坏，必须追究责任。
5.4 涉外人事档案的处理5.4.1公司原则上要求在科室类管理和技术人员入职时，在其入职一个月内将个人的人事档案转移到公司所在地的区级人事档案托管部门（人才市场）。
人事档案管理制度及登记表
人事档案管理制度及登记表公司人事档案管理制度第一章总则第一条为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
特制订本制度。
第二条档案与借阅的定义。
档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。
借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。
第三条本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。
第二章人事档案分类第四条员工人事档案具体分为分四大类：即入职档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。
第五条入职档案。
1.个人简历、员工入职登记表、面试评价表、身份证、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
第七条职位档案。
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。
第八条薪酬考核档案。
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第九条其他档案。
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议第三章档案的归档、核对与传递第十条归档的程序如下：首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
登记《人事档案登记表》，见附件1。
最后，在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案盒中，同时备份电子版。
第十一条人事档案的核查核对。
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
第十二条检查核对一般要定期进行。
人事档案全套制度及表格
档案管理规定第一章总则第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第二章档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章档案的管理第八条整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B. 整理根据分类和成立时间整理。
C. 分类根据下述分类方法分类D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第九条过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
人事档案管理制度(最全)
人事档案管理制度一、人事档案管理的基本原则：1、人力资源负责本公司员工的人事档案归口管理，建立、整理、保存、接转本单位人员的的人事档案。
2、人事档管理实行专人负责制。
人事档案管理必须严格保密，确保档案资料的安全。
3、各子公司部门经理级及以上管理人员必须在集团人力资源管理部门备案。
二、档案资料分类：1、一级档案：是员工被公司录用进入试用期时递交的人事档案材料，主要包括：员工简历表、面试记录资料、本人身份证、最高学历证、职称证、户口本。
2、二级档案：为员工转正后的任职情况资料、培训情况资料、工资待遇资料；鉴定、考核材料；奖励和处分材料；学历、职称变化资料、及其它具有参考价值的材料。
三、归档要求：1、一级档案中，除员工应聘、面试记录资料为原件，其它均应为复印件；2、二级档案中凡公司内部形成的有关材料均为原件，员工获得学历或职称考试，参加学习培训或各种会议等外部活动形成的档案材料可以用复印件存档。
3、归档材料应做到完整齐全，文字清楚，对象明确，有承办单位或本人签字。
4、归档的材料须经各单位或组织机构审查盖章或本人签字，应盖章后方能归档。
5、归档的档案，一般使用A4规格的办公纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝、黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
6、归档材料应编排有序，目录清楚。
对不符合归档要求的材料不进行归档。
四、人事档案管理规定：1、员工进入公司工作，人力资源部有责任为其建立相关人事档案。
2、员工的人事档案，每人一份，按单位和部门归档。
3、新员工在经过面试、复试，办理完入职手续后进入试用期，从进入试用期之日起，为该员工正式建立个人人事档案，并检查该员工一级人事档案资料是否完整，如有缺漏，应提醒员工本人及时补齐，有特殊情况应做出书面解释附在本人档案资料中。
4、员工试用结束、办理转正手续后，员工转正审批的各项资料，要及时存入该员工档案中。
5、员工终止聘用关系，员工要按正常程序办理离职手续，人力资源管理部门要核对、整理本人档案材料，在人事档案袋上加注“离职员工”字样及离职时间，将该档案另行存放，并至少保留一年以上。
人事档案管理制度及相关表格(非常实用).
人事档案管理制度及相关表格(非常实用).人事档案管理制度及相关表格一、制度背景分析随着时代的发展和社会的进步，社会经济、政治等领域的变化不断，法律法规不断更新，企业生产管理模式不断改进，人力资源管理制度也出现了新的变革和更新。
然而，无论发展如何迅猛，人力资源管理中的档案管理始终是关乎企业发展的重要环节，是人力资源管理中最基础的部分。
对于企业来说，档案管理制度与人员使用岗位具体和工资福利、晋升晋级、诚信调查等一系列工作息息相关，制度建设完善将有助于提升企业员工的工作效率和能力素质，增强企业的生产力和竞争力。
二、制度范围适用于本公司所有员工的人事档案管理，包括职工档案、人事档案、工资档案、考勤档案、证照档案等。
三、制度内容1.职工档案管理职工档案是企业管理的基础，为企业提供重要的信息资料。
职工档案建立的时间应同新聘用或录用的员工的到职日期相一致，当员工离职后，其职工档案应存放二十年左右，以留存档案资料和防止公司对员工做出的人身和财产上的侵害被员工追究法律责任。
2.人事档案管理人事档案是一种较为重要的档案类型，其中包括员工年龄、性别、婚姻状况、学历等基本信息以及公司内部文件、劳动合同等。
人事档案的管理流程包括：档案来源→档案建立→档案查询→档案利用→档案维护。
3.考勤档案管理考勤档案主要记录员工在公司的签到、签退时间以及请假、迟到等情况。
考勤档案管理的目的是为了加强对员工的管理，提高员工的出勤率。
4.工资档案管理工资档案是记录员工工资、奖金、福利等收入和扣除的档案，包括基本工资、绩效工资、津贴等。
它的管理既要做好数据的合法性和完整性，还要保障基本工资和奖金的发放完备准时等。
5.证照档案管理证照档案是企业员工的一系列证书、执照等证明文件，证照档案管理需要建立健全档案管理员制度。
四、相关表格1.档案单位基础编制表档案单位基础编制表是企业向管理的机构申报档案工作人员数量、岗位序列、职责范围、学历要求等内容的表格。
人事档案管理制度及相关表格_18
LOGO1一、电子档案管理收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。
行更新。
二、纸质资料管理人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
2这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动议、廉洁协议资料、体检资料共两类。
料、廉洁协议资料、体检资料两类。
离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
三、档案组卷、存放规定要专柜存放。
3五、管理原则并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。
员工调出时还需与原公司1.《应聘人员登记表》4.《背景调查表》5.《与原单位解除劳动关系证明书》8.《劳动合同签收单》9.《劳动合同签收一览表》10.《员工转正审批表》11.《培训学分分录表》12.《外部培训申请表》13.《培训协议》14.《外部培训报告》 LOGO415.《管理干部履历表》16.《内部调动审批表》17.《劳动合同补充条款》18.《工作移交清单》19.《管理人员离职审批表》20.《生产员工离职审批表》21.《解除劳动关系确认书》23.《管理人员人事档案目录》24.《生产人员人事档案目录》XXXX股份有限公司二〇一二年八月二十五日XXXX股份有限公司华北区域 2012年8月25日印发 LOGO5001-应 聘 登 记 表 申请职位:姓 名 性别出生年月婚否相片政治面貌学历籍贯 民族所学专业 身 高 体重技术职称 电话号码身份证号 身份证住址现居住地 爱好及特长亲属姓名 关系 年龄 工作单位、职务、通讯住址 联系电话就读时间 就读学校 所学专业 有否证书 证明人及联系方式 年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月工作时间 曾服务单位 职位 薪金 证明人 联系电话年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。
人事档案管理制度相关表格
人事档案管理制度相关表格
1. 个人信息表：记录员工的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯等个人身份相关信息。
2. 入职申请表：记录员工入职时的申请信息，包括申请职位、教育背景、工作经历等。
3. 面试评估表：记录员工面试过程中的评估结果，包括面试官的评价意见、面试得分等。
4. 聘用合同：记录员工与公司签订的聘用合同，包括职位、工资待遇、工作时间、福利等条款。
5. 培训记录表：记录员工参加的培训活动及培训结果，包括培训课程、培训时间、培训成绩等。
6. 绩效评估表：记录员工绩效考核的结果，包括各项考核指标的评分、绩效等级等。
7. 调动申请表：记录员工调动职位、部门或地点的申请信息，包括调动原因、调动后职责等。
8. 奖惩记录表：记录员工获得的奖励或受到的处罚，包括获奖原因、奖励金额、违纪行为等。
9. 离职申请表：记录员工离职的申请信息，包括离职原因、离职日期、离职手续等。
10. 个人评价表：记录员工个人自评以及主管对员工的评价，包括工作表现、能力水平、发展潜力等。
这些表格可以根据具体的公司需求进行调整和修改，以适应人事档案管理的要求。
人事档案管理规定表格格式
人事档案管理规定表格格式SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#人事档案管理制度一、人事档案保管制度二、□ 目的三、第一，保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企四、业机密五、的一部分。
对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
六、第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
七、第三，便于档案材料的使用。
保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档八、案材料九、的前提和保证。
十、□ 人事档案保管制度的基本内容十一、建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。
其基本内容大致包括五部分：材十二、料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
十三、 (1)材料归档制度。
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料十四、进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体十五、位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
十六、 (2)检查核对制度。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
十七、检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀十八、等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误十九、等。
二十、检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：二十一、——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：二十二、——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
二十三、——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
二十四、(3)转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等二十五、原因二十六、引起的，转递的大致程序如下：二十七、①取出应转走的档案；二十八、②在档案底账上注销；二十九、③填写《转递人事档案材料的通知单》；三十、④按发文要求包装、密封。
人事档案管理相关表格精编
人事档案管理相关表格精
编
Lele was written in 2021
附件一
人事档案名册
附件二
移交档案通知书
：
现为我公司合同制员工,请将其档案移交我公司管理，并按如下要求处理：
（1）档案装订成册，标明目录；
（2）提供计生证明材料；
（3）档案密封。
名称：
地址：
邮编:
联系电话：
年月日
附件三
借用、查阅人事档案审批表
年月日
附件四
查阅(借阅)人事档案登记表
附件六
接收人事档案登记表
页
附件七
接收人事档案材料登记表
第页
附件五
催要借出人事档案的通知
你单位于年月日借阅等名同志的人事档案材料,至今未还,请你们接此函后,速将其档案退还我部。
年月日
附件六
干部档案转递通知单存根第
号
干部档案转递通知单
附件九
催要转递人事档案回执的通知
我部于年月日转去人档字第号等名同志的人事档案材料,回执至今尚未退回,请你们接本通知后速将回执退我部(催要回执清单见后)。
年月日
附件十
催要转递人事档案回执名单
附件十一
人事档案目录。
档案管理制度及管理表格
公司档案管理制度修订记录目录第一章总则 (3)一、目的....................................................................................................................................-3–二、释义 (3)三、管理原则 (3)四、适用范围 (3)五、管理职责 (3)第二章工作程序 (4)一、档案资料的收集 (4)二、档案资料的标识： (5)三、资料归档制度：................................................................... . (6)四、档案保管 (6)五、档案借阅 (7)六、档案销毁................................................................................... (7)七、档案保管规定 (8)八、保存期限：.................................................................................. . (8)第三章奖惩 (8)第四章附则 (9)档案管理制度第一章总则一、目的加强档案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据；更好地为各项工作服务，特制定本制度。
二、释义（一）档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
三、管理原则（一）集中统一管理原则。
有限公司人事档案管理制度及相关表格
XXXX【人】字（2014）第23号签发人：XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。
2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。
二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。
③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。
员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。
人事档案全套制度及表格
档案管理规定第一章总则第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第二章档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章档案的管理第八条整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B. 整理根据分类和成立时间整理。
C. 分类根据下述分类方法分类D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第九条过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
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内部平急XXXX【人】字(2012)第23号签发人:XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司:为规范XXXX人事档案管理,保证人事资料的完整性与准确性,现将有关事项通知如下:一、电子档案管理1．电子信息录入:档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入,部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统.2．电子信息更新:员工个人信息发生变动时,需及时对其电子信息进行更新.二、纸质资料管理(一)收集档案管理员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档.(二)整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类;其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料,离职档案资料是员工离职时需要办理的资料.(1)基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包括:实习期资料(校园招聘大学生)、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件(书)资料共五类;员工基本档案资料主要包括:入职基本资料、试用期资料、转正资料、(2)其他档案资料①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料,这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新.②其他档案资料分类累积类资料:是指不可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料需要累积存入人事档案中;更新类资料:是指可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可(旧版抽出,新版存入).③管理人员其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类.员工其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)资料、调动交接资料两类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类.(3)离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料.三、档案组卷、存放规定1．有条件的单位应当设立专用的档案室,办公条件不足以设立档案室的,应当设立专用的铁质档案柜.档案存入箱柜时排列要系统,重要档案要专柜存放.2．每位员工的人事资料使用人事档案袋,档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料,必要时可统一使用(长)32厘米×(宽)6厘米×(高)22厘米的档案盒存储档案.3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号.4．档案盒内首页应当设置档案索引表.5．根据《制度》有关档案分类的规定,设置档案盒.档案子类别、文件6．归档的文件材料,必须用统一的报告纸、拟稿纸书写,一律使用碳素墨水、蓝黑墨水,禁止使用圆珠笔或铅笔.五、管理原则1．行政人事部设立档案管理员,对人事档案进行统一管理,原则上管理人员档案资料终身保存,生产工人档案至少保留两年;2．员工调离原公司时,原公司档案管理员需对其档案资料进行检查,并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司.员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份:一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司,一份由原公司连同其合同资料一起保存;3．未经允许,任何人不得借阅人事档案资料.附件:1.《应聘人员登记表》2.《员工入职申请表(管理)》3.《员工入职申请表(普工)》4.《背景调查表》5.《与原单位解除劳动关系证明书》6.《入职培训记录表(管理)》7.《入职培训记录表(普工)》8.《劳动合同签收单》9.《劳动合同签收一览表》10.《员工转正审批表》11.《培训学分分录表》12.《外部培训申请表》13.《培训协议》14.《外部培训报告》15.《管理干部履历表》17.《劳动合同补充条款》18.《工作移交清单》19.《管理人员离职审批表》20.《生产员工离职审批表》21.《解除劳动关系确认书》22.《档案管理信息表－贴档案袋用》23.《管理人员人事档案目录》24.《生产人员人事档案目录》XXXX股份有限公司总经理:二〇一二年八月二十五日主题词:规范人事档案通知抄报:区域总经理事业部(副)总经理行政人事总监抄送:事业部人事(副)经理XXXX股份有限公司华北区域2012年8月25日印发001-应聘登记表应聘评估请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打√,然后将总分相加,作为应聘者评价的主要依据.002-管理人员入职申请表未婚已婚城镇农村其他从未参保城镇社会保险农村养老保险其他是否是否录用情况(由人力资源部填写)部门岗位职级报到日期聘用形式专职兼职小时工试用期合同期限薪资试用期津贴公司规定津贴福利保险基数: 公积金基数: .转正其他.其他说明(其它福利补贴):行政人事部意见:用人部门意见:区域/事业部总经理意见:注:1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准,报总部行政中心;2、主管级(含主管)以下员工由事业部总经理批准,报区域行政人事部备案.公司规定其他003-员工入职申请表(普工)员工编号: 城镇其他004-员工背景调查表005-解除劳动关系说明书XXXX有限公司:本人在进入公司前,经过友好协商已与原单位.依法解除劳动关系,工作交接完毕,不涉及行业竞业保密协议,允许自由择业.如与原单位发生劳动、经济等纠纷,本人愿承担全部责任.特此说明某某某二〇一二年某月某日部门: 姓名:职务 : 入职时间:部门: 姓名:职务 : 入职时间:008-劳动合同签收单劳动合同签收单劳动合同签收单劳动合同签收单009-劳动合同签收一览表010-员工转正审批表011-培训学分分录表012-外部培训申请表013-培训协议书甲方:乙方:甲方对乙方进行培训的相关事宜,就双方之间的权利与义务,经协商一致,双方本着平等、自愿的原则,签订如下协议:一、培训内容:二、培训期限:自年月日起至年月日止.三、培训费用:总计: (大写),以培训结束后实际发生费用为准.四、培训地点:五、乙方保证在培训期间努力学习,取得优异成绩,保证拿到证书),获得此结业证书方可以报销.六、由参加培训所产生的的费用(包括学费、杂费)由全部由公司承担.七、乙方参加培训期间按正常出勤处理,不影响工资福利待遇的发放.八、乙方参加培训成绩考试不合格者,如有补考,补考费用自理,如补考成绩再不合格且拿不到该课程颁发的证书者,乙方应赔偿甲方所有的培训费用.九、乙方培训学习结束后一个星期内,需要向公司上交此次培训心得报告,并把所学成果由公司安排集中向公司进行讲授.十、服务期:1. 服务期限签订原则:按公司执行.2.个人的培训费用确定原则:培训结束后所发生的费用总额除以参加培训的所有人数.3.培训完毕后,乙方须为甲方服务年(大写).自年月日至年月日止.如甲方与乙方已签订的劳动合同中的劳动期限短于本服务期的,则该劳动合同中的劳动期限自动延长至服务期满.培训结束后乙方需把相关证书复印件至甲方备档.十一、违约责任1.如乙方在服务期内被甲方辞退,则乙方不用承担培训费用.2.如乙方在服务期内自愿离职,则乙方应赔偿 (大写)违约金 .3.如乙方在服务期内自愿离职,乙方须补偿甲方培训费用(补偿额=公司支付的培训费用/规定继续服务月份*(规定继续服务月份—已服务月份).如乙方未付费擅自离职,甲方依照法律程序追究乙方责任,由此产生的一切后果由乙方负责.十二、此协议作为甲方与乙方已签订的劳动合同的附件,自双方签字后开始生效. 十三、此协议一式两份,甲乙双方各执一份.甲方(盖章):乙方签名:签订日期:年月日签订日期:年月日014-外出培训报告管理干部履历表未婚已婚城镇其他016-内部调动审批表017-劳动合同补充条款根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及其他相关劳动法律、法规,甲、乙双方在平等自愿的基础上,就双方之间劳动合同关系的有关事宜,经友好协商达成一致,现签订劳动合同(原签订的合同编号或名称)补充条款.乙方承诺本补充条款为其真实的意思表示.1、经双方协商,乙方愿意服从甲方调动,从公司(A公司)调入公司(B公司),并自愿终止与公司(A公司)的劳动合同关系,重新与公司(B公司)建立新的劳动合同关系.2、乙方进入公司(B公司)后,应当及时与公司签订劳动合同.3、甲方承诺因调动原因,乙方在“中技桩业”连续工作的工龄累积计算,从而确保乙方服务的利益.甲方: A公司乙方: (员工签字、按手印) 年月日年月日甲方:XXXX有限公司乙方: 身份证号码为: (按手印)鉴于乙方已于年月日向甲方提出解除劳动关系并书面提请辞去所有职务,甲方已同意乙方的辞职申请,现甲、乙双方就解除劳动关系有关事宜确认如下:1.自即日起双方劳动关系解除,双方的权利义务终止;2.乙方出于自身原因主动要求解除劳动关系,故甲方不必向其支付经济补偿金;3.自即日起甲方不再为乙方支付任何社会保险金费用;4.自即日起,双方已将所有工资、奖金、津贴、补助、加班费、集资、借款等结清,不存在任何的债权债务关系;双方都已将所有的公司资料交接完毕;5.乙方离职后将不得利用在甲方获取的商业秘密(包括但不限于经营方式、客户名单)从事有损甲方名誉或利益的行为;本确认书一式两份,甲、乙双方各执一份.甲方(盖章):XXXX有限公司乙方(签字按手印):年月日年月日人事部年月注:以上资料需在试用期结束后尽快整理,并按照目录内容的先后顺序装订成册、归档.023-(2)管理人员其他档案目录023-(3)管理人员离职档案目录024-(1)生产人员基本档案目录注:以上资料需在试用期结束后尽快整理,并按照目录内容的先后顺序装订成册、归档.024-(2)生产人员其他档案目录024-(3)生产人员离职档案目录。