(最新整理)会议接待流程及准备工作

(完整)会议接待流程及准备工作

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会议接待流程及准备工作

一、会议前期工作

1、根据客户的要求，作出初步计划和建议书，安排好客户考察，踩线的接待工作,协调有关关系。

2、协助客户最终确定接待单位和考察路线,务求高质量、低价位.

3、代表客户与各有关单位洽谈，签订有关合同协议.

4、制订完善的接待计划，交客户审定.

5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作。

二、接送站、司机服务

1、人员:根据会务要求,由营销部经理率领专业会务工作人员分别负责火车站、机场接送站工作.

2、车辆：有计划有偿提供各类汽车接送站.

3、接待标准：(1）提前举牌候客。（2)接待人员规范服务。（3)重要客户、领导由公司老总进站台或机场鲜花接送，必要时请相关领导和媒体出面迎送并警车开道。（4）24小时服务.

三、报到、返程服务

1、选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作；

2、提前做好返程票源的准备工作，并准备酒店功能表，火车、飞机时刻价目表,返程票预订建议书.

3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

4、24小时解答客户咨询，完成会务组随时交给的其它任务.

备注：机票:可根据客户要求代办，免收手续费.

火车票:无论多少人都能100%保证（包括节假日期间）.手续费:收5元/张(异地手续费按采购成本计算）

四、文秘、宣传服务

1、可提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用.

2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员，一名熟悉当地情况的秘书，随会服务。

3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表，领导席位表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作。

五、财务服务

1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作；

2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况，精打细算，节约开支.

六、酒店服务

1、提前20天签订会议接待协议，明确、详细、严格规范责任和义务.

2、酒店营销部经理全程跟会，具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

3、提前做好会议报到,控房，临时用餐、用车、车辆摆放，酒店安全保卫等方面的工作。

4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果，酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。

5、每日及时签任房态、用餐及其它消费情况，协助客房结帐，为客房提供其它财务服务。

6、完成客户会务组交给的其它工作.

七、保安服务

1、酒店内部保安按酒店要求，加强警卫，确保会议期间汽车进出通畅，人身财产绝对安全。

2、旅游期间根据需要可安排警车开道，重点领导可安排全程贴身护卫.

3、接送站及推荐的社会娱乐场所，提前做好安全警卫工作。

4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作.

八、总结、结算服务

1、协助会务组、旅行社、车队等相关单位结算，搞好客户结算。

2、按会务组要求做好财务清理、清退工作，视情况对友好协助单位示谢。

3、征求客户意见，认真圆满地欢送最后一名客人。

4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

5、未尽事宜，友好协商。