管理系统培训手册

管理系统培训手册总公司全体管理子系统培训手册课程大纲：１．前言２．总公司全体管理之系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．测验及问卷课程大纲：.............................................. １壹、前言.......................................................... ３一、教育训练课程之目的................................. ３二、系统功能及效益...................................... ３三、系统目的............................................. ４四、系统实施的上线准备工作............................ ４贰、总公司全体管理之系统架构...................................... ８一、系统主流程：........................................ ８二、系统功能图.......................................... ８三、总公司全体管理系统与其它系统的关联.............. ８叁．系统中各项作业及信息字段说明.................................. ９一、系统总览............................................. ９二、库存状况明细作业................................. １０三、库存状况明细 (尺寸横排)作业 .................... １２四、进销存统计表作业................................. １５五、各门市加盟进销存汇总表作业...................... １７六、各门市加盟销货汇总表作业........................ １９七、全年销售分析作业................................. ２０八、全年销售分析(有图表) 作业....................... ２２九、货号毛利贡献汇总表作业.......................... ２５肆、测验及问题.................................................. ２６壹、前言一、教育训练课程之目的１．了解系统之效益及功能２．了解信息搜集及整理重点３．熟悉系统之操作方式二、系统功能及效益(一) 系统功能１．创建各项基础信息２．简化各系统的信息输入(二) 系统效益１．提高使用者信息输入的效率２．降低信息输入错误３．易于信息查询三、系统目的本系统乃将各应用系统中共用的基本信息统筹于本系统中管理,以提高信息的集成性与管理的时效性及减少信息的重复性.四、系统实施的上线准备工作在完成本系统的安装后,可以按照本节所述程序来完成上线准备工作.前期实施系统的准备工作:1、设置公司名称(基本资料建档子系统)本系统所提供的各种报表,其表头皆可印出公司名称,此公司名称乃于「基本资料建档子系统」中的『录入公司信息』中所设置者.故可于系统使用的前运行公司名称设置,否则所打印的报表表头将不会印出公司名称.若在本系统的前,计算机已安装有本系列软件中的其他系统,且已运行过『录入公司信息』,则本系统可以不必重复设置,直接沿用即可.2、设置使用权限(系统维护子系统)在系统运作的前,应该先行计划公司内有那些人员或那些部门单位需要直接使用计算机运行本系统.确定后,必须对于每一需要使用的人员或部门单位赋值一唯一的『用户代码』,然后利用「系统维护子系统」中的『录入用户编号』,『录入组信息』及『录入用户权限』一一加以输入.对于所输入的各用户,其对于本系统所提供的各项作业的各项功能皆缺省为有权运行.故应该对于各用户在公司内的职掌予以明确界定,然后对于每一用户逐一检讨其对于每一项作业的使用权限.权限的管理请详「系统维护子系统」中的各项作业说明.3、设置共用参数(基本资料建档子系统)本作业在开始起用本系列产品相关模块进行信息登录前必须先与定义.如日期的显示方式,记账本位币;存货管理子系统的存货的计价方式 (标准成本或月加权成本制或移动平均成本制) ,品号的分类方式及存货期初实施的月份;会计系统的会计年度的定义,期初科目余额结转月份;票据系统的期初开帐月份等.关于共用参数中每一设置的管理意义及建议请详易飞服饰/鞋业/精品分销管理系统基本资料建档子系统培训手册；4、录入工厂（分公司）信息 (基本资料建档子系统)本系统可以支持多任务厂多仓库的管理.公司若有多厂区的管理需求,应规划工厂分类及编号并于「录入工厂信息（分公司）」中定义.5、录入仓库信息 (基本资料建档子系统)如果贵公司在不同地点设有多个仓库,而且需要将该多个仓库一同纳入本『仓库管理子系统』的计算机化作业中,则必须将各个仓库的仓库编号,名称,工厂等信息以『录入仓库信息』加以输入.其中『纳入可用量计算』设置乃定义存货为良品可用,如成品仓库100 PCS,若订单实时销货要有60 PCS,则库存是足够提供供货的需求,今天假若100 PCS,保存在不良品仓库,我们都应清楚,这些100 PCS是不能出货的,所以还欠60 PCS,这个仓库到底可不可以当成可用量来出货出库,就是透过『纳入可用量计算』设置来定义.另外『库存量不足允许出库』,乃在控制用户打单的时机及质量,一般来说库存100 PCS,要出库105 PCS 是不合理,所以打销货单时只能输入100 PCS, 这个控制点称的为『库存量不足允许出库』.如此的控制将控制两个控制点: 一,未生产货或进货的品号,不得先核准该品号的的出货单货领料单,二,该库库存数量系统将控制不会让存货低于零.关于详细的设置方式及建议请详看基本资料建档子系统仓库说明.6、录入部门编号名称(基本资料建档子系统)此处所指的部门主要系指存货入出库方面的部门.所有关于库存进出方面的表报在打印时都会按照部门顺序来呈现及汇总.因此部门的划分与编号设置十分重要.各部门的编号与名称整理好后,可以利用『录入部门名称』输入计算机.7、录入常用语 (基本资料建档子系统)对于计算机化作业中经常有需要输入的常用语,如销货退回不良原因,客户价格说明,客户付款条件,订单变更原因及销货页脚..等.可以利用『录入常用语信息』输入的,以便日后在做输入作业中随时可以撷取使用.8、录入页脚/签核信息(基本资料建档子系统)对于本系统所提供一般库存交易调整单及调拨单打印时,是可由用户自订其签核程序 (经理核准,主任核准,制表) 及凭证表尾的页脚,如调拨单上注明:因MO-02100现场紧急出货调调拨.则应先将常用的页脚及签核格式编码于本作业建档.9、录入程序页脚/签核信息 (基本资料建档子系统)本作业在设置每一支凭证打印时所采用的页脚编号及签核编号,作业前必须先确定『录入页脚/签核信息』已经完成信息规划及建档.10、自动更新盘点信息(仓库管理子系统)本作业目的乃在生成调整单:当实盘后,以盘盈亏报表查询发觉帐面数量及实盘数量生成差异时,必须生成盘点调整单 (盘盈盘亏单) 来调整库存帐面量.11、录入出货(配货)申请单（仓库管理子系统）本作业的目的旨在反映仓库库存状态的原始数据，为仓库管理提供可靠的第一手原始资料，帮助仓管人员科学、准确的进行仓库管理；12、录入销货单（门市加盟管理子系统）本作业的目的旨在通过录入门市加盟每日的销货情况，为门市加盟管理提供科学、准确的营业数据；13、录入销货单（经销批发管理子系统）本作业的目的旨在通过记录客户销货为经销批发管理提供科学、准确的管理依据；14、设置采购单据性质（采购管理子系统）本作业目的乃在生成采购系统所使用的单据如核价单,请购单,采购单,进货单及退货单的单据编号及性质15、录入采购单（采购管理子系统）本作业的目的旨在反映仓库库存状态的原始数据，通过采购品号的采购单输入为仓库管理提供可靠的第一手原始资料，帮助仓管人员科学、准确的进行仓库管理；16、录入采购变更单（采购管理子系统）保留历史采购变更记录,方便信息查询,并可将变更单打印成书面,转交相关单位或相关部门.17、录入入库单（采购管理子系统）本作业的目的旨在反映仓库库存状态的原始数据，通过采购进货的记录为仓库管理提供可靠的第一手原始资料，帮助仓管人员科学、准确的进行仓库管理；18、录入返厂单（采购管理子系统）采购进货入库的商品,在保存期间或制造过程发觉有原材质不良的状况,经与供应厂协商经同意后,将原进货商品退回供应商的作业.19、设置库存单据性质（仓库管理子系统）凡于库存系统所使用的单据如盘点单,报废单,调拨单,数量调整单等,必须先于本作业编设单据代码及相关基础信息,以方便日后交易单据输入.20、录入库存交易单（仓库管理子系统）凡非采购进货,退货,营业销售及销退,生产领料,退料,入库,委外进货退货,领料,退料的其他与库存相关的库存交易进出 (盘营损单,零星领料单,零星退料单,报废单,成本调整单....等) ,由本作业进行登录.21、录入退货单（仓库管理子系统）采购进货入库的商品,在保存期间或制造过程发觉有原材质不良的状况,经与供应厂协商经同意后,将原进货商品退回供应商的作业.22、录入调拨单（仓库管理子系统）两个仓库间品号的调拨转移,反映仓库库存的异动状态，由本作业进行登录.23、录入调仓单（仓库管理子系统）两个仓库间品号的调仓转移,反映仓库库存的异动状态，由本作业进行登录.24、设置门市加盟单据性质（50门市加盟管理子系统）设置专柜管理子系统所需使用的单据性质相关信息. 必须先由本作业编设单据代码及相关基础信息,25、录入销退单（经销批发管理子系统）对已销货出厂的商品,因某些原因客户要求退回时,请于本作业将销货退回的相关信息建档,并进行入库作业.贰、总公司全体管理之系统架构一、系统主流程：二、系统功能图三、总公司全体管理系统与其它系统的关联叁．系统中各项作业及信息字段说明一、系统总览二、库存状况明细作业■程序编号: ALLAR01■程序名称: 库存状况明细表■作业目的: 将「录入出货单」的原始信息以序时方式印成书面,作为信息检查的依据.■前序作业: 录入出货单■输入画面:■报表格式:1、仓库加总2、品号加总■字段说明:基本选项1.选择信息日期*选择录入出货单的期间；*提供 [日期快手] 的输入功能；2.统计方法：1. 品号加总2. 仓库加总默认加总方法是按品号加总3．选择品号* 按[F2]键可查询品号信息4.选择工厂* 空白表全部*按[F2]键可查询工厂信息5.选择仓库* 空白表全部* 根据传入的工厂(分公司)信息作为查询条件，按[F2]键查询查询仓库信息■报表说明:1.运行控制用户须有成本金额权限才可打印库存控制信息.2.信息处理逻辑:(1).先计算取得起止日期差异天数(差异天数=截止日期-起始日期+1)以交易明细信息档的符合条件信息逐笔计算.A、本期门市加盟（品号）出货数量由传入品号、品号数量、门市加盟出货数量求和得到；B、本期门市加盟（品号）出货金额由对金额求和得到3.信息排序:* 在选择加总方法时如果选择仓库加总则以仓库编号进行信息排序否则以品号进行信息排序4.合计* 数量、金额按每印一笔即做累加* 同一仓库的所有品号的库存数量，库存金额的加总三、库存状况明细 (尺寸横排)作业⏹程序编号 : ALLAR02⏹程序名称 : 库存状况明细表(尺寸横排)⏹输入画面 :⏹字段说明:基本选项:1.选择信息日期* 缺省默认系统日期，可更改，不可空白 * 按F2[日期快手]键可查询、选择日期2.选择品号* 空白表全部* 按[F2] 键可查询品号信息3.工厂* 按[F2] 键可查询工厂信息4.选择仓库* 按[F2] 键可查询仓库信息高级选项:1.打印成本金额* 须检查有无打印成本金额的权限，若有打印成本金额权限,则成本金额可更改, 否则成本金额不可更改* 仅能选择是和否信息处理 :1.权限处理说明 :该作业程序有权限处理功能：*若程序作业者具有查看和处理售价和成本（所有单位成本、金额字段）的权限，则可以查看和处理售价和成本2.信息排序* 以仓库编号＋品号进行信息排序；3.报表栏位处理说明：*1.处理品号库存单身档中的每一笔数据：* 货号= 从共用参数设置档.货号开始位置取品号库存单身档.品号的共用参数设置档.货号长度位* 颜色= 从共用参数设置档.颜色开始位置取品号库存单身档.品号的共用参数设置档.颜色长度位* 尺寸长度 = 从共用参数设置档.尺寸开始位置取品号库存单身档.品号的共用参数设置档.尺寸长度位*. 金额=合计*单位成本*. 打印成本金额='Y'才打印.* 例子：12．品号库存单身档中有如下数据：3．共用参数设置档中有如下数据：4．报表处理结果如下：四、进销存统计表作业⏹程序编号: ALLAR03⏹程序名称 : 进销存统计表⏹输入画面 :⏹报表格式 :⏹字段说明:基本选项:1.选择日期* 缺省默认系统日期，可更改，不可空白 * 按F2[日期快手]键可查询、选择日期2.大类* 按F2键可查询、选择大类信息3.选择品号* 空白表全部* 按F2键可查询、选择品号信息 (根据大类查询）4.工厂* 空白表全部* 按F2键可查询、选择工厂信息5.选择仓库* 空白表全部* 按F2键可查询、选择仓库信息 (根据工厂查询）高级选项:1.打印各库明细* 缺省状态下默认是可打印各库明细* 仅能选择Y/N2.打印期初为零及当期无交易* 仅能选择Y/N* 缺省状态下默认为 N* 如果选择「打印期初为零且当期无交易」='N'，则可以使用「仅打印当期有交易」的功能，否则该功能不能使用。