公文流转与归档
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企业公文流转与归档
一、什么是公文
公文即公务文书的简称，是指社会组织在 公务活动中形成的具有法定效力和规范体 式的信息记录。
公文的特点
公文是由法定作者制发的
公文具有法定的权威性
公文具有现行效用
公文具有规范体式
公文具有特定的处理程序
公文的功能
是指公文在公务活动中发挥的实际 效力。公文是在公务活动中产生的，其 最大的优势在于突破了管理活动的地域、 层次和时间的限制，更加准确、规范地 传递管理指令及各种信息。
产权产籍、质量认证、资质信用、合 同协议、知识产权等文件，日后都将成为 企业核心资源，为有效地维护企业的合法 权益，企业应当确保其核心档案资源必须 及时归档和安全保管。
注意：其他应随时归档的文件：
（1）机密性强的。由于保密及企业利益 的需要，要求随时归档。（2）与企业利 益密切相关的外来文件。如外购设备和引 进项目后引进技术的随机图样和有关文件 等，应在设备开箱验收或接收后及时登记 归档。
随时归档是指在企业文件形成时就将其
归档，或处理完毕后立即归档，临时归 档、即时归档都属于此种方式。这是收 集文件材料的补充形式，也是确保企业 文件材料完整、准确、系统的有效方式。 产品更新、项目改扩建、设备开箱等材 料的收集归档适用此方式。
各种文件的具体归档时间
1、经营管理工作、生产技术管理工作、 行政管理工作、党群工作中形成文件的 归档时间：一般应在办理完毕后的第二 年一季度向档案部门归档，即按年度归 档。
清退文件
暂存文件
文件立卷归档
三、公文立卷归档
（一）文件归档责任——文件形成者
文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及 时交本部门、项目或专项工作档案人员保管，以 便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证 应归档文件的齐全完整。企业各职能部门、项目 承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时， 应注意履行有关档案工作职责：1、应注意文件 材料的收集积累2、应按单位确定的文件整理办 法进行预立卷3、应注意将预整理的文件材料及 时移交归档。
5、归档文件一般一式一份。重要的、利 用频繁的和有专门需要的可是当增加份 数。（如电子文件）
6、两个以上单位合作完成的项目，应以合 同、协议等形式约定文件归档要求。主办 单位一般应保存全套文件，协办单位保存 部门与所承担任务相关的文件。
7、文件形成部门应就归档文件填写《档案 交接登记表》（附录）。重要项目文件归 档时应由项目管理编写归档说明，并经项 目负责人审核签字。（与档案部门的交接 表）交接表一式两份，文件形成部门与档 案部门签字后各存一份。
公文处理是有程序的。所谓程序，是指 按时间先后依次安排的工作步骤。
公文发文处理程序
交拟（交办）、议拟（拟办）、 撰拟、审核、签发、印制、用印
公文形成过程 –发文处理
公文收文处理
是收受公文并从中提取有关信息，处理 各种公务的活动，是收文机关履行其法 定职能，使公文产生实际效用的过程。 其范围包括机关自收到公文直至阅办完 毕的全部过程。具体工作环节有：签收、 登记、审核、拟办、批办、承办、催办、 注办等。
4、会计核算专业材料的归档时间：应在会计年 度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档 案部门移交。
注意：（1）电算化会计核算材料在归档上要求 “双轨制”。即将电子会计核算数据和打印输出 的纸质会计核算材料一并归档。而且会计软件的 文档资料和软件程序，也应作为电算化会计核算 材料归档重要组成部分。（2）归档的电子文件， 应做防写处理。且要进行双备份（有条件的话进 行三备份）一套封存保管，一套提供利用，一套 异地保存。打印输出的纸质载体的会计核算材料， 必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。
（2）按工作阶段归档
形成周期较长的科技文件，可以按 科技、生产活动的完成阶段归档。
（3）按单（子）项结束时间归档
大型项目或研究课题，往往由若干个单 项工程（子项或子课题）组成，当一个 单项工程（子项或子课题）结束后，即 可先行归档。
3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同 协议、知识产权等文件归档时间：随时归 档。
2、科研开发、项目建设文件的归档 时间：应在项目鉴定、竣工验收前归档，
周期长的可分阶段、单项归档（产品生 产及服务业务应定期或按阶段归档）
结合各种科技类文件形成特点，其归档 时间可分为以下几种类型：
（1）按项目结束时间归档（即在项目鉴定、 竣工验收前归档）
按项目结束时间归档，是指在一项科技、 生产活动（如一项科研课题、一个新品生 产、一个基建项目等）结束后，把有保存 价值的科技文件经过系统整理后及时归档 （该项活动才算最终完成）。一般来说， 形成周期不太长的科技文件，较适于采用 这种方式归档。
（二）文件归档要求
1、归档文件应完整、准确、系统。 2、归档文件的制作和书写材料应有益于长 久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、 复写纸、热敏纸等，如是复写纸或热敏纸， 应复印后一并保存。 3、归档文件应为原件。因故无原件的可将 具有凭证作用的复制件归档。（标明原件去 向）
4、非纸质文件应与其文字说明一并归档。 外文（或少数民族文字）材料若有汉译 文的，应一并归档，无译文的要译出标 题和目录后归档。
收文处理流程
外收发签收 需要办理的公文 → 拟办 批办→ 承办 → 注办
↓
↑
↑
签 收 →登记 → 分流
筛选、加工、补充材料
↑
↓
内收发签收 需要传阅的公文→ 组织传阅
归卷、立卷
↓
归档
办毕公文处置
是指社会组织内部决定与安排办理完 毕公文归宿的活动。包括立卷归档、清 退、销毁、暂存等不同方式。
销毁无用文件
（三）文件归档时间
归档时间是指文件材料的形成部门 按照一定要求进行整理后的应归档文件 向企业档案部门移交的时间。
归档时间主要有两种：定期归档和 随时归档。
定期归档是指按照有关规定，企业文件
在形成处理完毕一段时间之后再向档案 部门移交。按年度归档、按项目结束时 间归档或按工作阶段归档等方式都属于 定期归档，这是企业文件材料归档的典 型形式。管理类文件、科技类文件、会 计类文件等材料的收集归档适用此种方 式。
公文的基本功能
公文的具体作用
公文的基本功能
公务管理的工具 社会沟通的手段
公文的பைடு நூலகம்体作用
策令作用
规范作用
宣传作用
联系作用
凭证作用
二、公文处理
公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案 的过程，就是公文办理的过程。公文办 理和公文保管组成了公文处理。
公文处理通常包括收文处理、发文处理 和办毕文书的处置等具体过程。
一、什么是公文
公文即公务文书的简称，是指社会组织在 公务活动中形成的具有法定效力和规范体 式的信息记录。
公文的特点
公文是由法定作者制发的
公文具有法定的权威性
公文具有现行效用
公文具有规范体式
公文具有特定的处理程序
公文的功能
是指公文在公务活动中发挥的实际 效力。公文是在公务活动中产生的，其 最大的优势在于突破了管理活动的地域、 层次和时间的限制，更加准确、规范地 传递管理指令及各种信息。
产权产籍、质量认证、资质信用、合 同协议、知识产权等文件，日后都将成为 企业核心资源，为有效地维护企业的合法 权益，企业应当确保其核心档案资源必须 及时归档和安全保管。
注意：其他应随时归档的文件：
（1）机密性强的。由于保密及企业利益 的需要，要求随时归档。（2）与企业利 益密切相关的外来文件。如外购设备和引 进项目后引进技术的随机图样和有关文件 等，应在设备开箱验收或接收后及时登记 归档。
随时归档是指在企业文件形成时就将其
归档，或处理完毕后立即归档，临时归 档、即时归档都属于此种方式。这是收 集文件材料的补充形式，也是确保企业 文件材料完整、准确、系统的有效方式。 产品更新、项目改扩建、设备开箱等材 料的收集归档适用此方式。
各种文件的具体归档时间
1、经营管理工作、生产技术管理工作、 行政管理工作、党群工作中形成文件的 归档时间：一般应在办理完毕后的第二 年一季度向档案部门归档，即按年度归 档。
清退文件
暂存文件
文件立卷归档
三、公文立卷归档
（一）文件归档责任——文件形成者
文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及 时交本部门、项目或专项工作档案人员保管，以 便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证 应归档文件的齐全完整。企业各职能部门、项目 承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时， 应注意履行有关档案工作职责：1、应注意文件 材料的收集积累2、应按单位确定的文件整理办 法进行预立卷3、应注意将预整理的文件材料及 时移交归档。
5、归档文件一般一式一份。重要的、利 用频繁的和有专门需要的可是当增加份 数。（如电子文件）
6、两个以上单位合作完成的项目，应以合 同、协议等形式约定文件归档要求。主办 单位一般应保存全套文件，协办单位保存 部门与所承担任务相关的文件。
7、文件形成部门应就归档文件填写《档案 交接登记表》（附录）。重要项目文件归 档时应由项目管理编写归档说明，并经项 目负责人审核签字。（与档案部门的交接 表）交接表一式两份，文件形成部门与档 案部门签字后各存一份。
公文处理是有程序的。所谓程序，是指 按时间先后依次安排的工作步骤。
公文发文处理程序
交拟（交办）、议拟（拟办）、 撰拟、审核、签发、印制、用印
公文形成过程 –发文处理
公文收文处理
是收受公文并从中提取有关信息，处理 各种公务的活动，是收文机关履行其法 定职能，使公文产生实际效用的过程。 其范围包括机关自收到公文直至阅办完 毕的全部过程。具体工作环节有：签收、 登记、审核、拟办、批办、承办、催办、 注办等。
4、会计核算专业材料的归档时间：应在会计年 度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档 案部门移交。
注意：（1）电算化会计核算材料在归档上要求 “双轨制”。即将电子会计核算数据和打印输出 的纸质会计核算材料一并归档。而且会计软件的 文档资料和软件程序，也应作为电算化会计核算 材料归档重要组成部分。（2）归档的电子文件， 应做防写处理。且要进行双备份（有条件的话进 行三备份）一套封存保管，一套提供利用，一套 异地保存。打印输出的纸质载体的会计核算材料， 必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。
（2）按工作阶段归档
形成周期较长的科技文件，可以按 科技、生产活动的完成阶段归档。
（3）按单（子）项结束时间归档
大型项目或研究课题，往往由若干个单 项工程（子项或子课题）组成，当一个 单项工程（子项或子课题）结束后，即 可先行归档。
3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同 协议、知识产权等文件归档时间：随时归 档。
2、科研开发、项目建设文件的归档 时间：应在项目鉴定、竣工验收前归档，
周期长的可分阶段、单项归档（产品生 产及服务业务应定期或按阶段归档）
结合各种科技类文件形成特点，其归档 时间可分为以下几种类型：
（1）按项目结束时间归档（即在项目鉴定、 竣工验收前归档）
按项目结束时间归档，是指在一项科技、 生产活动（如一项科研课题、一个新品生 产、一个基建项目等）结束后，把有保存 价值的科技文件经过系统整理后及时归档 （该项活动才算最终完成）。一般来说， 形成周期不太长的科技文件，较适于采用 这种方式归档。
（二）文件归档要求
1、归档文件应完整、准确、系统。 2、归档文件的制作和书写材料应有益于长 久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、 复写纸、热敏纸等，如是复写纸或热敏纸， 应复印后一并保存。 3、归档文件应为原件。因故无原件的可将 具有凭证作用的复制件归档。（标明原件去 向）
4、非纸质文件应与其文字说明一并归档。 外文（或少数民族文字）材料若有汉译 文的，应一并归档，无译文的要译出标 题和目录后归档。
收文处理流程
外收发签收 需要办理的公文 → 拟办 批办→ 承办 → 注办
↓
↑
↑
签 收 →登记 → 分流
筛选、加工、补充材料
↑
↓
内收发签收 需要传阅的公文→ 组织传阅
归卷、立卷
↓
归档
办毕公文处置
是指社会组织内部决定与安排办理完 毕公文归宿的活动。包括立卷归档、清 退、销毁、暂存等不同方式。
销毁无用文件
（三）文件归档时间
归档时间是指文件材料的形成部门 按照一定要求进行整理后的应归档文件 向企业档案部门移交的时间。
归档时间主要有两种：定期归档和 随时归档。
定期归档是指按照有关规定，企业文件
在形成处理完毕一段时间之后再向档案 部门移交。按年度归档、按项目结束时 间归档或按工作阶段归档等方式都属于 定期归档，这是企业文件材料归档的典 型形式。管理类文件、科技类文件、会 计类文件等材料的收集归档适用此种方 式。
公文的基本功能
公文的具体作用
公文的基本功能
公务管理的工具 社会沟通的手段
公文的பைடு நூலகம்体作用
策令作用
规范作用
宣传作用
联系作用
凭证作用
二、公文处理
公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案 的过程，就是公文办理的过程。公文办 理和公文保管组成了公文处理。
公文处理通常包括收文处理、发文处理 和办毕文书的处置等具体过程。