电话会议操作说明书

电话会议操作说明书

一．打开会议操作界面 (2)

二、获取帐户 (2)

三、召集会议 (3)

（一）、召开一个会议 (3)

（二）、同时召开多个会议 (7)

（三）、主叫型会议 ......................................... 错误！未定义书签。

四、预约会议 (8)

(一)、预约未来会议 (8)

（二）同时召开多个会议 (9)

（三）有效余额 (10)

五、充值 ................................................................. 错误！未定义书签。

六、电话簿 (10)

七、历史会议 (102)

八、控制面板 (11)

九、登出 (12)

一．打开会议操作界面

1．打开17IP商务娱乐网首页,点击”电话会议系统”或者在地址栏输入“/conference.html”，进入电话会议管理界面

图1-1

二、获取帐户

1．如果没有帐户，如图1-1，点击“获取帐户”，进入注册界面，正确填写”用户帐号”、”密码”和”用户Email”，点击“注册”按键提交注册信息，如图2-1。

图2-1

3．注册成功后直接进入“召集会议”界面。如图2-1所示。

三、召集会议

本会议系统支持同时召开一个或多个会议，要建立第一会议时，直接点击“当前会议”进入“召集会议”界面；要在同一时间召集多个会议时，第二个之后的会议要点击“预约会议”来召集。下面分别介绍一下同时召开一个会议和同时召开多个会议的方法。

（一）、召开一个会议

1．首先要建立一个会议室，点击“当前会议”进入“召集会议”界面。

图3-1

2．填写会议主题、会议时长和主持人电话名字及成员电话名字等信息，下面对每个字段进行详细说明。

估计消耗费用：是根据会议时长和参加会议的人数及电话号码初步确定的本次会议的消耗费用。

会议主题：必须填写的项目，会议结束后，可以在“历史会议”中，根据会议主题找到相关会议。

会议号码：系统自动生成的会议ID号。在作为主叫型会议时，主持人和与会者都通过输入该会议号码进入到会议中。

保存录音：选择此项，表示当前会议的所有通话即将被录音。录音文件可以通过“历史会议”列表找到并下载。（录音文件将保留三天，三天后会自动删除，需要

下载请及时下载。）

主持人电话/名字：主持人的电话和名字。作为主持人可以按“9”终止此次会议，使所

有与会者自动挂断电话。

成员电话/名字：参加会议人员的电话和名字。作为成员按“9”则本成员从会议中退出；

如果成员处于静音状态下，可以按“1”表示要发言。

增加成员：如果参加会议的人员超过10人，按此键可以增加参会成员数量。

提交》开始会议：按此按键表示开始会议。会弹出以下界面

有效余额：在邀请会议或者邀请成员进入会议，以及成员通过接入号加入时，都会判断有效余额是否足够：有效余额= 用户余额—所有进行中以及未进行会议的大约花费总额。必须要“估计消耗费用”小于“有效余额”，才能邀请会议和成员或是成员通过接入号加入。

3．邀请成员

可以在电话簿中选择成员号码，打开“全选开关”则选择所有号码。也可以在成员电话、名字栏中手动输入。把光标停在主持人/成员电话栏，选中右边电话本任意电话前面的复选框，左边的会被替换。如果左边已经有右边的号码了，那这个号码会被清空，并且移到光标停留项；另外点左边成员或者主持人电话栏，名字前面会出现红色图标，点击这个红色图标，就会把电话栏目清空。如果成员超过10人点击“增加成员”可以增加成员数量。会议成员确定后，点击“提交》开始会议”，本次会议开始进行。

图3-2

注意：如果全选的话，主持人不会添写，一般是电话会议管理员的电话，需要手动填写或在电话簿中选择。

4．进入会议状态

图3-3

邀请成员：在会议进行中可以再次邀请其他成员进入会议室，点击“电话簿”选择成员号码，或在“姓名”“电话号码”栏中填写，然后点击“邀请”就可以邀请新成员进入会

议室了。

静音：可以控制这个成员是否可以发言，如果会议室成员较多，暂时不需要发言的成员可以设置为静音状态，如果需要发言，成员可以按“1”键请求发言。主持人在界面上可以看到该成员前面有一个问号，表示该成员请求发言，如下显示：

图3-4

主持人按下“取消静音”后，该成员可以发言。

成员按“9”退出会议并且在右下角成员面板上可以看到该成员自动离开字样，过5秒钟该字样消失；主持人按“9”结束整个会议。

会议面板：包括开始会议、结束会议、所有人员静音、所有人员取消静音等操作。

开始会议，如果要邀请成员面板中所有成员，可以点该链接，邀请所有成员;

结束会议，点该链接挂断所有电话并且离开会议；

所有人员静音，点该链接当前会议室中所有人员都处于静音状态，只能听不能发言；

所有人员取消静音，点该链接当前会议室所有人员都处于非静音状态，既可以听也可以发言。会议成员：所有曾经参加过这个会议的成员都会在这里显示，同时可以邀请或删除这些成员。所有第一次加入的成员，都会预算花费，并且加入整个会议的大约消费金额，如果删除成员，该成员再次加入时，被当成第一次加入。

注意：如果一个会议设定的会议时长是一小时，该会议在50分钟时结束，如果是主持人按“9”退出的会议，则该会议室关闭；如果主持人和成员都是挂断电话退出的会议，则该会议室内没有人了，但是该会议室没有关闭，需要按“会议面板”下的“结束会议”来关闭会议室。

（二）、同时召开多个会议

如果要同时召开多个会议，要采用以下步骤实现：

1．按照（一）中的介绍先召开第一个会议。

2．通过“预约会议”召开第二个、第三个、多个会议，其中预约会议中的“会议开始时间”改为当前时间，其他的具体操作步骤参看《四、预约会议》。

3．注意，在召开多个会议时要注意到“有效余额”。有效余额是指在邀请会议或者邀请成员进入会议，以及成员通过接入号加入时，都会判断有效余额是否足够：有效余额= 用户余额—所有进行中以及未进行会议的大约花费总额。必须要“估计消耗费用”小于“有效余额”，才能邀请会议和成员或是成员通过接入号加入。

4．召开多个会议后，点击“当前会议”按键，则显示当前电话会议列表。