报销单据规范办法

报销单据规范指引

1.为了加强报销费用的监控管理，保证公司的费用开支能严格控制在预算范围

内，提高公司的整体竞争力，特制定本办法。

2.报销单据的填写要求:

费用报销单必须用蓝、黑水笔或中性笔填写，各项要素必须填写齐全，所写内容必须与所附发票相符。如属于替补发票，用铅笔标注实际业务内容，方便审批领导签阅，入账时需要擦掉。招待费的敏感内容也需用铅笔填写。

3.报销单据的粘贴要求：

报销单据必须用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头针、回形针串别。

不符合规定的，财务部做退回处理。

各种单据粘贴必须整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额、核实票据真伪、装订凭证等后续工作。

4.各种车票据的要求：

各类长途飞机、车、船票均须有发票专用章，票面金额清楚。背面应有经办人签名、日期、起止地址、。超过报销标准票据须经董事长批准。

5.其他票据的要求:

1）所有普通发票（包括定额发票、手写发票、机打发票）必须为新版通用发票，旧版发票一律不予报销（后附税务局相关通知）。

2）报销发票应当清晰记明公司名称，（单位名称必须全称，否则视为无效。

公司名称如有变动，报销发票填写公司名称随即变动）、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务局机关的发票专用章。所有的报销票据不得涂改、挖补、否则视为无效。

3）住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等。

4）电话费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。

5）发票遗失等无发票报销需写明原因并经董事长签批方可报销。

6.所有收据一律不能作为报销凭证，各类报销单据凡不符合上述标准的，财务

部有权拒绝报销。

7.报销人营私舞弊、弄虚作假，视情节严重程度给予不予报销、罚款等处罚。

附件一

山西省地方税务局关于普通发票换版的公告

为了进一步加强我省地方税务系统普通发票的管理，提高纳税服务水平，按照《国家税务总局〈关于印发全国普通发票简并票种统一式样工作实施方案〉的通知》（国税发[2009]142号）的要求，我局决定从2012年1月1日起正式启用山西省地方税务局新版普通发票，现就我省地方税务系统普通发票换版有关事项公告如下：

一、普通发票换版时间

我省地方税务系统新版普通发票换版工作从2010年下半年开始试点推广，2011年为发票换版工作过渡期，新版普通发票和旧版发票可以同时使用，2012年1月1日起，新版普通发票正式启用，旧版发票停止使用（暂时保留发票除外）。

二、新版普通发票的种类及规格

新版普通发票取消了按行业进行分类的设置，对发票种类进行了减并。新版普通发票分为“山西省地方税务局通用机打发票、山西省地方税务局通用手工发票和山西省地方税务局通用定额发票”三大类。

通用机打发票按开具方式分为平推式机打发票和卷式机打发票。机打平推式发票基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。卷式发票的基本联次为一联，即发票联，也可为两联，即第一联为发票联，第二联为存根联或记帐联。通用机打发票通过山西省地方税务局统一开发的普通发票管理系统开具，该系统免费提供给纳税人使用。通用手工发票分为千元版和百元版两种版别。手工发票基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。通用定额发票按人民币等值以元为单位，分为壹元、贰元、伍元、拾元、贰拾元、伍拾元、壹佰元，共7种面额，定额发票联次为并列二联,即存根联和发票联；有奖发票为并列三联，即存根联、发票联、兑奖联。

三、暂时保留发票

为了保证现行税制和特殊行业的管理需要，按照国家税务总局相关规定，结合我省实际情况，暂时保留发票主要分为以下两部分，一是国家税务总局暂时保

留的发票，包括发票换票证、公路、内河货物运输统一发票、建筑业统一发票、销售不动产统一发票、航空运输电子客票行程单等。二是我省管理的暂时保留的发票，包括机打车辆通行费发票、经营性医疗机构各种发票、机打山西省汽车客票、公路内河客运补充客票、统一收款收据、特种收款收据以及通用发票无法涵盖的各类门票等。

四、新版普通发票的防伪措施及鉴别方式

为了便于广大纳税人在实际使用过程中更加方便、快捷的查询和鉴别新版普通发票真伪，我们采用了以下措施：

（一）新版普通发票的防伪措施

新版普通发票票面中央在荧光灯下可见“XX地税监制”字样（如太原市印制的发票为“太原地税监制”）。

新发票监制章内圈设计为微缩文字，内容为“山西XX地税监制”（如太原市地方税务局使用的监制章为“山西太原地税监制”）。

新版通用定额发票采用开窗夹线防伪纸印制，防伪纸上印有“山西地税”字样水印，防伪金属线上印有“山西地税”字样。

（二）发票信息查询措施

新版发票可以通过山西省地方税务局普通发票查询系统，对发票信息进行查询。消费者通过登陆山西省地方税务局门户网站，点击进入普通发票查询系统，输入指定条件，即可查询该张发票的相关信息，辨别真伪。

五、法律责任

（一）使用新版普通发票的单位和个人必须按照税务机关的规定领购、使用新版普通发票。严禁私印、私售、伪造、倒卖、转让发票。

（二）对各种违反发票管理规定的行为，各级地方税务机关将严格按照《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则有关规定予以处罚。情节严重、构成犯罪的移送司法机关追究刑事责任。

（三）任何单位和个人有权向税务机关检举揭发违反发票管理规定的行为。

六、其它事项

此次普通发票统一换版工作是建国成立以来范围最大、影响最深的一次普通发票改革举措，通过大幅度简并发票种类，全面扩大机打发票使用范围，大力压

缩手工发票，合理使用定额发票，逐步建立全省集中的具有发票开具、信息采集和信息查询功能的普通发票管理平台，在进一步方便用票单位或个人使用发票的同时，将有效遏制虚假发票，规范发票秩序，优化税收环境，请广大纳税人和社会各界大力支持。

新版普通发票式样和规格、暂时保留发票种类以及发票换版工作其它未尽事宜，请登陆山西省地税方税务局门户网站了解，或者向主管税务机关进行咨询。

山西省地方税务局门户网站网址为：

特此公告。

山西省国家税务局关于普通发票换版的公告

为进一步加强和规范普通发票管理，提高纳税服务水平，国家税务总局决定自2011年1月1日起，在全国范围内统一使用新版普通发票。我局已按总局要求，做好换版前的各项准备工作，现将我省国税系统普通发票(不含增值税普通发票)换版有关事项公告如下：

一、普通发票换版的时间安排

新版普通发票将于2011年1月1日启用。2011年1月1日至3月31日为新版、旧版普通发票的换版过渡期，过渡期内新旧版普通发票可同时使用。2011年4月1日起，全省统一使用新版普通发票，旧版普通发票一律停止使用。二、新版普通发票的票种设置

本次发票换版取消原来按行业（工业、商业、加工、水电、收购业）分类所进行的票种设置，对现有票种进行大幅精简、压缩，改按填开方式简并为通用机打发票、通用手工发票和通用定额发票3大类，供广大纳税人选择，以方便纳税人用票，有效降低纳税成本。新版发票票样在山西省国家税务局网站上（http:// ）公布，纳税人可登录浏览或下载。

三、新版普通发票的具体规格

新版通用机打发票分为平推式和卷式两种。平推式机打发票按规格分为210mm×297mm、210 mm×139.7 mm、190 mm×101.6 mm共3种规格；卷式机打发票按规格分为57mm×127mm、76mm×127mm、82mm×127mm共3种规格。