探析大数据背景下档案管理问题

探析大数据背景下档案管理问题

摘要：在大数据时代背景下，档案管理工作人员要转变自身的管理思维，提高

档案管理工作效率。工作人员可以运用当前信息化的手段来进行档案管理工作，

通过网络提取相关储存档案的有效信息，使得日常的工作变得更加快捷高效。在

档案管理工作中运用信息化手段可以在一定程度上简化工作程序，从而促进档案

管理工作的高效化发展。

关键词：大数据背景；档案管理；问题

一、大数据特点

1、体量性。对大数据进行定义，通过将海量的数据进行集合，拥有的数据容

量极大。例如U盘，传统U盘的容量是M，后来因为容量过少进行改良，改良过后U盘的容量是G，也就是从TB级别达到了TO级别，在实际生活中，百度能够

在一天内生成100TB的数据，只要由网络的地方，不限国界，只要有网络，每天

都会生成大量的数据资源，这样的数据规模是无法衡量的。

2、多样性。过去只有一种或几种数据，但随着科学技术的进步和人类文明的

发展，与过去易于存储的结构化数据相比，照片、视频、音频、网络日志和网页

等半结构化和非结构化数据日益增多。如今，非结构化数据占总数据的85%以上。因此，数据结构的多样性也对数据处理能力提出了更高的要求。

3、价值性。数据的价值密度很低，大约80%甚至90%的数据将变得无效。例如，在监控录像的情况下，当警察锁定嫌疑人的出入口位置时，只有一到两分钟

的录像信息是有效的，可以作为警察案件的价值信息。因此，值密度通常与总数

据的大小成反比。如何对海量数据中的有效数据进行净化和分析，是当前大数据

时代的一大挑战。

4、速度性。数据传输速度和实时数据变化速度都非常快。例如，Facebook

每20分钟上传271.6万张照片，Ap-pleStore每分钟下载47000张照片。大数据

技术需要在二级时间范围内从海量数据中提取高价值、有效的信息。同样，数据

不是静态的，而是在动态环境中实时生成和开发的。每个新数据的生成可能伴随

着其他数据组的更改。因此，提高大数据的处理速度是非常重要的。

二、大数据背景下档案管理面临的挑战

1、传统档案管理思想转变面临的挑战

与传统的文件管理工作相比，大数据环境下的文件管理更加注重档案数据信

息的完整性和多样性。对文件管理工作人员的素养要求更高了，具体体现在其管

理思想的转变上，首先需要对档案信息的价值进行深刻的认识，文件信息的使用

是档案数据信息的最重要价值体现，而不是文件的本身，其次，还需要在工作中

认识到获取原始文件数据的重要性，最后，要具有大数据的思维，将大数据创新

的思维运用到工作中，为行业决策提供科学依据。

2、数字档案数量日渐庞大

随着技术手段的不断发展，各行各业都产生了大量的数字档案。传统的文件

管理模式无法很好地管理这些数据。传统的管理方法无法处理大数据量的数字文件，必须应用于大数据。管理模式，但由于对数字文件管理缺乏了解，它在实践

中经常混淆，并没有形成一定的管理系统和标准，这使得访问和检索数字文件信

息变得困难。

3、档案管理人员素质面临的挑战

大数据技术正在不断更新和升级，但相关人员没有专业技术，导致文件管理

工作效率低下，无法达到预期效果。同时，文件管理人员无法适应大数据时代的发展和进步，不仅缺乏理论知识，而且在专业技术方面也存在明显的弊端，无法更好地将大数据技术应用于文件管理。

4、档案信息的安全性面临的挑战

大数据技术的升级极大地促进了信息传播和发展的优化和升级，但信息的安全性受到很大影响。除了一些网络黑客外，档案中数据信息的风险因素还包括今天的企业非常重视档案管理人员的专业素质，但却忽视了提高档案管理人员的综合素质，交出文件管理。由于这部分员工，这是文件管理本身的一个风险因素，导致文件信息的安全性降低。

三、大数据背景下档案管理的措施

1、构建完善的大数据档案管理体系

档案管理者要认识到知识产权和知识产权保护立法之间的联系，把档案管理工作中与法律相关的内容归入到法律范畴，不断提升档案管理人员的维权意识，使得档案管理工作更加高效。除此之外，针对当前大数据时代背景，还需要对于档案管理工作过程中的具体需求进行重点的培养，注重培养拥有创新意识的档案管理专业人员，并且对于传统的档案管理体系给予有效的改造。不断的调整人才聘用计划，吸引新型人才加入。另外，档案管理部门还需要积极的进行好软硬件的配置工作，主张对一些先进技术的有效应用，使其能够给档案管理工作日后的创新发展提供支持。

2、建立先进的网络环境及配套的软硬件支撑

随着当前大数据时代的发展，工作人员要根据实际档案信息管理现状设计技术含量高的管理软件，并且还要定期对管理软件的运行环境进行监测，从而逐步实现传统资料的数字化转型。对于档案管理中的收集和储存工作，工作人员需要以先进的网络技术为基础性的技术支撑，并根据实际的管理情况，引进计算机、交换机等先进的信息处理设备。在软件建设方面，建设企业档案管理平台及企业档案管理系统，实现档案信息数字化管理模式的成功转型。

3、完善信息化管理手段

随着信息化时代档案信息的不断增加，工作人员要根据实际档案信息储存量来制定合理的档案信息管理手段，使得企业所制定的档案信息管理手段可以符合当前大数据时代的发展。

4、更新自身管理手段

大数据时代下，档案信息管理工作中除了要运用先进的信息技术进行管理，还要不断完善自身的管理手段，因此档案信息管理人员不仅要懂得大数据时代的管理技术，还要学会应用一些自动化办公软件进行档案信息的处理，从而有效地保证档案信息的安全性。

5、创造以大数据为基础的安全管理环境

对档案管理工作人员来讲，档案管理的安全性是不容忽视的。可是伴随着大数据时代的发展，档案信息自身的安全性受到多方威胁，档案管理工作安全性问题凸显，需要打造一个更为安全的档案管理工作环境。强调数据网络安全，就应该将安全意识着力于网络发展，强化对档案管理工作的监督与管理，使其能够在安全环境下运行。档案管理部门还需要在安全平台投入一定力量，令信息安全管理的目标得到实现，有效预防黑客以及不法分子的不断侵入。

6、提升推进档案数据的开发与利用

为了使得档案管理能够和当前大数据时代发展背景要求保持一致，在对档案