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文档管理基本概念4

文档管理Document Management

文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。

文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。文档管理既是一项应用广泛的日常性工作，同时又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说，做好文件档案的归档管理工作，能够及时提供企业所需的第一手资料，促使企业的健康发展，提高企业的管理水平，也为企业运行机制的监督管理提供了必须的资料，有利于内、外部的监督管理。

文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、广告代理公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中最为有用。

随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档

存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

文档载体的变化

企业文档载体，即企业文档的记录材质和方式。在企业实现计算机全程管理后，文档已从之前单一的纸质化留存向信息数据的电子化传递、处理转变，电子文件开始凸显其重要地位，以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件具有以下几种特性：它不再是直观的纸质文件，需要借助现代办公设备才能阅读利用；可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；是可共享的，也不再受时间和距离的影响；保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，因此保存电子文档要比保存纸质文档方便、省时、省力。

文档分类的变化

在纸质文档时期，企业档案一般有文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方式，随着企业信息集成系统的形成和使用，企业档案信息分散在管理系统中的几个模块、流程里，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，各企业档案信息的分类不尽相同，分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更

科学、更规范。

文档保存归档的变化

因纸质文档和电子文档材质特性的不同，企业文档的保存也发生了很大的变化。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能

被鉴定、保存、编目或者提供利用”。因此企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。企业文档的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是经过档案人员鉴定归档的企业文档信息将以电子文档的形式进行保存。

通过以上的变化，我们可以明显看出文档管理工作发展的新趋势，即加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化。这是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。就企业来说，企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。因此根据企业文档管理应用计算机技术的程度和水平，将其划分为不同的阶段，电子文档是文档管理工作发展的目标方向和最终阶段。