徐晓晴：档案事业统计年报工作的问题与建议

档案事业统计年报工作的问题与建议——以绍兴档案事业统计年报工作为据徐晓晴摘要：档案统计工作是档案事业建设一项重要的基础性工作。

2012年，国家档案局新修订的《全国档案事业统计年报制度》已经国家统计局批准执行。

由于修订带来了新变化，当前档案事业统计年报工作出现的问题层出不穷。

文章以绍兴档案事业统计年报工作为根据，系统分析了目前档案统计工作中主要出现的几种问题，并针对存在的问题提出相应的建议与对策。

关键词：档案事业统计年报问题建议档案统计工作是档案事业建设一项重要的基础性工作，准确、系统、全面的统计数据是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。

《全国档案事业统计年报制度》（部分下文简称《制度》）至1991年实行以来，经过了几次修订，最近一次是在2012年。

本次修订涉及到填报单位范围的扩大、报表版式的更改、填报数据的增加、填报软件的更新等诸多变化，与往年的填报工作有较大区别。

笔者刚好参与了修订后最近两年的绍兴市档案事业统计年报工作，发现由于修订带来的新变化，使得当前档案统计工作出现的问题层出不穷，严重影响了档案统计年报的质量。

为此，本文以绍兴档案事业统计年报工作现状为根据，系统分析了目前档案统计工作中主要出现的几种问题，并针对存在的问题提出相应的建议与对策。

1、我市档案事业统计年报工作的现状在《全国档案事业统计年报制度》修订以前，各市、县（市、区）档案局每年只需填报与本级局、馆相关的档基表，也就是档案行政管理部门基本情况年报（档基1表）和档案馆基本情况年报（档基2表），而档案专业教育基本情况年报（档基4表）只要求市档案局填报，国家综合档案馆基本建设情况年报（档基6表）只要求当年度有基建工程的市、县（市、区）档案馆填报。

由于统计年报涉及的报表种类不多，涉及的报表数据也只限于自己局、馆范围内，易于掌握和控制，所以早些年，绍兴地区的统计年报无论在报送时间上也好，还是年报质量上也好，都是排在全省前列。

2012年，《全国档案事业统计年报制度》修订以后，填报单位的范围扩大到县直以上机关、人民团体、民主党派，县属以上国有企业和事业单位，高等院校，也就是档案室基本情况年报（档基3表）也需要各级档案局收集、汇总。

虽然修订后第一年，省局只要求报送机关、人民团体和民主党派，但我局为全方位了解和掌握基层档案室基本情况，要求市级的企事业单位以及高等院校也要参加档案事业统计年报工作，填报单位数量迅速由个位数增加到十位数、百位数。

面对一家家单位的提问与咨询、指导与解释、审核与修改，对于各级档案局负责统计年报的工作人员来说，工作压力和工作强度可想而知。

另外，由于新型载体档案数量在不断增多，报表版式也发生了更改。

数字档案单独拎出来，作为附表统计，所以一些报表指标比修订前更加细化了，要填报数据也有所增加了。

对于有些指标的认识，在修订前后就会产生理解上的偏差，造成数据前后不一、套接不上。

再加上时间紧迫、人手不够，各种原因，导致近一年我市的统计年报质量有所下降。

2、档案事业统计年报工作普遍存在的问题纵观我市的档案事业统计年报工作，存在的问题大大小小。

这些问题罗列出来，大致可以归纳为以下三种情况:2.1、统计制度或者说统计表格内容设计上存在的问题2.1.1、填报范围不明确。

如果说县直以上机关、人民团体、民主党派，这些单位的范畴还比较容易把握的话，那么县属以上国有企业和事业单位就不那么容易了。

例如，国有企业可以分国有独资、国有控股、国有相对控股几大类；事业单位可以是一级事业单位、二级事业单位，学校、医院、文旅系统下好多都是事业单位，范围可大可小，对于是哪些国有企业、哪些事业单位要列入统计范围，统计制度上或是上一级来文上都没有明确的指明，导致下一级统计工作无所适从，开展不下去。

2.1.2、概念定义不明确。

例如，如何界定“专职”与“兼职”。

制度中的指标解释是这样定义的：“现有全部专职人员”指本单位专门从事档案工作的在职职工。

“兼职人员”指本单位兼做档案工作的在职职工。

对于基层档案室来说，档案员几乎都是兼做档案工作的，档案工作只是他们其中一部分工作而已，所以如果没有具体声明过，一般单位都是填报“兼职人员”。

这样一来，就反映不出基层档案员的年龄层次、性别比例、文化程度了。

又例如，如何界定“归档电子文件”。

好多单位填报年报时来问，他们没有使用办公自动化系统，文书纸质流转外还有Word电子版保留在电脑里，这个算不算归档电子文件？《制度》对电子文件是这样解释的，“电子文件”是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

而“归档电子文件”，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

至于如何保存，要达到怎样的保存要求才符合归档电子文件，《制度》上都没有明确说明。

按照这样的理解，似乎电脑里保存下来的Word版文件也可以算归档电子文件，但是一旦这些文件都当作档案统计进来，数字档案的真实性、完整性、安全性就大打折扣了。

2.1.3、部分计量单位不易统计，类似排架长度的“米”、“GB”、“幅”。

经常碰到一些单位来问，排架米数怎么测量，是拿皮尺一排排去量吗？“GB”大小怎么统计，从电脑哪里可以看？“幅”是指扫描的页数吗？委托别人扫描可能还会计“页”收费，知道多少幅，可自己扫描，扫完算数，谁会去统计页数啊，等等。

要说《制度》使用这些计量单位，本意是好的，因为这些计量单位能更加具体形象的反映出馆（室）藏量的多少与数字档案存储容量的大小。

但是当统计报表把这些无从下手、测量困难的计量单位设计上去，同时又没有好的办法或计算工具提供给统计者，势必会引起抱怨，并造成数据上的造假、乱填现象。

2.1.4、照片档案统计混乱。

在还没有出现数码照片以前，传统的照片档案是按冲洗出来的纸质照片计算的，其数量统计非常简单。

随着数码相机的普及和数字化扫描业务的开展，数字照片数量急剧增长，如何区分统计？就拿档基3表（包括3表附表）来说，同样室存照片，就有三处地方要填，一处是3表室存档案里的“照片档案”，一处是3表附表归档电子文件里的“数码照片”，还有一处是数字化室存档案里的“照片档案”。

最后一处的“照片档案”还比较容易理解，就是纸质照片经扫描转化成的数字化照片。

但如何区分前两者，《制度》仅对第一处“照片档案”做了简单解释，指专门集中保管的照片档案，与其它档案一起立卷保管的照片档案不计在内。

这里所谓的“照片档案”，是仅指纸质照片呢，还是也可以指数码照片档案，《制度》都没有详细说明。

有些单位填报上来，上面说到的三个数据都是一样的，或者其中一样“数码照片”数量特别大，只要是数码相机拍的都统计进去了。

当出现这些情况，年报的审核者就要仔细推敲一下，考虑实际情况是否真的这样，填报者有没有混淆概念或者根本就不理解概念等等。

2.2、统计软件存在的问题2.2.1、在同一个档案事业统计年报信息管理系统里，不同年度的年报数据是保存在不同任务年度的，年度之间没有任何数据关联。

这样导致在填报当年年报时，无法看到上一年度的统计数据，更加无法与上一年度的数据作出自动比对，需切换当前任务或拿出去年的纸质报表，做人工校对才能进行审核，这就给统计者或者审核者带来了不少麻烦，增添工作量。

2.2.2、软件在程序设计时，套用公式来进行自动审核，但有时公式过于死板，一旦出现特殊情况，审核结果未必都准确。

例如，软件在设计时定义“室存档案”的数量一定是大于等于“本年接收档案”的数量，且《制度》里也同时规定“室存档案”包括“本年接收档案”，不包括“本年向档案馆移交档案”、“本年移出档案”和“本年销毁档案”。

可是我们在实际填报时会碰到这样一种特殊情况：某个室藏为零的单位，在填报年度又把当年的全部接收进来的档案都移交给档案馆了，照理“本年接收”和“本年移交”的地方都填上一样的数据，室存为零，空着不填。

可是这样的填法到最后，系统总是以“本年接收档案大于室藏总数”为由，使审核通不过，导致年报报送不出。

2.2.3、软件并不是对每一处数据都能做到严格审核，档基3表附表审核的严谨性就大大小于正表。

例如，数字化室存档案中的“纸质档案”计量单位有“幅”又有“GB”，在填报时如果只选一种单位，也是能顺利通过审核的。

大家就普遍省去了计算更为复杂的“幅”，使得汇总后一个地区的总量“幅”很小。

又例如，附表最后的“本年利用数字档案”没有自带公式检查功能，利用种类和利用目的的分件次填写有数据，总人次和总件次不填或者不等于分件次的总和，也能通过审核。

2.3、统计涉及到的人的问题2.3.1、统计年报的填表人的问题，主要表现在①概念混淆。

例如“全宗”与“全宗卷”辨别不清。

全宗是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体，一般情况下，一个单位形成的所有档案算一个全宗。

而全宗卷是指由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。

根据DA/T 12—2012新行业标准，一般分为全宗（馆藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类和综合全宗类这9大类，整理时按类分卷。

许多单位在填写统计年报的“全宗”时往往把“全宗卷”的卷数当作“全宗”数填上了。

又如，“底片”与“底图”混淆，把照片的底片当作晒蓝图的底图统计了。

②不在上年基础上填报，统计缺乏连续性。

有些统计报表的数据，比如室存档案数量，在没有移交、销毁等情况下，一般是去年的室存数加上今年的接收数。

但审核时我们经常会发现，本年的室存数与去年对比套不上。

有些单位是因为统计软件重新升级或安装后，丢掉了上一年的电子数据，纸质年报又没留底；有些单位因为档案员调动频繁，新老档案员之间没有交接好，新档案员无奈只能重新统计；有些单位既没有丢失数据，也没有换档案员，而是因为对一些指标的含义没有准确把握，上一年的数据本身就统计错误，今年更正过来后，造成前后两年数据有出入了。

③填报不仔细。

统计年报表中有好些计量单位是带“万”的，经费多少“万元”，机读目录多少“万条”等等，类似这些指标在填写时要小数点进四位，四舍五入保留两位小数。

例如，50000条文件级机读目录，填到表里就是“5.00”万条。

但是就有一些档案员，在填表时粗心大意，没有注意到这一点，填上来却是“50000万条”，凭空多了1万倍出来，严重影响数据的准确性。

2.3.2、统计年报的审核人的问题，把关不严，口径不一。

各级档案行政管理部门作为基层统计年报数据的收集者、汇总者，担当着对本级或下级各类统计数据审核的职责，审核一关如果松懈，势必造成整体汇总数据的混乱。

有些地区档案部门的统计年报工作全由办公室一人承担，平时琐碎杂事就忙的不可开交，无暇顾及统计，所以为贪图快捷，把既定目标单位的数据不经审核收上来汇总，就当完成任务；有些办公室工作人员文字功底是很强，但档案业务知识并不专业，想审核也审核不出一个所以然来；有些地区负责统计工作的人员不停的更换，自己对统计软件和统计知识还在了解和学习过程中，不用说去指导和审核下面单位的统计数据了。