档案异地保管服务投标书模板

第一章技术部分

1 、对本项目服务总体要求的理解

项目概况:

项目编号：

项目名称：XX市不动产登记中心档案异地存放项目项目内容：档案异地存放项目

采购方：XX市不动产登记中心项目说明：

一、项目价值

档案第三方外包托管服务，是近些年兴起的服务，利用专业的管理手段、软件、人员为委托人提供进行整理、存储的服务。随着中国经济的快速增长，公司企业、社会团体和自然人产生了大量档案，档案保管外包服务应运而生。但由于外包服务机构的保管条件、管理设施参差不齐等因素，导致档案管理不规范现象较为严重。利用这种服务，不仅节约了存放空间，还大大提高了档案在使用过程中的使用效率。档案管理上通过专业的人和手段，让档案在保存期限等到了延长，档案使用更加便利。使档案工作管理水平，向统一化、规模化、集约化的档案管理模式迈出坚实的步伐。

二、项目需求

1、档案存放使用面积不低于1400 平方米,且档案存放量不少于32800 标准箱。具体以实际数量为准。档案应集中存放。2019 年的使用面积约800 平方米, 但不得低于此面积的95% (须提供第三方测量机构的面积测量报告),档案存放量不少于18000 标准箱,采购预算75 万元；后两年均不低于1400 平方米(须在开始存放前提供第三方测量机构的面积测量报告),采购预算以实际拨付金额为准。

2、本项目费用包含但不限于XX市不动产登记中心档案异地存放的库房装

修改建费、仓储费、保管费、搬运装卸费、装箱耗材费、调阅及递送费、人工费等,为全包价。

3、投标人须对招标文件中提出的服务内容和各项要求做出明确的承诺,说明是否可以达到相应的标准以及如何达到；相关服务承诺必须真实可靠。

4、本项目涉及XX市不动产登记中心档案异地存放保管服务项目仓储费、搬运费、装箱耗材费、人工费、调阅费等为含税总包价，预算金额2979299.00元，项目最高限价2976299.00 元。本项目档案存放使用面积不低于1400 平方米，且档案存放量不少于32800 标准箱。档案要求集中存放。2019 年的使用面积约800 平方米,但不得低于此面积的95%（须提供第三方测量机构的面积测量报告），档案存放量不少于18000 标准箱，采购预算75 万元；后两年均不低于1400 平方米（须在开始存放前提供第三方测量机构的面积测量报告），采购预算以实际拨付金额为准。

5、本项目费用包含但不限于XX市不动产登记中心档案异地存放的库房装修改建费、仓储费、保管费、搬运装卸费、装箱耗材费、调阅及递送费、人工费等，为全包价。

6、投标人须对招标文件中提出的服务内容和各项要求做出明确的承诺，说明是否可以达到相应的标准以及如何达到；相关服务承诺必须真实可靠。

7、档案库房必须在XX市辖区内进行选择(开标时需提供房屋租赁合同或其他证明材料)。

8、合同签订后10 天内，完成12000 箱档案入库工作。档案库房应单独为采购人所使用，且投标人必须严格按照采购人的档案管理制度要求使用档案管理系统对所存储的档案进行科学管理。

9、档案装具应满足档案存储、保护及其使用功能的需求，需使用存放档案的专用密集柜。

10、档案库房采用七氟丙烷灭火系统。档案库房应设置烟感温感自动消防系统和应急照明设备，严禁水喷淋。

三、服务要求

1、根据采购人对档案库房的整体要求，XX弘信科技有限公司（以下简称优储®）目前拥有两处档案库房（7500m2），均位于XX市城阳区，于2012 年投入使用。两处库房均按照功能分为库房区、档案臭氧杀菌区、办公区（档案人员整理工作区）、调阅服务区，库房设置相对独立，由专人管理，建立健全了岗位责任制，明确了工作任务和职责，配备了 5 名安保人员进行24 小时全天候值班值守。严格按照档案工作要求使用档案管理系统对所存储的档案进行科学管理。档案库房已经过城阳区消防大队备案，并验收合格。

2、根据采购人对档案库房设计的要求，优储®档案库房建设构造坚固耐久，库内配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温、防泄密十项防护措施；采用标准档案纸箱统一存放于密集柜；配置报警、监控等安防系统；由第三方专业消杀机构对库房内进行消杀作业，并对周围的蚊蝇鼠害进行专业化综合防治。

3、根据采购人对库内设施配备的要求，优储®库房内严禁烟火，不得存放易燃、易爆等物；设置烟感温感自动消防系统和应急照明设备，严禁水喷淋，采用七氟丙烷灭火装置；经常检查库内电气设备及线路，出入库房注意关闭电源开关，关好门窗，库区电源总开关设于库区外，设有防止漏电的安全保护装置；配备烟感探测器、温感探测器、手动报警装置、放气指示灯、紧急启停按钮等报警设备；库房外配备红外线全球形监控探头进行实时监控，库房内配备200 万像素的红外线高清监控摄像头进行实时监控；配备变频中央空调提供达标的温度控制（16℃-22℃），档案库房在选定温、湿度后，每昼夜温度波动幅度不得大于±2℃，相对湿度波动幅度不得大于±5%。

4、根据采购人对档案装具的要求，优储®提供的档案箱采用A 级箱板纸内含高强度防潮瓦楞纸，尺寸长43 厘米，宽36 厘米，高26 厘米。综上，优储®档案库房符合采购人对环境、交通条件、基础设施条件、使用便利条件、建筑条件、档案库房设计、库内设施配备、消防系统技术及安防系统技术的要求。优储®承诺按照XX市不动产登记中心档案异地存放项目的要求，提供符合要求的专业档案库房、硬件设施、管理人员、管理系统，并提供专业、安全、优质、

高效的档案存储及配套服务，从而为采购人解决档案存储空间不足、人力资源占用较多的问题。

2、服务方案

服务方案

XX弘信科技有限公司（以下简称“优储®”）是XX华通国有资本运营（集团）有限责任公司的子公司，作为专业化的档案存储运营服务商，配备标准化的档案库房，同时创建了档案管理服务品牌——优储®，始终致力于为党政机关、企事业单位提供专业化的档案存储管理服务，服务范围包括：档案保管、档案信息管理、档案库房租赁、文件扫描、文件录入、文件销毁等。优储®凭借标准化的档案库房、智能化的信息系统、专业化的管理团队和灵活的存储方式，可以有针对性地满足党政机关、金融、建筑、医疗等各行业的档案存储需求。

优储®以承担XX市不动产登记中心档案异地存放项目为荣，将始终秉承“以品质求生存，以信誉求发展，以服务求市场”的发展理念，坚决贯彻“安全第一、预防为主”的安全方针，本着“专业、安全、优质、高效”的原则，认真执行各项档案库房管理标准，以切实满足采购人对档案异地存放项目的各项服务要求。提供一下方案：

一、库房硬件设施配置

目前，优储®拥有两处档案库房，面积共7500 ㎡，分别位于XX市城阳区南流路9 号和城阳区春阳路青大工业园内，两处库房建筑安全规范，库房设置相对独立，按照功能分为库房区、档案臭氧杀菌区、办公区（档案人员整理工作区）、调阅服务区；具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温、防泄密十项防护措施。

1.消防灭火系统：

库房内配有七氟丙烷气体灭火系统、烟感温感系统，由第三方消防维保单位每月对库房所有消防施进行检查保养，确保设备使用安全可靠；档案库房建设工程（设计及竣工）已在城阳区消防大队备案，并验收合格。