信息与信息化管理

信息与信息化管理

本章纲要

本章共分三节，分别对信息的定义及其特征、信息管理工作、企业信息化故那里的发展进行介绍，本章属非重点章节，要求考生适当了解。

本章知识脉络结构图

信息及其特征

信息与信息管理

信息的定义

有用信息的特征

信息系统的要素

企业信息化管理的发展

信息化管理

信息管理工作

重点知识梳理

一、信息及特征

1.信息、信息与数据的关系

信息：数据经过加工处理后得到的结果。

信息和数据是两个既有联系又有区别的概念。数据是记录客观事物的性质、形态和数量特征的抽象符号，如文字、数字、图形等。数据不能直接为管理者所用，因为其确切含义往往不明显。信息由数据生成，是数据经过加工处理后得到的，如报表、账册和图纸等。

信息被用来反映客观事物的规律，从而为管理工作提供依据。

2. 如何评估信息

首先分清哪些信息是值得收集的，哪些信息是不值得收集的。其次，比较收集获取信息的成本和收益，包括所有有形的成本和收益，以及无形的成本和收益。有两类信息不值得管理者去获取：一类信息的收益较高，但其获取成本更高；另一类信息的获取成本较低，但其收益更低。

3. 有用信息的特征

（1）高质量：质量是信息的最重要特征。质量方面的要求又可细分为以下几方面的要求：①高质量的信息必须是精确的。②清楚是高质量信息的另一要求。③高质量的信息是排列有序的。④信息传递的媒介对质量有重要影响。

（2）及时：及时的信息有以下几方面的要求：①管理者一有需要就获得信息，是对及时的信息的首要要求。②信息要反映当前情况。③信息要频繁地提供给管理者。

（3）完全：信息的完全性有以下几个方面的要求：①信息的范围必须足够广泛。②简洁和详细是完全性的另外两个要求。③只有那些与手头上的管理工作有关的信息才需要提供。

二、信息管理工作

1.信息的采集：管理者根据一定的目的，通过各种不同的方式搜寻并占有各类信息的过程。

为了使信息采集富有成效，管理者必须做好以下各项工作：（1）明确采集的目的：在任何情况下，信息的采集都是为了实现组织特定时期的特定目标，也就是说，信息的采集具有目的性。（2）界定采集的范围：这包括采集的对象范围、时间范围、空间范围。（3）选择信息源：信息源的选择对信息的采集至关重要，不同的信息源具有不同的特征，所提供的信息的种类和质量可能不一样。（根据信息载体的不同，可将信息源分为四大类：文献性信息源、口头性信息源、电子性信息源、实物性信息源）

2. 信息的加工：对采集来的大量信息进行鉴别和筛选，使信息条理

化、规范化、准确化的过程。

信息加工的步骤：（1）鉴别。确认信息可靠性的活动。（鉴别的方法：查证法、比较法、佐证法、逻辑法）（2）筛选。在鉴别的基础上，对采集来的信息进行取舍的活动。（分四部进行：①真实性筛选②适用性筛选③精约性筛选④先进性筛选）（3）排序。对筛选后的信息进行归类整理，按照管理者所偏好的特征对信息进行划分的活动。（4）初步激活。对排序后的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化以便使用的活动。（5）编写。是信息加工过程的产出环节，是指对加工后的信息进行编写。

筛选与鉴别的区别：

筛选与鉴别是两种不同的活动。鉴别旨在解决信息的可靠性问题，依据的是与信息有关的客观事实；而筛选旨在解决信息的适用性问题，依据的是管理者的主管判断。鉴别中被确认可靠的信息，未必都被保留；而鉴别中被确认可疑的信息，未必都被剔除。

3. 信息的存储：指对加工后的信息进行记录、存放、保管以便使用的

过程。

信息的存储的三层含义：

（1）用文字、声音、图像等形式将加工后的信息记录在相应的载体上；

（2）对这些载体进行归类，形成方面人们检索的数据库；

（3）对数据库进行日常维护。使信息及时得到更新。

信息的存储工作由归档、登录、编目、编码、排架等环节构成。在这些环节中应注意：（1）准确性问题：对信息进行记载、登录时，要做到内容准确、表达清楚、结构有序；（2）安全性问题：要保证信息在存储期间不会丢失与毁坏；（3）费用问题：信息的存储应尽量节约空间，以节省费用；（4）方便性问题：使用方便和更新方便。

4. 信息的传播：指信息在不同主体之间的传递。

信息传播与大众传播的区别：（1）目的更加具体：大众传播的目的是向社会公众传播各类信息。组织中的信息传播是管理者为了完成具体的工作任务而进行的有意行为。信息接受者必须按信息的内容去行为或不行为，以保证传播目的的实现；（2）控制更加严密：大众传播只对传播过程进行控制，对受传者的控制是间接的。主要的控制工作体现在提高信号的质量，分析受传者的心理等。组织中的信息传播除进行以上这些控制之外，还要直接、严密地控制受传者的行为，以保证传播目的的实现。（3）时效更加显著：大众传播虽然强调传播时效，但如果传播不及时，传播者所受的负面影响是有限的。对组织中的信息传播来说，

如果在被管理者需要按某种信息去行为或者不行为时，或者在决策过程中需要某种信息时，该信息没有传播到位，就会造成直接损失。

导致信息畸变的原因：（1）传播主体的干扰：在组织中，传播主体可能为了私利，故意歪曲、扣押信息，报喜不报忧；或者受自身理解与表达能力、心理状态的影响，无法正确把握信息的内涵，无意中造成信息失真；或者由于工作能力低下，不能及时处理信息，造成严重积压。（2）传播渠道的干扰：组织的信息传播渠道有外部的，也有内部的。对于内部的正式传播渠道，如果机构庞杂、层次繁多，上层管理者的信息往下传播时，每经过一个层次，信息就要受到该管理者的一次综合，并根据自己的理解再传播出去，这样不仅导致传播速度慢，而且每一次综合和理解都不能保证信息完全不变。组织的信息传播系统部健全、分工不明确、责任不清，也会影响传播速度，造成信息传播中断。（3）传播的客观障碍的存在：客观障碍主要有自然语言的障碍、学科专业知识的障碍、传播技术迅速更新造成的障碍等。自然语言的障碍包括外国语言、方言的障碍；学科专业知识的障碍是指对学科专业的不熟悉可能会妨碍有关主体理解信息的真实含义，因为有些信息在表述中不可避免地会用到某些专业知识；现代传播技术更新较快，来不及学习与掌握也会构成障碍。

5. 信息的利用：有意识地运用存储的信息去解决管理中具体问题的过

程。

信息的利用过程通常包括以下步骤：（1）管理者在认清问题性质的前提下，判断什么样的信息有助于问题的解决；（2）对组织目前拥有的信息资源作一梳理，在此基础上，判断所需的信息是否存在；（3）如果组织中存在所需的信息，则可直接利用。如果不存在，则要考虑是否能够通过对现有信息进行开发、整合来满足管理者对信息的需要。如果不能，则要考虑重新采集信息，回到信息管理的源头。

为了更好地利用信息，管理者应努力做到：（1）善于开发信息：信息开发包括外延式开发和内涵式开发。外延式开发是指对信息源和信息渠道的开拓与发掘，以便获取更多的信息。内涵式开发是指对已经掌握的信息进行深度加工、重组、激活，以产生新的信息或更具有价值的信息。只有开发出更多、更好的信息，组织的信息管理工作才能上一个新台阶。（2）为信息价值的充分发挥提供组织上的保证：信息被正确传递到正确的人手中并被正确的利用，需要经过多道环节，并消耗一定的资源。这意味着管理者应该在组织结构设计、资源分配、人员安排等方面为信息的利用创造条件。（3）用发展的眼光看待信息的价值：应认识到一些信息可能随着时间的推移和事物本身的变化而变得不再有用，