徐晓晴：档案事业统计年报工作的问题与建议

档案事业统计年报工作的问题与建议

——以绍兴档案事业统计年报工作为据

徐晓晴

摘要：档案统计工作是档案事业建设一项重要的基础性工作。2012年，国家档案局新修订的《全国档案事业统计年报制度》已经国家统计局批准执行。由于修订带来了新变化，当前档案事业统计年报工作出现的问题层出不穷。文章以绍兴档案事业统计年报工作为根据，系统分析了目前档案统计工作中主要出现的几种问题，并针对存在的问题提出相应的建议与对策。

关键词：档案事业统计年报问题建议

档案统计工作是档案事业建设一项重要的基础性工作，准确、系统、全面的统计数据是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。《全国档案事业统计年报制度》（部分下文简称《制度》）至1991年实行以来，经过了几次修订，最近一次是在2012年。本次修订涉及到填报单位范围的扩大、报表版式的更改、填报数据的增加、填报软件的更新等诸多变化，与往年的填报工作有较大区别。笔者刚好参与了修订后最近两年的绍兴市档案事业统计年报工作，发现由于修订带来的新变化，使得当前档案统计工作出现的问题层出不穷，严重影响了档案统计年报的质量。为此，本文以绍兴档案事业统计年报工作现状为根据，系统分析了目前档案统计工作中主要出现的几种问题，并针对存在的问题提出相应的建议与对策。

1、我市档案事业统计年报工作的现状

在《全国档案事业统计年报制度》修订以前，各市、县（市、区）档案局每年只需填报与本级局、馆相关的档基表，也就是档案行政管理部门基本情况年报（档基1表）和档案馆基本情况年报（档基2表），而档案专业教育基本情况年报（档基4表）只要求市档案局填报，国家综合档案馆基本建设情况年报（档基6表）只要求当年度有基建工程的市、县（市、区）档案馆填报。由于统计年报涉及的报表种类不多，涉及的报表数据也只限于自己局、馆

范围内，易于掌握和控制，所以早些年，绍兴地区的统计年报无论在报送时间上也好，还是年报质量上也好，都是排在全省前列。

2012年，《全国档案事业统计年报制度》修订以后，填报单位的范围扩大到县直以上机关、人民团体、民主党派，县属以上国有企业和事业单位，高等院校，也就是档案室基本情况年报（档基3表）也需要各级档案局收集、汇总。虽然修订后第一年，省局只要求报送机关、人民团体和民主党派，但我局为全方位了解和掌握基层档案室基本情况，要求市级的企事业单位以及高等院校也要参加档案事业统计年报工作，填报单位数量迅速由个位数增加到十位数、百位数。面对一家家单位的提问与咨询、指导与解释、审核与修改，对于各级档案局负责统计年报的工作人员来说，工作压力和工作强度可想而知。另外，由于新型载体档案数量在不断增多，报表版式也发生了更改。数字档案单独拎出来，作为附表统计，所以一些报表指标比修订前更加细化了，要填报数据也有所增加了。对于有些指标的认识，在修订前后就会产生理解上的偏差，造成数据前后不一、套接不上。再加上时间紧迫、人手不够，各种原因，导致近一年我市的统计年报质量有所下降。

2、档案事业统计年报工作普遍存在的问题

纵观我市的档案事业统计年报工作，存在的问题大大小小。这些问题罗列出来，大致可以归纳为以下三种情况:

2.1、统计制度或者说统计表格内容设计上存在的问题

2.1.1、填报范围不明确。如果说县直以上机关、人民团体、民主党派，这些单位的范畴还比较容易把握的话，那么县属以上国有企业和事业单位就不那么容易了。例如，国有企业可以分国有独资、国有控股、国有相对控股几大类；事业单位可以是一级事业单位、二级事业单位，学校、医院、文旅系统下好多都是事业单位，范围可大可小，对于是哪些国有企业、哪些事业单位要列入统计范围，统计制度上或是上一级来文上都没有明确的指明，导致下一级统计工作无所适从，开展不下去。

2.1.2、概念定义不明确。例如，如何界定“专职”与“兼职”。制度中的指标解释是这样定义的：“现有全部专职人员”指本单位专门从事档案工作的在职职工。“兼职人员”指本单位兼做档案工作的在职职工。对于基层档案室来说，档案员几乎都是兼做档案工作的，档案工作只是他们其中一部分工作而已，所以如果没有具体声明过，一般单位都是填报“兼职人员”。这样一来，就反映不出基层档案员的年龄层次、性别比例、文化程度了。又例如，如何界定“归档电子文件”。好多单位填报年报时来问，他们没有使用办公自动化系统，文书纸质流转外还有Word电子版保留在电脑里，这个算不算归档电子文件？《制度》对电子

文件是这样解释的，“电子文件”是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。而“归档电子文件”，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。至于如何保存，要达到怎样的保存要求才符合归档电子文件，《制度》上都没有明确说明。按照这样的理解，似乎电脑里保存下来的Word版文件也可以算归档电子文件，但是一旦这些文件都当作档案统计进来，数字档案的真实性、完整性、安全性就大打折扣了。

2.1.3、部分计量单位不易统计，类似排架长度的“米”、“GB”、“幅”。经常碰到一些单位来问，排架米数怎么测量，是拿皮尺一排排去量吗？“GB”大小怎么统计，从电脑哪里可以看？“幅”是指扫描的页数吗？委托别人扫描可能还会计“页”收费，知道多少幅，可自己扫描，扫完算数，谁会去统计页数啊，等等。要说《制度》使用这些计量单位，本意是好的，因为这些计量单位能更加具体形象的反映出馆（室）藏量的多少与数字档案存储容量的大小。但是当统计报表把这些无从下手、测量困难的计量单位设计上去，同时又没有好的办法或计算工具提供给统计者，势必会引起抱怨，并造成数据上的造假、乱填现象。

2.1.4、照片档案统计混乱。在还没有出现数码照片以前，传统的照片档案是按冲洗出来的纸质照片计算的，其数量统计非常简单。随着数码相机的普及和数字化扫描业务的开展，数字照片数量急剧增长，如何区分统计？就拿档基3表（包括3表附表）来说，同样室存照片，就有三处地方要填，一处是3表室存档案里的“照片档案”，一处是3表附表归档电子文件里的“数码照片”，还有一处是数字化室存档案里的“照片档案”。最后一处的“照片档案”还比较容易理解，就是纸质照片经扫描转化成的数字化照片。但如何区分前两者，《制度》仅对第一处“照片档案”做了简单解释，指专门集中保管的照片档案，与其它档案一起立卷保管的照片档案不计在内。这里所谓的“照片档案”，是仅指纸质照片呢，还是也可以指数码照片档案，《制度》都没有详细说明。有些单位填报上来，上面说到的三个数据都是一样的，或者其中一样“数码照片”数量特别大，只要是数码相机拍的都统计进去了。当出现这些情况，年报的审核者就要仔细推敲一下，考虑实际情况是否真的这样，填报者有没有混淆概念或者根本就不理解概念等等。

2.2、统计软件存在的问题

2.2.1、在同一个档案事业统计年报信息管理系统里，不同年度的年报数据是保存在不同任务年度的，年度之间没有任何数据关联。这样导致在填报当年年报时，无法看到上一年度的统计数据，更加无法与上一年度的数据作出自动比对，需切换当前任务或拿出去年的纸质报表，做人工校对才能进行审核，这就给统计者或者审核者带来了不少麻烦，增添工作量。