公文管理制度红头文件

北京嘉润繁荣服装服饰有限公司文件嘉润总字【2013】第1号签发人：

公文管理制度

目录

一、目的——————————————————————————2

二、适用范围————————————————————————2

三、管理原则和目标——————————————————————2

四、释义——————————————————————————2

第一部分制度类行文管理————————————————————3

一、行文规则—————————————————————————3

二、发文管理流程————————————————————————3

三、公文管理流程————————————————————————5

四、公文上报、汇编、台帐整理——————————————————5

第二部分一般类文件行文管理——————————————————6

一、文件编号规则———————————————————————6

二、公司制度文件格式—————————————————————6

三、图表文件—————————————————————————8

四、文件再版—————————————————————————8

第三部分发文管理细则—————————————————————9

附件：

附件一：发文流程图——————————————————————10

附件二：发文审批表——————————————————————11

附件三：嘉润繁荣红头文件模板—————————————————12

附件四：嘉润繁荣发文编号———————————————————13

附件五：文件存档记录—————————————————————15

附件六：2013年文件发放登记表—————————————————16

附件七：文件发放签字确认表——————————————————17

北京嘉润繁荣服装服饰有限公司

公文管理制度

一、目的

为规范嘉润繁荣的公文管理工作，适应嘉润繁荣整体发展，提高公文发放质量，确保各类文件下发的规范性、严肃性，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于北京嘉润繁荣服装服饰有限公司各部门。

三、管理原则和目标

公文管理应当坚持实用、精简、高效的原则；公文管理应体现流程规范、职责明确、准确及时、保守机密，促进发展的工作目标。

四、释义

公文：本制度中的公文是指嘉润繁荣的总经办，为进行管理工作制定和发布的具有规范体式的正式公文及相关档案、资料。

第一部分制度类行文管理

一、行文规则

（一）各部门发文应当却有必要、注重效用、应一事一文。

（二）各部门发文由总经办统一格式、编号等，进行发文。

（三）同类功能制度颁布，旧制度自行失效。

二、发文管理流程

本制度规定的发文流程包括两大类：制度类文件，包括拟稿、审核、汇签、签发、下发、归档等程序；公司各部门应严格按照“嘉润繁荣发文流程图”（附件一），填写《发文审批表》（附件二）执行。凡未按程序办理的公文，不得下发。

（一）拟稿

1、拟稿部门：制度类公文拟稿由各部门指定人员拟稿。

2、拟稿要求：拟稿格式应严格按照“嘉润繁荣红头文件模板”（附件三）执行。

3、制度类红头文件由眉首、正文、版记三部分组成。

（1）眉首：由发文单位标识、发文编号等部分组成。

①发文单位标识应使用发文部门全称或者规范化简称，如“文件”字样。

②发文字号应当包括部门代字、年份、序号（参见附件四）。

（2）正文：由标题、部门名称、文件正文、附件说明、成文日期、落款等部分组成。

①文件标题应当准确扼要地概括文件的主要内容并标明文种。

②正式结构层次序号：第一层为“一”、第二层为“（一）”

第三层为“1、”、第四层为“（1）”。

③文件如有附件，应在正文中体现并注明附件序号。

④成文日期以最后签发日期为准。

⑤文件落款应当有总经理签字或加盖公章等印记。

版记：由主题词、主/抄送部门、下发部门、下发日期等部分组成。

①文件应当标注主题词。

②抄报：即所发文件需让上级领导知晓，只能向上一级，原则上不允许越级上报。

③主送部门：即执行文件的部门，应使用其全称或者规范化简称。

④抄送部门：即除主送部门外应知晓文件的其他部门，应使用其全称或规范化简称。（二）审核流程

（1）申请：文稿拟就后，拟稿人应填写《发文审批表》，详细填写文件标题、拟稿部门、发送范围、申请日期、签字、编号等。

（2）审核：文件应由文件主办部门的负责人审核签字，如未审核批准，应退回拟稿人修改或重新拟稿。

（3）汇签：如有协助部门，有协助部门负责人阅后签字。

（4）签发：由总经理审批签发。如因特殊情况，领导无法及时在《发文审批表》上签署意见的，可先通过电话请示同意签发后，再让领导补签字。

（5）下发：由总经办负责下发，发文部门拟稿人负责各部门文件签阅整理，各部门填写《文件发放签字确认表》（附件七）至多2个工作日内完成，报总经办存档。（6）归档：由总经办负责将校对签字的发文稿原件和《发文审批表》整理、保存、归档。

三、公文管理流程

本制度规定的公文流程包括收文、登记、批办、归档等程序，各部门应遵照执行。（一）登记：总经办收文负责人收到《发文审批表》后将发文部门、文件编号、文件标题、涉及部门等事项详细登记在《部2013年文件发放登记表》（附件六）中。