档案著录规则比较资料.
档案著录规则比较
档案著录规则比较国际档案理事会中关于档案的著录规则一共有四个标准，分别为ISAD、ISAAR、ISDF和ISDIAH即《档案著录国际常规标准》（2000）、《国际（法人团体、个人和家族）档案的规范记录的标准》（2004）、《（文件制作者）职能著录的国际标准》（2007）和《（对）档案保存机构（进行）著录的国际标准》（2008）。
ISAD标准为档案著录的准备和为著录全宗及全宗的组成部分提供指南；ISAAR为有关档案制作者的规范记录信息的创建提供指导即提供了著录档案生成者信息的标准；ISDF为著录文件制作者的职能和为与档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录提供指南。
对于一个一致的档案信息系统来说，对诸如档案生成者或保管者这样相同实体的著录需要用不同的方法和不同的著录元素，这即是制订ISIAH 的初衷。
ISDIAH是促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。
ISAD所包含的著录元素分别为身份、背景、内容和结构、利用条件、相关材料、注释和著录控制；ISAAR所包含的著录元素分为四个著录大项：身份项；著录项；关联项；控制项。
在规则所包含的所有要素中以下四项最为重要：实体类型；名称的标准化形式；存在时间；规范记录标识符。
ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和描述与其他职能的关系）；4 .控制区（其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和适当的用以说明规则使用的例子。
档案馆藏机构著录的元素可分为六部分：一、身份（确定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
修订前后的《档案著录规则》比较
修订前后的《档案著录规则》比较
方威明;孙瑾
【期刊名称】《福建档案》
【年(卷),期】2001(000)001
【总页数】3页(P19-21)
【作者】方威明;孙瑾
【作者单位】解放军南京政治学院上海分院信息管理系
【正文语种】中文
【中图分类】G272.6
【相关文献】
1.对我国《档案著录规则》再修订的思考 [J], 赵芳
2.修订后的《档案著录规则》之新特点 [J], 方威明;孙瑾
3.对我国《档案著录规则》再修订的思考 [J], 赵芳
4.《档案著录规则》(GB/T18—1999)的对比研究和修订建议 [J], 孙洋洋
5.《信息与文献参考文献著录规则》中档案著录规则的修订建议 [J], 张衍;陈子琪因版权原因，仅展示原文概要，查看原文内容请购买。
中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较
中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较作者：张战争王大青赵爱萍来源：《档案管理》2013年第04期摘要：必著项是档案著录的核心，是档案著录实践的强制性依据。
我国档案著录标准与国际档案著录标准的必著项结构与功能存在着一些差异。
本文对两者进行了系统比较，客观分析各自的优缺点，进而提出我国档案著录标准必著项优化建议。
关键词：档案著录标准；必著项；比较研究著录是档案管理工作的重要内容，是对档案实施智力控制的关键过程。
现代档案著录的目标是：确认和说明档案背景和内容信息以便利用，建立准确而恰当的著录条目并根据既定模式将著录条目加以组织，进而自始至终地保证所著录对象的可靠性、真实性、完整性、可理解性和可利用性。
现代档案著录工作贯穿于档案文件整个生命周期。
必著项则是档案著录的核心，它的定位与设计势必对著录结果产生重要影响。
国际档案著录标准——《国际档案著录规则（总则）》（英文名：General International Standard Archival Description），由国际档案学会于1994年正式发布，经修订之后于2000年发布第二版。
中国档案著录标准——《GB/T3792.5-85档案著录规则》于1985年正式发布，经修订后于1999年发布行业标准《DA/T18—1999档案著录规则》。
系统地比较两者的必著项，找准各自的优缺点，对于当代社会背景和技术环境下，我国档案著录标准的完善和实施具有重要意义。
1 中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项结构比较国际档案著录标准必著项为6项，分别为题名、著录级别、时间、档号、载体形态和形成者，分属于特征说明项和背景信息项两个大项（国际档案著录标准共包含7个大项，即特征说明项、背景信息项、内容与结构项、检索与利用条件项、相关档案项、一般性附注项、著录控制项）；我国档案著录标准必著项为8项，分别为正题名、责任者、时间、档号、分类号、电子文档号、缩微号以及主题词或关键词，分属于题名与责任说明项、时间项和排检与编号项3个大项。
档案著录规则总结 (3)
档案著录规则总结引言档案著录规则是管理和组织档案的重要指南，它确保档案被正确地标识、描述和分类。
本文将总结档案著录规则的基本原则和常见规范，旨在帮助读者理解和运用这些规则。
著录规则原则1. 准确性档案著录规则的首要原则是准确性。
每个著录项都应当真实地反映所描述的档案或文件的实际情况。
对于名称、日期、地点等重要信息，尤其要确保准确性。
2. 完整性档案著录规则要求尽可能提供完整的信息，以充分描述档案或文件的特征和属性。
对于多元素著录项，要注意完整地列出各个要素，并按照一定规定的顺序排列。
3. 一致性为了使档案著录信息具备一致性，应当在整个档案库或组织中遵循相同的规范和标准。
该原则还要求对于同一档案或文件的不同版本或副本，著录信息要保持一致。
4. 可读性档案著录规则强调可读性，即要求著录信息能够被普通用户理解和应用。
避免使用晦涩的缩写词或术语，应当使用简明扼要、容易理解的语言。
常见著录规则1. 档案标识号档案标识号是档案著录中最重要的要素之一。
它通常由一系列字符或数字组成，用于唯一地标识一个档案或文件。
档案标识号的形式和规则应当根据具体情况进行制定，以便于检索和管理。
2. 档案标题档案标题用于简要描述档案或文件的内容。
它应当准确地概括档案的主题和关键信息，避免使用模糊或含糊不清的词汇。
对于长篇档案或文件，可以使用副标题进行具体细化。
3. 制作日期制作日期是指档案或文件创建、编制或修订的日期。
它对于确定档案的时效性和历史背景具有重要意义。
在著录时，应当提供制作日期的具体年、月、日等信息。
4. 责任者责任者是指与档案或文件相关的主要个人或组织。
著录规则要求提供责任者的姓名、职位、机构等信息，以便于定位和辨认相关的责任和权责。
5. 档案媒介档案媒介是指档案或文件所采用的物理形式，如纸质文件、电子文件等。
著录规则要求明确指出档案媒介，以保证正确的保存和处理方式。
6. 主题词主题词用于描述档案或文件的主题和内容。
档案着录规则(DAT18-1999)
档案著录规则（DA/T 18-1999）DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)（1999-05-31批准，1999-12-01实施）1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5] 3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
4.1 题名与责任说明项4.1.1 正题名4.1.2 并列题名＊4.1.3 副题名及说明题名文字＊4.1.4 文件编号＊4.1.5 责任者4.1.6 附件＊4.2 稿本与文种项4.2.1 稿本＊4.2.2 文种＊4.3 密级与保管期限项4.3.1 密级＊4.3.2 保管期限＊4.4 时间项4.5 载体形态项4.5.1 载体类型＊4.5.2 数量及单位＊4.5.3 规格＊4.6 附注与提要项4.6.1 附注＊4.6.2 提要＊4.7 排检与编号项4.7.1 分类号4.7.2 档案馆代号＊4.7.3 档号4.7.4 电子文档号4.7.5 缩微号4.7.6 主题词或关键词4.8 4.1～4.7中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
档案著录规则
档案著录规则
《档案著录》是档案馆、室编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是获取档案中所含情报信息的主要途径，决定档案检索工具质量的重要因素。
规则的制定为建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现电子计算机检索创造条件。
规则主要内容：
1、引言，指明制定的目的，依据的原则和适用范围。
2、名词术语，对所涉及的基本名词术语的概念予以确切定义。
3、著录项目，规定了10个大项，如：题名与责任者、文本项、密级与保管期限、时间、载体形态、排检与编号等，以及若干小项。
4、标识符号，对著录项目和内容各规定了6种标识符。
5、著录格式，对著录项目在条目中的排列顺序及表达方式做了具体规定和说明。
6、著录项目细则，对著录项目中的各项逐一予以解释、详细规定并举例说明。
此外，规则对著录项目的详简级次、所用文字、载体类型标识及著录来源等也做了若干规定。
档案著录规则比较
我们应该做什么？
国际档案著录标准也是经过不断修改不断完善和扩充而达到今天的这种效果。 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。所以我们应该不断完善 档案著录标准，吸取人家的优点，进行修订，最终形成一个完善严谨科学的 档案著录规则。使其能够适应档案事业的发展和现代社会的科学技术的发展。
谢谢观赏！
ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索
点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和 描述与其他职能的关系）；4 .控制区 （其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以 及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和
关于多级著录
我国档案著录标准（DA/T18-199）在开始的著录范围中明确指出本标准规 定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录。国际档案著录标准明确提 出多级著录。如果要求著录一个全宗，就应该按该标准中第三部分所述的 著下载文档到电脑，查找使用更方便1下载券 13人已下载下载还剩2页未 读，继续阅读录元素将其著录在一个条目中；如果要求著录全宗的各个组 成部分，也要按著录元素中合适的元素来分别著录。这样就得到了所有的 著录，把他们以层级形式连接起来，就会反映出全宗和其构成部分著录的 关系。鉴于此规则的目的，这种著录方法被称为多级著录。要求要著录从 一般到特殊、著录信息与著录级密切相关、著录关联和信息不重复著录。
适当的用以说明规则使用的例子。档案馆藏机构著录的元素可分为六部分： 一、身份（确 定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系 的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用 信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、 控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。其所包含的所有元素都是可用的， 但下列元素是必须的：标识符、名称的规范形式、地址。
档案著录规则
档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
题名与责任说明项正题名并列题名＊副题名及说明题名文字＊文件编号＊责任者附件＊稿本与文种项稿本＊文种＊密级与保管期限项密级＊保管期限＊时间项载体形态项载体类型＊数量及单位＊规格＊附注与提要项附注＊提要＊排检与编号项分类号档案馆代号＊档号电子文档号缩微号主题词或关键词～中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
《档案著录规则》（GBT18—1999）的对比研究和修订建议
《档案著录规则》（GB/T18—1999）的对比研究和修订建议作者：孙洋洋来源：《北京档案》2020年第08期摘要：档案著录规则是推动档案著录工作标准化发展和档案事业全面发展的基础环节，也是彰显档案信息资源价值的重要前提。
本文从我国现行档案著录标准《档案著录规则》的发展脉络和内容介绍切入，在对国际档案著录标准概况进行简介的基础上，通过对比研究的方式，从逻辑起点、理论原则和著录项目三方面查找《规则》存在的不足，并提出有针对性的修订建议。
关键词：档案著录规则差异修订建议标准化是各项工作获得良好秩序和提质增效的重要过程，而标准的制定和实施则是工作标准化的关键环节，标准的重要性因此可见一斑。
档案著录工作中的主要标准是著录规则，不仅直接关乎档案著录工作开展，对档案的保管、检索、共享和开发活动等也有重要影响。
我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施以来，有力推动了我国的档案标准化工作和档案事业的发展，但也暴露出许多问题，加之迄今未经修订，呈现出正向效益递减的现象，表现出较于国际标准的差异性以及与实践要求的不适应性。
为此，对《规则》的现存问题和修订建议进行研究十分具有价值和现实意义。
（一）《规则》发展脉络改革开放之后，我国经济社会各项事业发展迅速，各行业对档案的查询利用需求不断加大，与当时档案检索效率较低、手段滞后的客观情况形成鲜明矛盾。
1979年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》，国家档案局于当年12月提出档案检索标准化的建议，后于1982年成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录小组研究制定《档案著录规则》。
1985年5月国家标准局批准发布《中华人民共和国档案著录标准（GB/T3792.5—85）》，可谓档案著录工作标准化的开端。
[1]该标准以《文献著录总则》为原则依据，内容包含引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式等，著录项目含有10个大项和若干小项，有效提高了档案检索的规范性和实用性。
档案著录规则
档案著录规则档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则，特制定本规则。
本规则适用于各单位各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本规则制定细则。
2 规范性引用文件档案著录规则 DA/T 18-19993 术语和定义3.1 著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。
3.3 公共著录项适用于所有档案的可选著录项。
3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可按卷、卷内文件和件级进行著录。
4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数（除会计档案、******开发档案外）、页数（除会计档案、******开发档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号（除会计档案、******开发档案外）、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、备注7 专有著录项7.1 产品档案、设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 科学技术研究档案项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量7.3 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量7.4 ******开发档案单井：地区名、井号、井别、井型、附图数量物探：项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量7.5 会计档案会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号7.6 实物档案荣誉：获奖级别7.7 特殊载体专有著录项7.7.1照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.7.2 其他来源、数量8 著录项内容说明。
中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较
１ ． １ 题名项 结构比较 。国际档案著录标准的题名项规
般 由全宗号 、保管期 限 、 类别号 、案卷号和件号组 成。
档案管理 总第２ Ｏ ３ 期 ２ ７
鞭 业 务： 研 究
表 １ 国际档案著 录标准 与中国档案著 录标准必著项 比
较
必 著 项
名 称
义 ；我国档案著录标准 的正 题名 项 ，没有明确 自拟题名 的 构成 要素 ，在实践 中易受 主观影响 ，导致检索点建设 的不
示例 ，没有明确规定 自拟题 名结 构。
可利用性 。现代档案著 录工作贯穿 于档案文件整 个生命周
期 。必著项则 是档案著 录的核心 ，它的定位与设计 势必对
１ ． ２ 形成者项结构 比较。国际档案著录标准要求形成者
项不仅要 著录档案形成者 的名称 （ 包括 对档案形成 、积 累
著 录结果 产 生重 要 影响 。国际 档案 著 录标 准—— 《国际 档 案著 录规则 （ 总则 ）》 （ 英文名 ：Ｇ ｅ ｎ ｅ ｒ ａ ｌ Ｉ ｎ ｔ ｅ ｒ ｎ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ ａ ｌ
容进行创 造 、负有责任 的团体或个人 ，未采用规范记 录标
准。
录标准—— 《 Ｇ Ｂ ／ Ｔ ３ ７ ９ ２ ． ５—８ ５ 档 案著录规则 》于 １ ９ ８ ５ 年正
式发 布 ，经修订后 于１ ９ ９ ９ 年发布行业标 准 《 Ｄ Ａ ／ Ｔ １ ８ －１ ９ ９ ９ 档 案著录规则 》。系统地 比较两者 的必著项 ，找 准各 自的
Ｓ ｔ ａ ｎ ｄ ａ ｒ ｄ Ａ ｒ ｃ ｈ ｉ ｖ ａ ｌ Ｄ ｅ ｓ ｃ ｒ ｉ ｐ ｔ ｉ ｏ ｎ），由国际档 案学会于 １ ９ ９ ４ 年 正式发布 ，经修订之后 于２ ０ ０ ０ 年 发布第二版 。中国档案著
国际档案著录规则
国际档案著录规则国际档案著录规则是指用于编制和描述档案的一套规则和标准。
这些规则旨在确保档案能够被正确地描述、组织和访问，从而保护档案的真实性、完整性和可靠性。
以下是关于国际档案著录规则的详细说明。
1.档案著录规则的背景和目的国际档案著录规则的诞生和发展源于对档案管理和利用的需求。
在数字化时代，人们需要能够准确地描述和访问各种类型的档案，包括纸质和电子档案。
国际档案著录规则的目的是为了建立一套通用的规则和标准，以便不同国家和地区能够使用相同的标准来描述和组织档案。
2.档案著录规则的基本原则国际档案著录规则的基本原则包括准确性、一致性、可访问性和可持久性。
准确性指的是对档案进行准确的描述和分类。
一致性意味着应该使用相同的标准来著录和组织档案，以确保信息的一致性。
可访问性要求档案能够被方便地搜索和检索。
可持久性指的是档案能够长期保存并保持其完整性和可读性。
3.档案著录规则的内容和要求档案著录规则通常包括档案的描述、标识和控制等方面的要求。
档案的描述应包括档案的标题、关键词、作者、日期、起草地等信息。
档案的标识要求给每个档案分配一个唯一的标识号码，以方便检索和管理。
档案的控制要求对档案进行分类、整理和编目，以确保其有序和易于管理。
4.档案著录规则的应用和实施国际档案著录规则可以应用于各种类型的档案，包括政府档案、机构档案和个人档案等。
为了确保规则的有效实施，需要进行培训和宣传，使档案管理人员和用户能够了解和掌握相关的规则和标准。
此外，还需要使用适当的技术和工具来支持档案的著录和访问。
5.档案著录规则的影响和价值国际档案著录规则的实施对档案管理和利用具有重要的影响和价值。
使用统一的规则和标准可以提高档案的可用性和可管理性，从而提高档案的利用率和效率。
此外，规范的著录也有助于保护档案的真实性和完整性，防止档案的滥用和篡改。
总结起来，国际档案著录规则是一套用于编制和描述档案的规则和标准。
它的目标是确保档案的准确性、一致性、可访问性和可持久性。
新旧《档案著录规则》的对比分析与思考
第 67 页档案保密2024/4 （下） 总第433期新旧《档案著录规则》的对比分析与思考文/福建省辐射环境监督站 刘茜档案著录是为方便检索和管理馆藏档案资源，对归档档案的内容、结构、背景情况等信息进行全面分析、认真选择和组织，并予以记录的过程[1]。
著录是规范档案管理工作的重要基础，为档案数字化提供数据来源，是提升档案检索效率的关键要素之一。
档案信息资源管理和利用的成效与档案著录的标准化进程密切相关。
我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施后，极大地促进我国的档案事业的发展，本文拟通过分析《规则》的发展概况，将新旧两版《规则》进行比较，阐述新版《规则》的积极影响和存在的问题，并提出合理化建议。
一、《规则》的发展概况（一）《规则》的发展历程。
1983年国家档案局成立全国档案工作标准化领导小组，同年5月，档案著录小组研究决定，将制定《档案著录规则》提上议事日 程[2]。
1985年5月，国家标准局批准发布第一版《档案著录规则》（GB/T3792.5—85），自此开启了我国档案著录工作的标准化和规范化序幕，为有效发挥档案价值奠定了基础。
该标准以《文献著录总则》为原则，结合档案行业自身的特点和当时我国各类档案文献著录工作实践与学术发展水平而制订，主要内容包括：引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式和著录项目细则等六部分，该标准已于2005年10月14日正式作废。
随着时代发展和档案数量的增加，传统的《档案著录规则》已无法满足现代社会对档案管理和利用的需求，其局限性日益凸显。
1999年5月，国家档案局参照《档案著录国际通用标准》对第一版《规则》的相关条款进行修订，发布行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）代替原标准（GB/T3792.5—85）。
其主要内容包括：范围、引用标准、定义、著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等九个章节[3]。
第二版《规则》自发布生效后沿用至今，对推动我国档案管理工作实现标准化、规范化和现代化起着重要作用。
中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究
项 。有 一些 项是 我 国著 录标 准所 独有 的 ，例 如 ，题名 与
责 任说 明项 中的并 列题 名 、副题 名及 说 明题 名文 字 ，排 检 与编 号项 的分 类 号 、电子 ： 号 、缩微 号 、主 题词 或 艾档
月 发 布 的 《国际 档案 著 录 规则 （ 总则 ） 》修 订版 ）相 比 ， 除 了在宏 观结 构 上缺 乏反 映 档案 背景 信 息 、结构 信 息 、 相 关 档案 信息 和 著 录控制 信 息 的项 以及 没有 从全 宗 至文
也存在 着结 构差异 （图中虚线部 分所示 ）。
１１ 档号项比较。 国际档案著录标准中的档号由国家代 ．
码 、收 藏机 构代 码 和 当地 专 用档 号 （ 或其 他控 制 号 、标 识 符 ）三部 分构 成 。我 国档 案著 录标 准 中 ，档 号 构成 没 有进 行 明确 ，实 践 中 ，基 本 默认 由全 宗号 、类 别 号 、案
录 标准的修 订提供参 考 。
关 键 词 ：档 案著录标 准 ；微观 结构比较 ；微观功 能比较
Ａｂｓ ｒ ｔ Ｔｈ ｒｆ ｓ ｉｎ ｌ ｔ ｎ ａ ｄ ｏ ｉｅｓ ｃ ｉａ ｄ ｓ ｒ ｔ ｅｅ ｓ ｄ ｉ １ ９ ． ｅ ｓ ｃ ｎ ｄｔ ｎ ｏ ｎ ｒ ｌ ｔａｃ ： ｅ ｐ ｏｅ ｓｏ ａ ｓａ ｄ ｒ ｆＣｈｎ ｅ ａｒｈｖ ｌ ｅ ｃ ｉ ｉ ｒ ｌａ ｅ ｎ ９ ９ Ｔｈ ｅ ｏ ｄ ｅ ｉｏ ｆＧｅ ｅ ａ ｐ ｏｎ ｉ
关键 词 ，认 真分 析 可知 ，这 些小 项也 无 一例 外是 对档 案 本 身 内容 和形式 特 征 的描述 。下 面 的微 观结 构 比较 ，旨
在从 结 构完 备性 出发 ，查找 我 国档案 著 录标 准微 观结 构
明清档案著录规则
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论《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要著录规则、特点及启示
论《国际标准——档案著录规则（总则）》的主要著录规则、特点及启示作者：张正强来源：《速读·中旬》2014年第12期摘要：《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。
论文对该标准的概况、主要著录规则、特点及启示进行了全面的论述，指出应加快我国档案著录规则的修订，完善我国的档案著录体系，使其尽快完整配套，这是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。
关键词：档案著录；国际标准；著录规则一、国际标准——档案著录规则（总则）》的概况（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》的制定《国际标准——档案著录规则（总则）》，英文名为《ISAD（G）：General International Standard Archival Description》，简称“ISAD（G）”，是由国际档案理事会档案著录标准化特别委员会制定，并由国际档案理事会于1994年正式颁布的。
制定该著录标规则的动因主要在于二个方面，一方面是：从20世纪的70年代中期开始，传统档案著录逐渐向现代档案著录发展，到20世纪的80年代，美国、英国与加拿大等国都采用了计算机系统进行档案著录，在此过程中暴露出档案著录缺乏规范性和一致性，即缺乏标准化的问题，而计算机档案著录却需要著录的规范化和标准化。
在这种情况下，缺乏标准化控制的传统档案著录实践就不能很好地适应档案著录的计算机化的发展，即传统档案著录实践的落后性与技术发展的先进性需求之间产生了矛盾。
另一方面是：档案机构间的档案著录信息的交换也要求档案著录的标准化，这在档案计算机网络化利用时显得尤为迫切。
正是在这种背景下，推动了国际档案理事会于1988年成立了专门的档案著录标准化特别委员会，着手制定档案著录的国际标准。
在《国际标准——档案著录规则（总则）》第一版颁布后的五年，即1999年，国际档案理事会档案著录标准化委员会又对该标准的第一版进行了修订，并于2000年正式颁布了第二版。
档案著录规则
档案著录规则档案著录规则是指档案管理活动中一系列的规定，其目的是要求档案的存放、保存、索取等活动的系统性，便于档案的统一管理。
档案著录规则规定了档案的编目管理、存放方式和著录内容等，它是档案管理工作的重要组成部分。
一、档案著录规则的作用①防止档案资料的丢失。
档案著录规则要求档案管理人员必须按规定进行著录，把每份档案建立一定的类别进行编目，并在每份档案上标明类别、编号及著录内容，以方便档案的管理统一，防止档案资料的丢失。
②便于档案的查找和鉴定。
档案著录规则要求档案管理者根据具体档案的著录内容，建立相应的著录表，使档案的查找和鉴定更加方便快捷。
③提高档案管理的效率。
档案著录规则是对档案管理活动的指导，它系统性地规定了档案的编目管理、存放方式和著录内容，使档案管理工作更有条理，提高档案管理的效率。
二、档案著录规则的实施档案著录规则的实施是为了规范档案的存放和管理，使其便于档案的查找和索取，以及鉴定档案的真实性。
档案著录规则的实施包括以下几个步骤：①建立档案编号体系。
在建立档案编号体系时要注意及时、严格地编号，编号要层次清楚、符号清晰，以便于了解档案的结构。
②建立档案存放方式。
档案存放方式应按照档案的性质和类别进行划分和存放，以方便档案的查找及快捷的索取。
③建立档案的著录表。
档案的著录表应该包括档案的编目、著录内容及著录日期等，但具体内容应根据实际情况而定。
④档案著录规则的实施。
在实施档案著录规则时，必须遵守文件的规定，切实做好档案著录工作，保证档案著录的准确性、完整性和可靠性。
三、档案著录规则的完善针对当前档案著录工作中存在的一些问题，为了进一步提高档案管理的效率，国家已经对档案著录规则进行了完善。
具体完善档案著录规则的措施有：①健全档案编号系统。
推出一种具有一定规律、分类清晰的编号系统，以方便档案的查找和存放。
②提出档案的标准化存放要求。
制定档案的存放要求，比如档案必须按照规定的尺寸密封存放，严格按照编号系统存放，并以此要求对档案存放进行监督和检查。
中国档案著录标准与国际档案著录标准比较研究
中国档案著录标准与国际档案著录标准比较研究作者：王大青来源：《档案管理》2012年第04期摘要：我国档案著录规则行业标准自发布以来，在实践中暴露出许多局限性，不仅难以适应电子文件著录需求，对传统纸质档案的著录也积累了诸多问题。
本文将其与国际档案著录标准进行了系统比较，挖掘了其在概念、结构和功能上的缺陷，提出了优化策略。
关键词：档案著录标准；概念比较；结构比较；功能比较；优化策略国家档案局杨冬权局长2012年在全国档案工作暨表彰先进会议上，专门强调指出要“努力建设档案强国”。
这是一个宏伟的目标，欲实现此目标，我们尚有许多工作要做，其中，档案著录标准的贯彻实施就是一个重要方面。
档案著录标准事关档案信息资源体系建设、利用体系建设和安全体系建设，直接决定着档案信息化建设水平，并反映着档案事业发展态势，对其进行横向比较研究是十分必要的。
国际档案著录标准《国际档案著录规则（总则）》，其英文名“General International Standard Archival Description”（以下简称“国际档案著录标准”），由国际档案学会（“ICA”）于1994年正式发布，2000年，经修订之后发布第二版。
中国档案著录标准《GB/T3792.5－85档案著录规则》于1985年正式发布，1999年，经修改后发布行业标准《DA/T18—1999档案著录规则》（以下简称“中国档案著录标准”）。
1 中国档案著录标准与国际档案著录标准的基本概念比较档案著录标准中最基本的概念就是“档案著录”，它是档案著录标准结构与功能的核心基础，是制定档案著录标准的根本出发点。
在国际档案著录标准中，档案著录的定义是：通过捕获、分析、组织和记录用于识别并确认、管理、定位和说明档案内容、背景和来源系统的相关信息，建立对著录对象（全宗、类别、案卷或文件）及其构成部分的准确描述。
在中国档案著录标准中，则是这样定义的：在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
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关于多级著录
▪ 我国档案著录标准（DA/T18-199）在开始的著录范围中明确指出本标准规
定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录。国际档案著录标准明确提
出多级著录。如果要求著录一个全宗，就应该按该标准中第三部分所述的
著下载文档到电脑，查找使用更方便1下载券 13
2页未
读，继续阅读录元素将其著录在一个条目中；如果要求著录全宗的各个组
▪ ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索
点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和 描述与其他职能的关系）；4 .控制区 （其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以 及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
▪ ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和
我们应该做什么？
国际档案著录标准也是经过不断修改不断完善和扩充而达到今天的这种效果。 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。所以我们应该不断完善 档案著录标准，吸取人家的优点，进行修订，最终形成一个完善严谨科学的 档案著录规则。使其能够适应档案事业的发展和现代社会的科学技术的发展。
适当的用以说明规则使用的例子。档案馆藏机构著录的元素可分为六部分： 一、身份（确 定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系 的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用 信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、 控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。其所包含的所有元素都是可用的， 但下列元素是必须的：标识符、名称的规范形式、地址。
（2008）
ISAD标准
为档案著录的准备和 为著录全宗及全宗的 组成部分提供指南
ISAAR标准
为有关档案制作者的 规范记录信息的创建 提供指导即提供了著 录档案生成者信息的
标准
ISDF标准
为著录文件制作者的 职能和为与档案的形 成和维护相关的法人 团体的职能著录提供
指南。
ISDIAH标准
促进以保管并向公众 提供利用档案为初始 目的的档案机构的著 录，该标准或其中的 部分元素也可用于档 案机构之外的其他实
我国档案著录标准
▪ 我国的档案著录第一个档案工作国家标准是1985年原国家标准局以国家标 准形式颁布的《档案著录规则》（GB/T3792.5－85 ）。1999年国家档案 局在总结已有经验的基础上，又对该规则作了全面修订，并以行业标准形 式再次予以颁布新的档案著录规则（DA/T18－1999），从而使我国档案著 录工作的标准化程度有了进一步的提高。下面讨论的我国档案著录规则就 是DA/T18-1999。该标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录 项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 该标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可 遵照本标准。但不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的 方法。我国档案著录标准的著录元素有以下七个著录大项：题名与责任说 明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与 提要项和排检与编号项。
▪ 第一是关于什么叫做档案著录 ▪ 第二就是关于多级著录 ▪ 第三关于全宗问题
什么叫做档案著录？
▪ 国际的档案著录在广义上包括所有管理阶段被确定的信息元素。在每个阶 段，关于材料的信息都是动态的，而且根据对其内容或生成背景的进一步 了解而作必要的修改。尤其是计算机信息系统可能要求一体化或按照要求 选择一些信息元素去更新或修改。而本规则的焦点在于著录那些已被挑选 出永久保存的档案材料，也可在早阶段应用。而DA/T18-1999中的档案著 录是指是档案馆、室编制检索工具时，在编档案目录时，对档案内容和形 式特征进行分析、选择和记录的过程的具体内涵
▪ ISDIAH是促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中
的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。
▪ ISAD所包含的著录元素分别为身份、背景、内容和结构、利用条件、相关材料、注释和著
录控制；ISAAR所包含的著录元素分为四个著录大项：身份项；著录项；关联项；控制项。 在规则所包含的所有要素中以下四项最为重要：实体类型；名称的标准化形式；存在时间； 规范记录标识符。
档案著录规则比较
档案1301 荣艳
国际著录标准
▪ ISAD标准，即《档案著录国际常规标准》（2002） ▪ ISAAR标准，即《国际（法人团体、个人和家族）档案的规范ISDF标准记
录的标准》（2004） ▪ ISDF标准，即《（文件制作者）职能著录的国际标准》（2007） ▪ ISDIAH标准，即《 （对）档案保存机构（进行）著录的国际标准》
成部分，也要按著录元素中合适的元素来分别著录。这样就得到了所有的
著录，把他们以层级形式连接起来，就会反映出全宗和其构成部分著录的
关系。鉴于此规则的目的，这种著录方法被称为多级著录。要求要著录从
一般到特殊、著录信息与著录级密切相关、著录关联和信息不重复著录。
关于全宗问题
▪ 我国著录标准明确提出本标准不包括以全宗和类别为对象的著录。学过档 案的人都知道档案内的一个原则即尊重全宗原则，显然这个规定似乎并没 有遵循这一原则。而国际档案标准为著录全宗及全宗的组成部分、档案制 作者的规范记录信息和档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录等提 供指南。我国档案著录标准与国际档案著录标准也存在的相同之处。比如 关于档案著录元素方面都包括身份（责任者）、内容（稿本）、使用条件 （密级）和注释（附注）等项目。
我国档案著录标准化起步较早，始于1985年。而国际档案著录标准第一版 ISAD则是在2000年所提出的。但是国际档案著录标准要远远优于我国档案的 著录标准。所以我国档案著录规则迫切需要再修订。下面说一下我国档案著 录规则与国际档案著录相比较存在的缺陷。
我国档案著录规则与国际档案著录相比较存在的缺陷