供应链管理之交付管理规范

供应链管理之交付管理规范

第一节总则

1. 目的：为确保公司向客户提供的产品或服务满足客户需求，提升公司按期交付能力，维护公

司信誉，规范企业交付管理作业，特制定本规范。

2. 范围：适用于公司向内和向外交付的一切产品和服务。

3. 权责单位：

3.1 供应链负责本规范的制定、修改、废止之起草工作。

3.2 总经理负责本规范的制定、修改、废止之核准。

第二节工作职责

4.1销售部：负责对客户的接单、跟单、安排交发货，协调处理产品交发过程中的各种问题，确

保产品或服务能及时交付给客户，并能及时在客户ERP系统做验收入库。

4.2采购部：负责对客户需求产品或服务的订货、跟单、协调供应商交货过程中的各种问题，确保产品或服务能及时入库，并能在公司ERP系统中做入库。

4.3品质部：负责对供应商交付的产品进行检验和确认，确保来料入库的产品合格，交付给客户的产品符合客户品质要求。

4.4仓储物流部：负责对供应商交付的产品进行清点查收、分类保管，并按销售部的交货排程，安排车辆及人员运输合格产品交付至客户指定地点（指定位置）、指定人员接收。

第三节产品交付能力的监控

5.1销售部：

5.1.1订单接收：销售部跟单人员负责客户订单接收，根据客户的订单、合同要求，接单24H内在ERPERP系统制定“销售订单”，确认并扣除现有库存情况后，将请购单下转至供应链。

5.1.2库存扣减：销售部对每一个订单需求均应检查确认当期需交付产品的库存量并扣减有效库存，并跟踪确认整个订单能否准时交付，当出现可能导致延误交付的情况时，应立即召集公司相关部门制定紧急措施，确保交付达成。

5.1.3订单变更：销售人员在客户约定交货期间内取消或变更订单数量或交期的，应在客户通知变更当日以邮件方式正式通知供应链采购部相关人员，并向采购人员确认是否可以取消或变更订单数量与交期，确认结果需及时反馈客户。

5.1.4交期确认：当公司采购部回复交期不能达成满足客户要求时，销售人员应与供应链相关人员确认清楚原因，并寻求先关人员支持争取实现客户要求，如最终仍不能达到要求即应在收到信息当日以邮件方式正式知会客户，并与客户确定好双方可接受新交期。

5.1.5交付跟进：销售部负责记录及统筹客户所有订单的交付情况，包括产品名称、规格型号、数量、交付时间、交付地点、指定收货人信息等，并就交付过程中的问题适时与客户进行信息沟通，以确保为客户做好交付服务。

5.1.6交货安排：销售发货执行T-1交货，销售部跟单人员需在发货提前一天打印U8销售送货单和标签给仓库备货，并跟仓库做好实际备货情况确认对接，备货完成打印客户规定的送货单安排发货。

5.1.7退换货处理：销售人员在收到客户要求退换货的需求信息时，需及时确认退换货原因，并在收到信息当日以邮件方式正式通知公司品质部和采购部予以确认处理。销售人员需跟进退换货流程，直至客户最终接受满意为止。

5.2采购部：

5.2.1生产采购订单：采购部在收到请购单后，需在24H内在ERP系统中请购单下转为“采购单”或“采购合同”，并在48H内传至供应商。

5.2.2订单确认：所有采购订单，原则上采购部要求供应商在1个工作日内给予回复或确认；任何情况下，供应商都必须在2个工作日（一周按标准5天工作制）之内确认回传或回复接单意见反馈，否则默认为正常接单和无异议。

5.2.3急单处理：若遇公司货期紧急或紧要重大采购项目时，采购部需要求供应商积极配合，尽最大能力满足公司及关联公司的紧急采购要求。

5.2.4交期管理：当供应商回复采购订单交期不能达成客户要求时，采购人员需与供应商确认清楚不能如期交付的原因，并通过各种方式和渠道协助供应商达成交期。采购人员在收到供应商反馈信息当日需以邮件方式正式知会销售部相关人员，并跟进销售人员与客户的确认结果。

5.2.5延期交付措施：当销售人员回复客户不接受延期交付时，采购人员应及时采取应急措施予以处理，包括使用备用供应商、同行调货、替代品确认等（若是替代品牌，需由销售部与客户沟通，取得客户同意方可使用替代品）。若仍不能处理妥当，需及时向上级主管、经理、总监汇报。采购部主管、经理、总监在收到此类信息时，需适时进行沟通协调解决，直至客户满意为止。

5.2.6供方管控：采购部需对订单交付记录进行统筹及分析，对不能如期交付的供应商进行绩效分类管理，并同时加强对供应商的辅导及督促改善。对连续三个月交付不达标供应商，适用供应商退出机制。

5.2.7来货不良品处理：采购部收到品质部对供应商来料检验不合格的通知，需在收到异常单24H 内予以处理并回复处理方案，并跟进处理至关闭为止。原则上不良处理完成的时间，以来影响客户接受的交期为准。

5.2.8客户退换货处理：采购部在接收到销售反馈客户需退换货产品的信息时，需在收到信息当日联络供应商确认处理方案，并及时沟通跟进至事件处理完成、客户满意为止。

5.2.9交货管理：采购部发送《供应商交货管理须知》至所有交易供应商，并要求供应商严格按《供应商交货管理须知》执行。经客户或销售部同意，由供应商直接送货到客户处，或由第三方发货的，采购人员需跟踪厂商交付至客户接收为止。对于客户要求送至指定地点指定位置才能接收的货物，采购员需明确告知供应商按客户要求执行（特别对于外区送货，在《价格管理规范》中，有对询报价时，即要求供应商报价包含物流卸货并送至客户指定地点&指定位置的费用）。

5.2.10商品停产管理：供应商向采购部反馈已停产的产品，采购部需请厂商提供正式停产通知，说明其产品品牌、规格型号、停产日期，并请厂商同时提供其升级产品或替代产品的品牌、规格型号、产品规格书、相关资质证明、价格信息等。采购部需及时将厂商反馈之停产相关信息发送相关联部门知悉，并同步申请ERP商品编码“停产”标识（停产并不代表停用）。

5.3品质部：

5.3.1来货检验：品质部按客户要求，对供应商交付的产品进行检验，包括其品名、规格型号、品牌、尺寸、数量、包装要求等，对于客户有特殊要求的产品，品质部需注意特别列入检验范围。对于品牌产品需加强其品牌标识的来料检验。

5.3.2异常处理：对于检验不合格的产品，品质部启动“来料异常处理程序”，在检验出不良当日发出“来料异常处理单”，由采购部、销售部、供应链高层确认处理完成流程。

5.3.3数据统计：品质部需按月对交付品质数据进行统筹分析，对交付品质不达标供应商，执行特别管理程序，协同采购部对供应商品质绩效进行考核，并同时加强对供应商的辅导及督促改善。连续三个月交付品质不达标供应商，适用供应商退出机制。

5.4仓储物流部：

5.4.1来货点收：储物流部在供应商送货时，需及时核查供应商送货单与实物，确认产品品名、规格型号、品牌、尺寸、包装要求等正确，及时清点产品数量（包装箱数、交付总数），核对送货单与实物相符，若有异常，需及时提报部门主管并知会采购部、品质部予以处理。

5.4.2配送安排：仓储物流部需按照销售交货排期要求，及时安排人员和车辆予以配合，包括产品的清点、包装、装卸、搬运、运输等。

5.4.3异常处理：仓储物流部需保障运送过程中货物的安全，不能出现丢失、损坏、遗漏等现象，若有异常，需及时提报部门主管，由部门主管协调相关部门予以处理，并同时向供应链经理、总监报告。若运输过程中出现严重违反公司规定、侵害公司利益的行为，则报公司行政管理部予以处理。

5.4.4配送要求：仓储物流部送货人员代表公司形象，需着装整洁，与客户交接货物时举止文明、用语礼貌。若交付过程中出现任何自身不能确定及解决的问题，需及时报告部门主管，并由部门主管销售部、采购部等相关部门沟通协调解决，若遇重大事项，部门主管需向供应链经理、总监报告。第四节产品交付前的控制

6.1产品的包装：

6.1.1根据客户包装要求、运输距离、产品特性，选择适宜的包装方式。产品外包装，以不影响产品本身品质、不影响运输、符合客户要求为标准。

6.1.2产品在周转箱（盒）内堆置高度须低于周转箱（盒）本身高度，以免堆置时上面周转箱（盒）的底部压伤、压坏产品。

6.1.3使用能承受堆置纸箱盛装产品时，产品在纸箱内堆置高度不可高于纸箱口；重的产品放在下层，轻的产品放在上层，以避免上箱重量压伤、压坏下箱产品；纸箱堆叠层数按箱上标识确定。

6.1.4使用塑料油桶对溶剂类物品、化学药品、有毒物品、腐蚀性物品等在搬运时，需取适当的塑料桶盛装并标识后方可进行搬运。

6.1.5对于厂商直送客户或由第三方发货的产品，采购部需发送《供应商交货管理须知》至各供应商，让供应商明确交货外包装之要求及注意事项。

6.1.6若客户对产品包装有特殊或指定要求，销售应在发货前及时转达采购部，并由采购人员及时知会供应商按客户要求进行包装作业。

6.2产品的储存

6.2.1贮存、保护的环境条件，由仓储物流部根据产品的特性、产品技术条件以及国家有关法规法令，确定适宜的库房环境条件要求。

6.2.2对温度、湿度有要求的仓库，必须按规定进行控制，保管人员应做好监控和记录。

6.2.3产品的贮存按型号、批次号进行摆放和管理，并做好物料标识，严格按先进先出原则进行发放。

6.2.4对化学药品、易燃、易爆、有毒物品、有腐蚀性等危险品应进行适当距离的隔离存放。

6.2.5对有保管期限的器材应提前一个月进行隔离和标识，同时上报单位领导及时处理，超过贮存期的产品按不合格产品处理方式申请报废或折价处理。

6.2.6仓库每月对仓库库存进行盘点，以确保账、物一致。应每半年一次对仓库所有贮存的产品、物料作大盘点，并且由品质部进行质量抽样查核（抽样的比例由各库房按所查核产品、材料的数量大小决定），以便及时发现仓库中贮存的产品、材料变质、损坏情况。并将查核的结果做好记录和报告。

6.2.6.1如产品、物料的质量为异常（包括有时效性限制的产品保存期限过期），则由检验人员按开具纠正与预防措施报告知会仓库，要求其进行原因分析和提出纠正措施，同时以“不合格品”标牌对其进行标识并移入不合格品区进行隔离。

6.2.6.2如产品、物料为质量异常经返工/返修后仍不能成为合格品时，则由仓库按不良品进行处理。同时作好台帐与标识卡记录。

6.2.7产品和零组件不准直接摆放在地面上，必须装在箱中或放在架上。

6.2.8仓库内要有醒目的防火标识和足够的消防器材。保管员应做到在每日下班前对库房全面检查，消灭事故隐患。

6.3产品的搬运

6.3.1各搬运人员，应视搬运对象的状况，选择适当搬运工具，并将产品整齐摆放于指定区域。

6.3.2搬运化学药品、有毒、腐蚀性物品时，应使用防护劳保工具。

6.3.3手推车、工艺小车、手动叉车搬运必须堆置平衡，重的物品应放置于下方，以避免物品掉落。物品重量不可超过手车辆额定重量。产品堆置高度不可妨碍推车人的视线，宽度不可宽于行经路线，以避免碰撞。应以安全速度匀速推车，以避免速度过快而将其翻倒。

6.3.4叉车、微型货车搬运：

6.3.4.1叉车、微型货车司机应持有国家承认的驾驶执照。

6.3.4.2驾驶叉车、微型货车需注意路面及行人情况，控制车速，以确保安全。

6.3.5厂外搬运：当所需搬运的产品、材料重量超出本公司搬运能力时，由仓储物流部申请获供应链经理、总监批准后，由采购部询洽外部合格的交通运输搬运公司，并与之签订具有法律效力的服务合约，同时对其进行定期考核（指定的航运公司除外）。

6.3.6搬运过程中异常状况处理：若产品在搬运过程中有损坏（包括外包装）、变质时，应对搬运部门进行原因调查并追究相关人员的责任。

6.3.7厂内搬运时出现搬运过程中的质量异常状况，此产品须经检验人员作产品质量检测并确认合格后方可进入下一流程，若产品经重新检验仍不合格时由仓储物流部按不良品进行作业和处理。

6.3.8厂外搬运时出现搬运过程中的质量异常状况，则由采购部（必要时会同品质部）要求外部交通运输公司按合约做出相关处理。

第五节产品交付

7.1销售部需建立产品交付监控管理体系，其内容必须包括：每批产品交付时，产品从公司发出到达各顾客目的地所需的时间、运输方式和数量以及质量，以及在交付过程中发生突发性事件时其应急处理措施和方法等。

7.2产品交付监控的内容登记在“产品交付监控统计表”中。

7.3当采购、运输等任一环节出问题使公司未能按顾客的要求进行100%按期发货时，销售部应与客户或需求人及时沟通，以取得客户的谅解，并按客户的要求进行处理，同时报部门主管或经理，并由其召集相关责任部门进行检讨，要求相关部门针对其作原因分析和提出纠正和改善措施；对产品交付所造成的发货超额运费，由销售部将其记录于“产品交付监控统计表”中。

7.4由销售部统一安排发货任务，外区或第三方发货，销售部提供送货单，由采购部传达供应商进行安排。

7.5产品交付应有对产品质量的防护措施，这种防护应延续到交付用户的目的地，对此要求，必须包括运输过程在内的防护措施，如防磕碰、防变形、防丢失等。

7.6应随货附带质量保证书、自检报告等，并按顾客指定的格式填写。

7.7与产品交付管理有关的质量记录，由各品质部归档管理.

7.8供应商交货直发各销售办的，各销售办在收到厂商货物核对送货单无误后，需在两个工作日内在ERP系统做入库处理。经客户或销售确认同意，供应商直发客户端的，采购跟进货物派送到客户端并要求厂商于送货后两日内回传签回的送货单，销售需跟进客户做入库处理。

***有限公司