公司文件管理制度讲解

公司文件管理制度

1 目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2 适用范围

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

3 职责

3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.4 文件编制、审批、发布的权责

3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。

3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

4.定义

4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

5.工作程序

5.1 文件的分类

5.1.1 文件属性分类

（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

5.1.2 文件阶层分类

（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

（4)四阶文件：各记录表单、报表等。

5.1.3 文件密级分类

（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。

（2）机密文件：

a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。

b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。

c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。

d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。

e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。

f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。

（3）秘密文件

a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。

b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。

c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。

必要时管理文件由总经办组织相关部门进行评审。

5.3.3 文件审批/评审时，文件编制部门应到总经办填写“文件评审表”，文件审核、批准人应在“文件评审表”中填写审批意见，必要时可以由总经办或文件归口部门组织相关部门进行文件评审，评审意见应填入评审表，各评审人应签名。

5.3.4 行政、管理文件均应按上序流程通过审批，交总经办备案并获得文件编号后方可发布。

5.3.5 技术文件的编制、审批和发布，由文件归口部门按技术文件管理制度的规定执行。

5.4文件归档、发放、保管

5.4.1 文件归档

（1）经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的“文件/记录目录”，文件/记录目录应标注文件受控状态，对更改/作废/收回/替换的文件要做出标识。

（3）各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交总经办编制/更新公司“文件/记录受控清单”。

5.4.2 文件发放

（1）文件的发放实施分类控制，总经办负责组织编制“文件分发控制表”，规定文件发放的范围及相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。

（2）文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。

（3）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。

（4）文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。

5.4.3 文件保管与借阅

（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、质量手册及程序文件正本存放在总经办。

b、行政性文件正本存放在总经办。

c、公司级管理文件正本存放在总经办，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。

d、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

e、外来文件正本依文件分类存放于总经办及相应的文件接收部门。

（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

5.4.4 文件复制