对项目基建期建设单位档案管理工作的认识

2012年新疆有色金属
浅谈对项目基建期建设单位档案管理工作的认识
赵兰兰
（新疆五鑫铜业有限责任公司阜康831500）
项目基建期档案是指建设工程从立项、招投标、勘测、设计、到主体和配套工程施工、设备订购、材料配送，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收投入使用后，整个工程建设期间所形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、影像、电子文件等资料。

项目基建期档案把这个过程真实地记录下来，为工程决策提供支持、为办理相关手续提供材料、为项目付款提供依据等等。

为此，面对整理种类繁多而又数量庞大的基建期档案时，档案管理的重要性是需要我们高度重视的。

基建期档案的收集、整理工作除了要求配置专职档案员高度负责的仔细收集资料、合理分类、科学管理、高效利用外，更离不开领导的重视和各部门、科室的配合。

1基建期档案管理工作的组织领导和人员配置及制度建设
随着我国社会经济的高速发展，企业投资建设的项目不断增多，工程建设规模也在不断扩大，档案管理工作也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。

为了更好地为企业后续服务，档案管理工作已提到企业日常工作中的重要部分。

目前从大多数企业来看，档案管理工作存在许多问题。

一是领导重视程度不够，认为只要单位各部门的基础资料、文件都交给档案员保管就行了。

殊不知档案整理过程是一个冗长的过程，没有意识到档案管理专业性强，是一门技术、一门科学。

需要对不同类别的档案进行分类、整理和保管，才能便于提供利用；二是配备的档案员大多没有经过专业培训就直接上岗，档案人员专业知识少，面对投资大、工程单位子项多的工程项目资料无从下手；三是人员更换、流动频繁，资料丢失严重；四是许多企业的专职档案员是身兼数职，工作精力不能全部投入到档案管理工作中来，导致档案收集、整理、分类、归档工作滞后。

面对建设项目档案繁多、管理难度大等特点，档案管理工作应采取以下措施：
⑴加强对企业领导进行档案管理工作的宣传，使领导高度重视。

领导重视是做好档案工作的前提。

一个企业的档案工作发展程度,取决于企业领导者的重视程度。

企业应指派一位领导分管档案资料工作,设立专门的档案室,配备必要的专职人员,形成以档案室为中心,各部门资料管理人员分工负责的档案管理网络。

与此同时,配置符合要求的档案资料库房,并为档案资料提供利用配置必要的设备，这是进行档案管理的基础。

⑵制订规章制度,实现档案管理的规范化和标准化。

针对建设项目的档案管理,国家有关部门相继出台了部分规章制度,如《国家重大建设项目文件归档案要求与档案整理规范》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等。

建设单位要认真贯彻执行这些规章制度,并根据项目建设的实际情况,细化制订一些更具体的符合企业实际可操作的规章制度,实现档案管理的规范化和标准化,为档案达到完整、准确打下制度基础。

⑶彻底改变在人员配置上的随意性，要保证档案人员的稳定，提高档案人员素质。

要认识到档案工作是企业的基础工作，是企业各项工作不可缺少的重要条件。

档案员是工程建设中不可缺少的技术人员，要求档案管理人员要定期参加专业理论学习，取得相应的管理资质、持证上岗；定期举办档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。

2基建期档案资料的收集
建设单位应根据国家档案管理规定及各类标准，制定本单位的档案分类细则、归档范围、各类档案管理办法等。

要求相关业务部门根据档案管理归档范围要求，收集基建期的各类文件资料及时送交档案室。

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第6期
如：立项请示、批复，规划设计、项目用地手续、项目可研报告、招投标文件、图纸等等。

对收集来的纸质版和电子版文件，不要随手一放，置之不理，要认真阅读，仔细加以分类，进行研究。

这就需要我们档案人员静下心来仔细研究整理。

目前计算机的使用已普及，很多企业已使用档案管理系统软件，对于没有使用档案管理系统软件的企业，可利用EXCEL工作表进行编目，EXCEL工作表可以输入65536条目，有查询、分类功能。

方便、快捷，可满足档案管理需要。

3基建期档案的合理分类
项目基建期的档案，建设单位的档案人员应首先熟悉项目可研报告，根据报告内容对工程项目总体、单项工程及专业进行划分。

对收集来的凌乱无序的档案资料根据所对应的问题、项目合理分类。

项目建设初期要办理规划设计、用地、环评等各项手续，这就产生了各类请示及批复文件。

因为请示文件报上去不可能立刻就有批复，我们可先把本单位出的请示文件、函归为一类为内部文件；把政府相关部门出的各类批复、意见及相关支持性文件归为外部文件。

这样便于各部门办理相关手续时能及时提供利用，等相关批复获得后及时组卷归档。

项目基建期档案管理工作的重点就是与项目设计单位的联系。

因为项目建设的开展都是根据设计单位提供的初步设计、施工图等资料一步步进行的，面对大量的图纸、设计变更、设备资料、技术协议、联系函、设计交流会议纪要等种类繁多的档案资料，最重要的就是按划分的类别进行分类，然后进行电子信息录入，把同一类别的文件录入到一个工作表中便于查找利用。

比如：设计单位提供的图纸，我们利用EXCEL工作表进行图纸档案信息录入，按照工程子项编号、专业等进行分类编目，如某冶炼工程分六个大区（备料区、熔炼区、电解区等），共计78个子项（溶剂上料、粉煤制备、转炉工段、动力中心等），子项工程里又有很多专业（建筑、结构、冶金、暖通、电信等），立卷时我们按区-子项-专业来编号，如备料区-溶剂上料-建筑（可用文字代号、子项代号代替为BL-01-jz），这样我们就可以把各子项所有专业的图纸都归到相应的区内、子项里，方便查找。

4基建期档案的科学整理与高效利用
档案信息数据输入是档案编目的中心工作，对各
职能部门移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和电子档案“双并用”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快档案信息利用工作。

配备计算机、扫描仪等硬件设备是目前开展档案管理及整理、利用的基础。

通过对项目工程资料的整理，实施纸质档案和电子档案“双并用”的整理方法，提高了档案的利用率，也加强了档案保护。

“双并用”整理方法的运用：在整理各类归档文件资料时，先固定标准格式。

在EXCEL表中应输入文件最基本信息，对于文件类资料来说，标准格式如：归档时间、责任人、文件题名、文件编号、文件形式、移交人、件数、页号、备注，这些都是必录信息。

信息输入完成后，要对这些归档文件进行电子版扫描，形成电子版文件，按类别把这些电子版文件汇总到各自文件夹内，根据EXCEL表中信息录入的条目、排列顺序与扫描电子版文件名称和序号统一。

在信息录入表中标准格式内“备注”栏的后面增加一项内容“电子版链接”，点击链接，查相关文件夹找到扫描文件后点确定，这样就可以把表中的文件条目与扫描后的电子版文件链接到一起，便于查阅。

如查阅土地证，看批准时间，用地面积等内容，我们直接查阅外部文件，检索土地证条目，查到后直接点击“电子版链接”，就出现了电子版原件，所需内容尽在眼前，不用去档案室调原件，既提高了利用效率，也避免了纸质版文件的重复翻阅造成损坏。

对于建设过程中形成的大量合同，因使用率高，采用这种纸质版与电子版链接的模式，大大提高了档案整理工作及利用工作的效率。

我们按类别、按专业建立的各类档案都实行了这种纸质档案和电子档案“双并用”工作模式，给各部门、各专业技术人员使用档案提供了便捷，也提升了档案管理工作，得到领导和各部门使用人的认可。

利用计算机技术服务于基建期档案管理，不仅能有效地实现档案信息管理，提高效率，促进企业发展，还能节省大量的人力物力。

参考文献
[1]刘建钗.论著档案的收集整理和作用.丽水学院学报, 1997,(03).
收稿：2012-06-30
赵兰兰:浅谈对项目基建期建设单位档案管理工作的认识110。