用Excel实现检验报告的自动生成

■●莲主＿用Ｅｘｃｅｌ实现检验报告的自动生成

陈培光１崔运美２

（１．烟台市鸿山建设监理有限责任公司，烟台２６４０００；

２．烟台市建筑材料科学研究所，烟台２删）

摘要针对目前检验报告在形成过程中存在过程繁杂及重复较多的情况，作者在大量实验研究的基础上，

提出了一种新的检验报告生成方法。详细介绍了如何在Ｅｘｃｅｌ中建立数据源文件和报告格式，并利用Ｅｘｃｅｌ的函数

功能自动调用数据源的数据，自动形成检验报告的过程。从而减少了检验报告形成过程中的重复劳动，确保了检

验报告的唯一性和准确性。

关键词检验报告；Ｅｘｃｅｌ；数据源文件；报告格式

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓＩＬ１０００—０７７１．２０１０．０９．０２０

Ｏ引言

大多数质检机构在编制检验报告时，一般都用专门制作的程序软件，既方便又快捷。而对于一些检验产品比较单一、工作量又不是很大的检验机构，没有配备专门制作的软件。在编制检验报告时，要根据记录编制报告的封页、首页、附贞，有时还要对成批的报告做台帐进行汇总上报，其中有很多内容是在重复填写。而且，在进行报告审核时，要核对记录与报告、记录与台帐、报告各页之间的准确性和完整性，效率低且容易出错。而通过使用Ｅｘｃｅｌ，可以不用编程，只需将来样记录（样品台帐）、检验结果记录（结果台帐）编制成Ｅｘｃｅｌ表格格式，并制作出报告封页、首页、附页的格式，利用Ｅｘｃｅｌ函数，就可以自动提取来样记录、检验结果记录中的内容而自动生成检验报告。不但减少了重复劳动，而且保证了记录与报告及台帐之间数据和信息的唯一性、准确性。

１实施过程

检验报告（含报告封页、首页、附页）里的内容包括两部分：一部分内容是固定不变的，将其称为报告格式；一部分内容是变化的，将其称为数据源，如报告编号、产品名称等，它们以记录的形式存储在数据源文件中。

现以笔者试验室的检验报告编制过程为例，说明具体的实施过程。

１．１用“来样记录”工作表做数据源文件自动生成盐量蕉鲞至Ｑ！Ｑ：塑旦２报告封页和首页

启动Ｅｘｃｅｌ２００３（其他版本仿照操作），新建一个工作薄，在ｓｈｅｅｔｌ中建立名为“来样记录”的工作表做数据源文件，如图ｌ所示。

图ｌ“来样记录”工作表

切换到ｓｈｅｅｔ２工作表中，制作一个“报告首页”的格式，如图２。并在“报告首页”工作表中进行以下操作：

图２“报告首页”工作表格式

１）选定一个单元格，如Ｊ４，供打印和查找时输入行号。这个单元格由自己自由选择，如果改变这个单元格的位置，下面的公式中要做相应的修改。

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万方数据

２）分别选中需要每次填写内容的单元格，输入公式。如在Ｃ３单元格中输入“＝ＩＮＤＥＸ（来样记录！Ａ：Ａ，Ｊ４）”，在Ｃ４单元格中输入“＝ＩＮＤＥｘ（来样记录！Ｇ：Ｇ，Ｊ４）”，在Ｆ４单元格中输入“＝ＩＮＤＥＸ（来样记录！Ｈ：Ｈ，Ｊ４）”，依次类推，直至输入完毕。

３）添加一个微调按钮。点击菜单“视图一工具栏一窗体”，点击“微调项”按钮，然后在工作表中拖

动鼠标，将微调按钮添加到工作表中。

４）右键点击微调按钮，选择“设置控件格式”命令。在打开的“设置控件格式”对话框中，单击“控制”选项卡，对两个地方进行修改，一是最小值：“来样记录”工作表中数据的开始行号是２，所以将最小值设为２，最大值可设为最大行号；二是“单元格链接”，链接到单元格￥Ｊ￥４。

至此，只要点击微调按钮，或在“当前行号”中输入行号，“来样记录”中该行号的信息就会自动填写到报告首页中，而生成对应编号的检验报告首页内容，如图３所示。

图３由“来样记录”数据源第３行生成的检验报告首页

５）打印区域设置：如图３所示，选中Ａ～Ｇ列的区域，左键单击“文件一打印区域一设置打印区域”。这样，在进行打印操作时，只打印报告首页的内容，而１４一Ｋ４之间的内容不会被打印出来。

６）报告的打印：点击微调按钮，或在“当前行号”中输入行号，单击“打印”，即可打印出与该行号相对应的那份检验报告。

７）同样，以“来样记录”工作表做数据源文件，在ｓｈｅｅｔ３中建立“报告封页”工作表，进行“报告封页”的设置，如图４所示。

１．２用“结果数据”工作表做数据源文件自动生成报告附页

在报告附页中，除了固定的格式内容，还有三部分变化的内容：一是检验编号改变，实测值的内容随之改变；二是规格型号改变，标准要求的内容随之改变；三是实测值和标准要求改变，单项结论

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图４由“来样记录”数据源第２行生成的检验报告封页

的内容随之改变。三部分变化的内容是相互联系的，为此，为实现报告的自动生成，保证准确性，我们进行了如下设置。

１）设置实测值的自动生成

如前所述，打开Ｅｘｃｅｌ２００３，在ｓｈｅｅｔｌ中建立一个名为“数据”的工作表作为数据源文件，如图５。在ｓｈｅｅｔ２中建立报告附页的格式。本例是建立了一个Ｐ．Ｃ３２．５的报告附页格式。在“Ｐ．Ｃ３２．５”工作表中，选定一个单元格，添加微调按钮并进行设置。在需要每次填入内容的单元格中输入公式，如在Ｇ５单元格中输入“＝ｉｎｄｅｘ（数据！Ｃ：Ｃ，Ｍ３）”，在Ｇ７单元格中输入“＝ｉｎｄｅｘ（数据！Ｅ：Ｅ，Ｍ３）”，直至将需要填写内容的实测值列单元格全部输入相应公式。

图５“数据”工作表

２）设置单项结论的自动生成

在Ｐ．Ｃ３２．５工作表中，单项结论是由实测值与标准要求相比较而得出的，只要确定了实测值和标准要求的数值，就能得出确定的单项结论。Ｅｘｃｅｌ条件函数可以帮助我们自动实现这一功能。在相应的单项结论单元格中，输入条件函数，如在Ｊ７单元格中输入“＝ＩＦ（Ｇ７＝”／”，”／”，ＩＦ（Ｇ７＞３．５，”不合格”，”合格”））”，在Ｊ９单元格中输入“＝ＩＦ（Ｇ９＝”／”，”／”，ＩＦ（Ｇ９＞０．０６，”不合格”，”合格”））”…。这样，只要在实测值列中的单元格填人数据，相应的单项结论单元格就会根据条件公式自动做出判断并填写相应结论。

３）设置不同规格型号的报告附页格式

对不同规格的同一产品，其技术要求的内容和万方数据