EAST文档管理系统用户操作手册

EAST文档管理系统用户操作手册目录1 EAST文档管理系统流程概览 (1)1.1 检查准备阶段 (1)1.1.1 立项及成立检查组 (1)1.1.2 其他准备工作 (1)1.2 检查实施阶段 (2)1.2.1 进点前准备单机版或现场组网所需数据 (2)1.2.2 检查实施 (2)1.2.3 结束现场作业 (2)1.3 检查报告、检查处理、检查档案整理阶段 (2)2 在综合办公平台中使用文档管理系统 (3)2.1 工作台 (3)2.2 项目管理 (3)2.2.1 项目创建与修改 (3)2.2.2 项目成员分配 (4)2.2.3 项目导入导出 (6)2.3 项目文档管理 (6)2.3.1 文档添加与下载 (6)2.3.2 文档移动位置 (7)2.3.3 文档查阅与编辑 (7)2.3.4 文档锁定与解锁 (7)2.3.5 引用公共文档 (8)2.4 文档分类模板 (8)2.5 资料共享与公共文档 (9)2.6 用户角色 (9)3 进点检查时使用文档管理系统 (10)3.1 单机版系统安装 (11)3.1.1 单机版服务端 (11)3.1.2 单机版客户端 (12)3.1.3 单机版客户端运行 (12)3.1.4 单机版添加用户及设置应用管理员 (13)3.2 单机版文档管理系统的使用 (14)3.3 综合办公平台文档管理系统和单机版的交互 (15)3.3.1 从综合办公平台文档管理系统中导出项目 (15)3.3.2 在单机版文档管理系统中导入项目 (15)3.3.3 从单机版导出项目并导入至综合办公平台文档管理系统 (16)1EAST文档管理系统流程概览EAST文档管理系统是用于现场检查过程中各类文档、资料、底稿、报告的管理、共享与协作。

在未进点时，该系统内嵌于综合办公平台；进点时，又可单机运行或现场组网；并且两个场景下生成的项目文档都可以相互导入导出，实现覆盖现场检查全流程的文档协作与管理。

本节结合《中国银行业监督管理委员会现场检查规程》（银监发〔2007〕55号）中规定的现场检查规程，概要介绍EAST文档管理系统在现场检查各阶段的应用。

1.1检查准备阶段1.1.1立项及成立检查组EAST系统管理员在综合办公平台EAST文档管理系统中，将该检查组的成员帐号导入到文档管理系统中，并将主查人或该检查组的组长设置为应用管理员；应用管理员（主查人或组长）在综合办公平台EAST文档管理系统中创建检查项目，录入项目基本信息（名称、检查对象、部门、进度、开始结束时间），并将检查组成员加入项目中。

详见2.2节。

1.1.2其他准备工作检查组成员在将检查准备阶段所需的各类文档资料及审核、分析材料分类上传至项目文档中，例如《现场检查通知书》、《检查前问卷》、《现场检查方案》等，以及利用EAST数据分析系统分析形成的各类疑点数据、图表等。

详见2.3节。

1.2检查实施阶段1.2.1进点前准备单机版或现场组网所需数据在进点期间工作用电脑上安装单机版文档管理系统的服务端和客户端。

如果是现场组网，那么其中一台机器安装服务端和客户端，其他机器安装客户端。

详见3.1节。

主查人或组长用admin帐号登录单机版，为检查组各成员创建帐号。

详见3.1节。

主查人或组长在综合办公平台EAST文档管理系统中导出该检查项目，并在单机版中导入。

详见3.3节。

主查人或组长在上述导入的项目中加入检查组成员。

详见3.2节。

1.2.2检查实施检查组成员在将检查实施阶段所需或形成的各类文档资料上传到单机版文档管理系统中，并可对其进行协作编辑。

如《现场检查会谈记录》、《现场检查资料调阅清单》、《现场检查事实确认书》、《现场检查工作底稿》，以及各类调阅的资料、取证材料、计算机数据文件等。

详见2.3节。

1.2.3结束现场作业结束现场作业后，主查人或组长在单机版文档管理系统中将该检查项目导出，再导入回综合办公平台EAST文档管理系统中。

详见3.3节。

1.3检查报告、检查处理、检查档案整理阶段检查组各成员在综合办公平台EAST文档管理系统中，根据进点检查期间上传的各类资料，协作处理形成各类检查报告、行政处理文书，最终形成整个项目的完整电子化档案。

2在综合办公平台中使用文档管理系统2.1工作台“工作台”是EAST文档管理系统的首页，随综合办公平台自动打开，包含EAST文档管理系统的基本信息，以及“我的项目”、“资料共享”、“新建项目”三个功能的快捷入口（可能因用户角色的不同而略有差异）。

2.2项目管理“我的项目”界面中列出了当前用户作为项目成员所参与到的所有检查项目。

图 1 项目管理主界面2.2.1项目创建与修改应用管理员可以创建项目。

“项目编号”为项目唯一标识符，由系统自动生成，应用管理员填写“项目名称”、“检查对象”、“部门”，选择“项目进度”、“选择模板”，并可以单击“预览”查看文档分类模板的结构（如图2所示），并选择“开始时间”、“结束时间”。

图 2 新建项目一旦项目创建完毕，所用的文档分类模板不能再更改。

2.2.2项目成员分配创建项目的应用管理员自动成为该项目的负责人。

项目负责人可以添加项目成员，设置、取消项目负责人。

一个项目至少有一个负责人，在满足此条件的情况下，创建该项目的应用管理员可以被取消负责人，但不能被从项目成员中删除。

图 3 成员管理界面图 4 添加项目成员2.2.3项目导入导出项目导入只能由应用管理员进行；项目导出可以由应用管理员、该项目的负责人进行。

详细的操作请参考3.3节“综合办公平台文档管理系统和单机版的交互”。

2.3项目文档管理在“我的项目”主界面中双击某个项目，即进入该项目所属的文档管理界面，如图5所示。

界面左侧为模板，右侧为该模板分类文件夹中的文档属性列表，可按文档名称、状态进行查询。

当点击模板分类文件夹中某一节点时，文档属性列表会列出该文件夹及其子文件夹中所有文档。

图 5 项目文档管理界面2.3.1文档添加与下载添加文档时，允许同名文件上传多次，但“创建时间”会不一样。

下载文档时，若用户指定的本机下载目录中含有同名文件，则下载会失败；可勾选“重名覆盖”选项后再次下载。

2.3.2文档移动位置在文档列表中点击右键，显示当前使用文档模板的文件夹结构，选择文件夹后，该文档将被移动到该文件夹。

2.3.3文档查阅与编辑双击文档所在行可查阅该文档。

Word 2003格式（.doc）可在线查阅，其他格式将调用与其关联的应用程序进行查看。

勾选一条文档记录，点击“编辑”可对该文档进行在线编辑。

支持Word 2003（.doc）、Excel 2003（.xls）、PowerPoint 2003（.ppt）格式的在线编辑。

Word 2003格式文档将会以修订模式进行编辑，即所有的修改痕迹都会保留。

编辑文档时，该文档状态会自动变为“锁定”，退出编辑后，自动解锁。

2.3.4文档锁定与解锁选择要锁定的文档，点击锁定，提示用户锁定成功，文档状态变为“锁定”，修改人变为执行锁定操作的用户名称。

同时，修改时间也会变成执行锁定时的系统时间。

用户可以编辑自己锁定的文档，且用户文档编辑时，状态自动变为“锁定”。

其他用户将只能查看，不能同时编辑该文档。

权限高的用户可以编辑权限低的用户锁定的文档，例如项目负责人可以编辑由项目成员锁定的文档，但有可能会造成数据丢失。

编辑结束后，状态会恢复为“正常”（但需要刷新后才能看到状态恢复为“正常”，将在下次升级时修正）。

锁定的文档，自己和其他人都不能删除。

但项目负责人可以解锁项目其他人员锁定的文档，应用管理员可以解锁任何人锁定的文档。

若要导入的现有项目中有状态为“锁定”的文档，则无法导入该项目。

2.3.5引用公共文档在文档管理界面中选择“引用”，可以将公共文档引用至当前项目。

被引用的文档将被复制到项目中，成为项目的一部分。

2.4文档分类模板只能由应用管理员进行模板管理。

双击模板列表可查看该文档分类模板，点击“编辑”可编辑修改该模板。

“默认模板”为系统内置，只能编辑，不能删除。

图 6 模板管理界面新建模板、编辑模板的界面如图7所示。

在节点上点击右键，会出现与该节点相关的操作。

创建项目时，可以选择文档分类模板，一旦项目创建完毕，不可更改所用文档分类模板。

图7 模板添加（编辑）界面2.5资料共享与公共文档资料共享是指参考性的资料，可以下载，但不能被项目引用。

只有应用管理员可以上传、删除，所有用户可以查看、下载。

公共文档是指项目中可被重用的文档，不能下载，只能在单个或多个项目中一次或多次引用。

只有应用管理员和项目负责人可以上传、删除，所有用户都可以相互查看。

2.6用户角色EAST文档管理系统含以下4种类型的用户角色，按权限由高到低分别为：管理员、应用管理员、项目负责人、项目成员（普通用户）。

表 1 EAST文档管理系统用户角色权限对照表3进点检查时使用文档管理系统由于进点检查时无法连接到银监局工作网，为便于工作开展，文档管理系统提供了一个轻量级的服务端和客户端（以下简称“单机版”），供单机或现场组网使用。

单机使用时，在该计算机上既安装服务端也安装客户端；若现场组网，其余计算机安装客户端。

3.1单机版系统安装3.1.1单机版服务端单机版服务端安装程序是一个自解压的可执行文件，双击运行后，输入或浏览安装到的目标文件夹，然后单击“安装”。

安装完成后，桌面上将会出现两个快捷方式，分别是：文档管理系统启动服务、文档管理系统服务停止。

单机版服务端启动双击“文档管理系统启动服务”，待服务端启动后，才可以使用客户端。

使用结束后，可以双击“文档管理系统服务停止”，也可以直接关机。

3.1.2单机版客户端双击单机版客户端安装程序，并按照安装向导的提示，以默认方式即可完成安装。

3.1.3单机版客户端运行客户端安装完毕后，将自动运行，登录界面如图8所示：图8 EAST文档管理单机版客户端登录界面服务器地址：如果是单机运行（即客户端和服务端在同一台机器上），保持默认的服务器地址127.0.0.1:8082不变。

如果是几台机器现场组网，那么服务器地址填安装了服务端的那台机器的IP地址，后面紧跟半角的冒号（:）、端口号（8082），例如“192.168.0.10:8082”。

初次登录时，需使用管理员帐号登录，用户名：admin，密码：123。

然后请自行修改密码。

3.1.4单机版添加用户及设置应用管理员使用admin登录后，添加用户，并在必要的情况下，将该用户“设为应用管理员”。

只有应用管理员才可以创建、导入项目。

图9 EAST文档管理单机版添加用户图10 EAST文档管理单机版添加用户界面“用户类型”选择默认值“外部”。

“用户名”是@的邮箱，“用户名”和“真实姓名”和综合办公平台中保持一致。

3.2单机版文档管理系统的使用单机版文档管理系统的使用方法与综合办公平台中文档管理系统基本一致，但有以下事项需要注意：3.3综合办公平台文档管理系统和单机版的交互3.3.1从综合办公平台文档管理系统中导出项目图11 从综合办公平台文档管理系统中导出项目3.3.2在单机版文档管理系统中导入项目导入项目可能会导致覆盖掉现有项目中的部分文件，故系统会要求确认，如图12所示。