EAST文档管理系统用户操作手册

EAST文档管理系统用户操作手册

目录

1 EAST文档管理系统流程概览 (1)

1.1 检查准备阶段 (1)

1.1.1 立项及成立检查组 (1)

1.1.2 其他准备工作 (1)

1.2 检查实施阶段 (2)

1.2.1 进点前准备单机版或现场组网所需数据 (2)

1.2.2 检查实施 (2)

1.2.3 结束现场作业 (2)

1.3 检查报告、检查处理、检查档案整理阶段 (2)

2 在综合办公平台中使用文档管理系统 (3)

2.1 工作台 (3)

2.2 项目管理 (3)

2.2.1 项目创建与修改 (3)

2.2.2 项目成员分配 (4)

2.2.3 项目导入导出 (6)

2.3 项目文档管理 (6)

2.3.1 文档添加与下载 (6)

2.3.2 文档移动位置 (7)

2.3.3 文档查阅与编辑 (7)

2.3.4 文档锁定与解锁 (7)

2.3.5 引用公共文档 (8)

2.4 文档分类模板 (8)

2.5 资料共享与公共文档 (9)

2.6 用户角色 (9)

3 进点检查时使用文档管理系统 (10)

3.1 单机版系统安装 (11)

3.1.1 单机版服务端 (11)

3.1.2 单机版客户端 (12)

3.1.3 单机版客户端运行 (12)

3.1.4 单机版添加用户及设置应用管理员 (13)

3.2 单机版文档管理系统的使用 (14)

3.3 综合办公平台文档管理系统和单机版的交互 (15)

3.3.1 从综合办公平台文档管理系统中导出项目 (15)

3.3.2 在单机版文档管理系统中导入项目 (15)

3.3.3 从单机版导出项目并导入至综合办公平台文档管理系统 (16)

1EAST文档管理系统流程概览

EAST文档管理系统是用于现场检查过程中各类文档、资料、底稿、报告的管理、共享与协作。在未进点时，该系统内嵌于综合办公平台；进点时，又可单机运行或现场组网；并且两个场景下生成的项目文档都可以相互导入导出，实现覆盖现场检查全流程的文档协作与管理。

本节结合《中国银行业监督管理委员会现场检查规程》（银监发〔2007〕55号）中规定的现场检查规程，概要介绍EAST文档管理系统在现场检查各阶段的应用。

1.1检查准备阶段

1.1.1立项及成立检查组

EAST系统管理员在综合办公平台EAST文档管理系统中，将该检查组的成员帐号导入到文档管理系统中，并将主查人或该检查组的组长设置为应用管理员；

应用管理员（主查人或组长）在综合办公平台EAST文档管理系统中创建检查项目，录入项目基本信息（名称、检查对象、部门、进度、开始结束时间），并将检查组成员加入项目中。详见2.2节。

1.1.2其他准备工作

检查组成员在将检查准备阶段所需的各类文档资料及审核、分析材料分类上传至项目文档中，例如《现场检查通知书》、《检查前问卷》、《现场检查方案》等，以及利用EAST数据分析系统分析形成的各类疑点数据、图表等。详见2.3节。

1.2检查实施阶段

1.2.1进点前准备单机版或现场组网所需数据

在进点期间工作用电脑上安装单机版文档管理系统的服务端和客户端。如果是现场组网，那么其中一台机器安装服务端和客户端，其他机器安装客户端。详见3.1节。

主查人或组长用admin帐号登录单机版，为检查组各成员创建帐号。详见3.1节。

主查人或组长在综合办公平台EAST文档管理系统中导出该检查项目，并在单机版中导入。详见3.3节。

主查人或组长在上述导入的项目中加入检查组成员。详见3.2节。

1.2.2检查实施

检查组成员在将检查实施阶段所需或形成的各类文档资料上传到单机版文档管理系统中，并可对其进行协作编辑。如《现场检查会谈记录》、《现场检查资料调阅清单》、《现场检查事实确认书》、《现场检查工作底稿》，以及各类调阅的资料、取证材料、计算机数据文件等。详见2.3节。

1.2.3结束现场作业

结束现场作业后，主查人或组长在单机版文档管理系统中将该检查项目导出，再导入回综合办公平台EAST文档管理系统中。详见3.3节。

1.3检查报告、检查处理、检查档案整理阶段

检查组各成员在综合办公平台EAST文档管理系统中，根据进点检查期间上传的各类资料，协作处理形成各类检查报告、行政处理文书，最终形成整个项目的完整电子化档案。

2在综合办公平台中使用文档管理系统

2.1工作台

“工作台”是EAST文档管理系统的首页，随综合办公平台自动打开，包含EAST文档管理系统的基本信息，以及“我的项目”、“资料共享”、“新建项目”三个功能的快捷入口（可能因用户角色的不同而略有差异）。

2.2项目管理

“我的项目”界面中列出了当前用户作为项目成员所参与到的所有检查项目。

图 1 项目管理主界面

2.2.1项目创建与修改

应用管理员可以创建项目。“项目编号”为项目唯一标识符，由系统自动生成，应用管理员填写“项目名称”、“检查对象”、“部门”，选择“项目进度”、“选

择模板”，并可以单击“预览”查看文档分类模板的结构（如图2所示），并选择“开始时间”、“结束时间”。

图 2 新建项目

一旦项目创建完毕，所用的文档分类模板不能再更改。

2.2.2项目成员分配

创建项目的应用管理员自动成为该项目的负责人。项目负责人可以添加项目成员，设置、取消项目负责人。

一个项目至少有一个负责人，在满足此条件的情况下，创建该项目的应用管理员可以被取消负责人，但不能被从项目成员中删除。