论会计档案规范化管理

论会计档案规范化管理

发表时间：2018-11-11T10:42:28.467Z 来源：《基层建设》2018年第28期作者：李霁

[导读] 摘要：会计基础管理工作主要包括：会计机构和会计人员、会计核算、会计监督、内部会计管理制度等，其中，会计档案管理包含在会计核算，是会计机构组织会计人员，依据内部会计管理制度，进行会计核算，生成的凭证、账簿、报表等资料的集合，是为实现会计监督的重要依据，是会计基础管理工作的核心体现。

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摘要：会计基础管理工作主要包括：会计机构和会计人员、会计核算、会计监督、内部会计管理制度等，其中，会计档案管理包含在会计核算，是会计机构组织会计人员，依据内部会计管理制度，进行会计核算，生成的凭证、账簿、报表等资料的集合，是为实现会计监督的重要依据，是会计基础管理工作的核心体现。

关键词：会计档案；规范化；信息化

1会计档案管理的目标描述

1.1必要性分析

会计档案管理是会计基础管理工作的重要一环。会计档案既是企业生产经营成果的历史记录，也是企业科学决策和实时管理的依据。随着时代的发展，传统的会计档案管理工作面临新的巨大挑战，主要表现在以下几个方面：会计资料延展到电子信息，会计档案信息持续增长，载体形式不断增多，涉及业务向经营业务延伸，造成会计档案收集不全，不符合成套性的要求、在信息化下会计档案资料归集、存档、移交不及时、管理责任与流程不清晰、管理规范不全面、会计档案信息资源的开发利用有待于进一步加强、间接影响财务管理质量和效率等。

1.2理论依据

1.2.1引用的规范性文件

依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范（财政部）》、《企业内部控制基本规范》等规范性文件，完善会计档案管理组织体系，健全会计档案管理制度为深化会计档案管理工作提出了新要求，带来了新机遇。

1.2.2全过程管理理论

全过程管理理论是针对于目标管理理论而言的，把实施全过程管理理论作为一项长期的、动态的战略系统工程，把质量管理引向系统化、规范化、全员化的深入发展的管理体制。全过程管理理论高度重视提高人的素质。

对会计资料的收集应与业务的账务处理过程同步推进，从宏观来讲，可分为三个阶段，即前端控制经营业务的前期票据、单证、合同文件等的合法合规；在业务发生和账务处理过程中，控制检查票据、单证、合同文件等的完整关联；在对会计档案的使用保管中，要做好保管和利用分析工作，即所谓“后端控制”，从始至终，与财务集约化建设相关联、相互动、相促进。

2会计档案管理范围

会计档案管理工作，是在不断完善会计档案管理组织体系和制度体系的基础上，统一制定会计档案管理工作规范，实现会计档案全过程管理，包括对原始凭证、记账凭证、账簿、报表、银行单据、税务单据、其他单据、电子会计档案等会计档案的实体管理，管理流程主要有收集、整理、装订、分类、立卷、归档、保管、鉴定、统计、移交、销毁等工作；服务于会计检查、会计分析、日常查考、会计档案信息编研利用等管理，有效监督控制会计工作的进度和质量，促进会计档案资源开发利用，实现以会计档案等知识资产为载体的高质量和高服务，确保经营管理沿着高质量、高效益的良性方向发展。

2.1会计档案管理主要做法

2.1.1会计档案整理归档

（1）对历年来形成和积累的会计档案，由财务部档案专责按照要求负责整理立卷、归档，档案业务部门给予协助，分别按会计凭证、会计帐簿、会计报表及其保管期限装订成册，按年度分册编制会计档案案卷目录，并由经办人签名盖章，确保会计档案资料完整无缺。

（2）财务部档案专责，年度结束后，即整理、立卷、归档。

（3）对会计凭证、帐簿、报表，根据时间顺序、种类、保管期限进行整理装订。装订时要求填写单位名称，种类名称，年度、类别、页数、册数，卷（册）号和保管期限等内容，填列完整。

2.1.2会计档案移交

会计档案定期（每年）向公司档案室移交。编制会计档案移交清册，对会计档案的数量、年代、完整程度和利用价值情况附必要的说明。移交时，交接双方做到逐一清点核对，以分清责任和防止差错，确保一个单位案卷编号不乱，简单明了，正确、完整、清楚。

2.1.3会计档案查询、借阅

（l）建立健全会计档案人员岗位责任制，不断完善会计制度法制化，维护会计档案的完整与安全。

（2）会计档案要设专室、专柜、专人进行管理。要进行系统的会计档案分类、编号、排列、上架，为利用提供方便。

（3）根据标准化、规范化、科学化的要求进行管理，会计档案做到妥善保管，存放有序，查找方便。会计档案存放的库房和装具，符合防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防高温要求，严格执行安全和保密制度，建立定期检查制度，严防毁损、散失、泄密。

3.会计档案的编研工作

（1）基础数据汇编。这是一种综合性编研材料，就是利用会计档案各方面数据信息，将本单位建立以来的与本单位经济管理、经营活动较密切的全部数据按若干项目汇集成册，以供管理和决策人员全面、系统地掌握本单位各方面情况，为综合地分析经营活动，为领导制定正确的决策，提供真实可靠的依据。

（2）阶段性经营活动分析表。这是一种阶段性的编研材料。它给从某一阶段经营情况来研究本单位经济发展概况，或与某一阶段经济活动规律进行对比，以总结阶段性发展或经营的经验教训。

3.1完善会计档案管理组织体系

3.1.1首先强化企业法定代表人、总经理对会计档案的法律责任，规范企业治理结构，企业法定代表人、总经理对本单位的会计工

作、会计资料的真实性、完整性负责；自觉接受审计部门和会计师事务所等会计中介机构的审计。

3.1.2其次建立会计档案三级负责制度，单位负责人、财务部门负责人和专职会计档案管理人员，分别对会计档案承担领导责任、主管责任和管理责任。

3.2 加强全员会计档案意识培训

要管理好会计档案，首先改变传统管理方式，对会计档案有一个正确的认识；其次，加强对会计档案工作的宣传，提高相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计基础工作规范（财政部）》、《企业内部控制基本规范》、《会计档案管理办法》等文件制度的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，为单位领导的决策提供真是、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。

4 会计档案管理评估与改进

随着会计档案管理标准化、规范化、电子化的不断深入，对会计工作质量的提升和工作效益的提高，起到了很好的促进作用。会计档案管理工作还需要做好以下几项工作：

4.1多渠道优化会计人员知识结构和法制意识

将会计档案信息管理列入会计人员教育、培训、考核职责。在入职调岗培训、在岗培训、继续教育等不同阶段，为会计从业人员设立会计档案信息管理与开发利用的培训课程，并建立相应的考核机制，优化会计人员知识结构，增强会计人员法制意识，提高会计人员综合素质。

4.2提高会计档案专业管理人员的工作能力

要求会计档案管理专职人员，以客观、公正的立场接收、管理和提供会计档案利用服务，参加财政和档案部门组织的会计专业和档案管理的继续教育、培训学习，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握会计档案信息资源管理技能，建立责任与权利相对应的会计档案管理工作秩序，监督、检查、指导会计部门对会计档案的收集、整理、移交和利用工作，开展会计档案信息编研服务，对事关企业长远发展、改制转制、破产重组、重大投资项目等大事、大局，会计档案人员必须根据掌握的会计档案信息和会计档案法规，主动参与为企业决策层提供参考服务。

5完善会计档案管理工作取得的成效

5.1挖掘会计档案的价值，增强了会计基础档案管理意识

会计档案管理人员运用电子档案盒 “抓住机遇”，变被动为主动，逐步完善财务人员乃至全员参与会计档案收集、保管制度，以使组织内部的沟通顺畅，尤其是完善会计档案人员与档案形成者间的交流与沟通渠道，从而树立“人人都是兼职档案人员”的理念。

5.2提升了会计档案管理标准化、规范化水平

会计档案整理、移交、电子化后，改变了会计档案资料分散的管理机制，实现了所需会计信息相关材料及数据的共享，所有会计档案资料存储到信息系统中，可供直接调阅、打印等日常需要，避免了跨部门借阅材料带来的不便，而且保证了所有原始凭证的安全性。

参考文献：

[1].会计电算化条件下的会计档案管理.《中国卫生经济》2016（26）：88-89.