绍兴市烟草专卖局应急订单作业指导书

绍兴市烟草专卖局（公司）应急订单作业指导书

绍兴市烟草专卖局（公司）

二OO九年九月

目录

一、应急订单受理作业指导书 (1)

二、应急订单受理流程图 (6)

三、浙江省烟草专卖、商业系统卷烟订单采集和货源供应管理规定 (7)

四、业务部门内控检查标准 (12)

五、应急订单申报表 (21)

六、月份应急订单、订单频率检查表 (22)

七、调查表 (23)

八、业务部门内控检查表格 (24)

SXYC-YX-18

一、应急订单受理作业指导书

二、应急订单受理流程图

三、浙江省烟草专卖、商业系统卷烟订单采集和货源供应管理规定

第一章总则

第一条为进一步规范行业内部经营行为，推进“按客户订单组织货源”工作，提升行业市场化水平，依据《国家烟草专卖局关于进一步规范卷烟订单采集和货源供应工作的意见》（国烟办[2008]20号）有关要求，结合我省实际，制定本规定。

第二条本规定适用于我省烟草专卖、商业系统各直属单位卷烟订单采集和货源供应等卷烟经营活动的管理。

第三条地市级公司应根据本规定，结合地区实际，制定相应实施细则。

第二章零售客户类别管理

第四条地市级公司在合理划分零售客户经营业态的基础上，建立以零售客户经营能力指标为评档依据，管理指标为升降档依据的零售客户分类管理办法。

第五条经营能力指标主要包括进货量与进货均价等指标，由营销管理部门会同运行管理部门制定评档细则。

第六条管理指标主要包括明码标价、电子结算、守法度、配合度、品牌推荐能力等,由营销管理、运行管理、专卖管理和物流管理等部门设定管理指标评分标准。

第七条零售客户类别至少每半年调整一次，调整由营销管理部门组织，调整过程在10个工作日内完成,并由营销管理部门统一完成变更手续。

第八条有下列情形之一的，经营销管理部门核实后，做出零售客户类别调整，并在5个工作日内完成。

（一）新增零售客户初次定档的；

（二）因违法违规需降档或降档到期需归档的；

（三）经营业态发生变化已满一个月的；

（四）零售客户月度进货量连续三个月超过类别总量供应标准的；

（五）地市级公司另有规定的其他情形。

第三章经营信息管理

第九条地市级公司必须建立信息公开制度。信息公开的项目应包括客户分类标准、产品供应目录、卷烟供应政策、卷烟促销信息等。

第十条客户分类标准信息包括类别划分标准、客户所属类别、升降档条件等内容。客户类别调整后，营销管理部门应及时告知零售客户，接受零售客户监督。

第十一条产品供应目录包括在销卷烟品牌（规格）的名称、批发价格和零售指导价格等内容。新品牌在上市一个月内，应告知目标零售客户该卷烟产品的上市信息和供应策略。

第十二条定期向零售客户公开卷烟供应定量信息，包括总量供应标准、卷烟品牌（规格）定量（或限量）信息。货源临时发生变化，导致定量标准无法实施的，应及时告知零售客户新的定量（或限量）供应标准。

第十三条卷烟促销信息包括促销卷烟品牌（规格）、促销内容、促销时间等。营销管理部门在订单日前告知符合促销条件的零售客户相关卷烟促销信息。

第四章需求预测管理

第十四条地市级公司应成立以公司业务经理为组长的预测领导小组，全面领导预测工作。运行管理部门和营销管理部门是预测实施的直接责任部门。

第十五条卷烟需求预测周期主要分为年度预测、半年预测、半年预测季度调整和月度预测。

第十六条年度预测是制定年度销售计划的依据，由运行管理部门组织实施，营销管理部门参与。半年预测和半年预测季度调整是半年度卷烟集中交易、定向整合补签协议的依据，由营销管理部门组织实施。

第十七条月度预测是月度货源采购的依据，营销管理部门是月度预测的主体。月度预测中客户经理负责为预测提供基础信息依据，品牌经理负责卷烟品牌（规格）预测的具体实施。营销管理部门在此基础上制定月度货源采购意向。

第五章订单采集管理

第十八条订单部负责零售客户订单采集工作，所有订单需求信息均由订单部负责

采集和确认。运行管理部门负责订单采集的监督工作。

第十九条订货电话应与零售客户一一对应（连锁超市等特殊情况除外），若需更改订货电话，应由营销管理部门核实。未安装电话的零售客户委托第三方代理订货，应由营销管理部门与委托方及被委托方签订三方协议。

第二十条电访客户由订单系统自动随机分配。因方言等特殊情况，需进行绑定呼叫的，由订单部提出方案，营销管理部门审核后实施，每月送运行管理部门备案。

第二十一条订单由卷烟零售客户自主提报。客户经理为零售客户制作订单或提交订单的，订单部应拒绝录入和确认订单，并将情况记录在案。

第二十二条订单系统应实现“先录入需求，再显示可供定量”的功能。电话订货员如实将卷烟零售客户提报的需求品牌（规格）和数量录入信息系统后，根据订单系统的提示向零售客户反馈可供货源定量，经客户确认后保存订单。

第二十三条有下列情形之一的，经营销管理部门审核同意后，零售客户可使用应急订单。

（一）订单日零售客户因特殊原因无法按时完成订单，并经客户经理核实的；

（二）因订单员操作失误造成订单差错，经录音核对情况属实的；

（三）因通讯或系统故障等原因，零售客户无法用电话完成当日订单的；

（四）因特殊情况零售客户需顺销烟超限量进货的。

第二十四条运行管理部门建立电话订货录音抽查制度。每季度至少对每个电话订货员抽查一次，检查结果应计入年度考核和月度考核。监听录音电话时，应重点核查是否发生以下情形：

（一）实际无货、断货、缺货而不记录零售客户要货需求；

（二）擅自变更或虚报零售客户要货需求；