纸质档案管理规范
电子及纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理。
第三条我单位档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级负责；（三）真实、准确、完整、安全；（四）规范、高效、便捷。
第二章电子档案管理第四条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的档案。
第五条电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《电子档案管理办法》执行。
第六条电子档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第七条电子档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第八条电子档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第九条电子档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十条电子档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第三章纸质档案管理第十一条纸质档案是指以纸质形式存储、处理的档案。
第十二条纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《纸质档案管理办法》执行。
第十三条纸质档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第十四条纸质档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第十五条纸质档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第十六条纸质档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十七条纸质档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第四章档案信息化建设第十八条我单位应加强档案信息化建设，提高档案管理水平和利用效率。
第十九条建立健全档案信息化基础设施，提高档案管理信息化水平。
第二十条推进档案信息化与业务工作深度融合，实现档案资源的共享和利用。
第五章档案安全与保密第二十一条档案安全与保密工作是我单位档案管理的重要任务。
第二十二条建立健全档案安全与保密制度，加强档案安全与保密管理。
电子及纸质档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子及纸质档案的管理，包括但不限于公司文件、合同、技术资料、财务报表、人事档案等。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗失、损坏或篡改；2. 准确性原则：确保档案内容的准确性，不得有虚假、错误信息；3. 系统性原则：确保档案的分类、整理、归档和检索的科学性；4. 安全性原则：确保档案的保密性、完整性和可用性；5. 可持续性原则：确保档案管理工作的长期稳定和发展。
第二章档案分类与编码第四条档案分类应按照国家档案分类标准，结合公司实际情况进行划分。
档案分类应遵循以下要求：1. 分类科学合理，便于检索；2. 分类体系稳定，便于长期管理；3. 分类方法统一，便于交流与合作。
第五条档案编码应遵循国家档案编码标准，结合公司实际情况进行编制。
档案编码应遵循以下要求：1. 编码简单明了，便于记忆；2. 编码体系稳定，便于长期管理；3. 编码方法统一，便于交流与合作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应按照档案分类和编码要求，及时、全面地收集各类档案。
档案收集应遵循以下要求：1. 收集范围明确，确保档案的完整性；2. 收集渠道畅通，确保档案的及时性；3. 收集质量高，确保档案的准确性。
第七条档案整理应按照档案分类和编码要求，对收集到的档案进行分类、整理、归档。
档案整理应遵循以下要求：1. 分类清晰，便于检索；2. 编号规范，便于检索；3. 顺序合理，便于检索；4. 装订整齐，便于保管。
第四章档案归档与保管第八条档案归档应按照档案分类和编码要求，将整理好的档案及时归档。
档案归档应遵循以下要求：1. 归档及时，确保档案的完整性；2. 归档规范，确保档案的准确性；3. 归档有序，便于检索。
第九条档案保管应按照档案分类和编码要求，对归档的档案进行分类、编号、上架、存放。
规范员工纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。
2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。
4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。
第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。
2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。
3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。
第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。
2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。
3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。
第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。
第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。
2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。
3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。
第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。
2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。
3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。
第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。
2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。
第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。
第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
纸质档案规范管理制度范文
纸质档案规范管理制度范文纸质档案规范管理制度一、总则纸质档案规范管理制度的制定目的是为了规范纸质档案的管理，保护纸质档案的完整性和可靠性，确保档案的有效利用和长期保存。
本制度适用于本单位的各级档案管理员和档案使用人员。
二、档案管理的基本原则1. 法律性原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，严格遵循档案管理的规定和要求。
2. 隐私性原则：尊重个人隐私，对涉及个人隐私的档案材料进行保密处理。
3. 审查性原则：建立档案审核制度，确保档案的真实性和可信度。
4. 整理性原则：及时对档案进行整理、分类和编目工作，确保档案的有序性和易查性。
三、档案管理的组织机构和职责1. 档案管理部门的设立和职责1.1 档案管理部门应当根据单位的实际情况设立，负责全面管理和协调处理本单位的纸质档案工作。
1.2 档案管理部门的职责包括：制定和修订档案管理相关制度和规定；组织档案的收集、整理、编目和归档；提供档案查询、借阅和复制服务；监督档案的安全保管和长期保存。
2. 档案管理员的职责2.1 档案管理员应具备相关的档案管理知识和技能，负责本单位纸质档案的管理和服务工作。
2.2 档案管理员的职责包括：负责档案的收集、整理、编目和归档工作；制定档案检索标准和查询规则；处理档案借阅、调阅和复制请求；监督档案安全和保管工作。
四、档案的收集与整理1. 档案的收集1.1 档案管理员应定期或随时向全体员工征集本单位的纸质档案，确保档案的及时更新和完整性。
1.2 档案收集工作应遵循以下原则：核对和登记档案的来源和去向；明确档案的类别和年限；规范档案的编号和命名规则；确保档案的安全运输和存储。
2. 档案的整理2.1 档案管理员应根据档案的性质和用途，对档案进行分类和整理，确保档案的有序性和易查性。
2.2 档案的整理工作应遵循以下原则：制定整理方案和计划；清理和排列档案文件；编制和更新目录和索引；修复和整顿损坏或混乱的档案；清除档案中的冗余材料。
五、档案的存储与保管1. 档案存储的条件1.1 档案存储场所应符合有关规定，确保档案安全和环境适宜。
人员纸质档案管理制度
一、总则为了规范人员纸质档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 人员纸质档案包括：个人基本信息、人事档案、劳动合同、奖惩记录、职称评定、培训记录、离职证明等。
2. 档案管理范围涵盖全体员工，包括在职、离职人员。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）档案收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性的原则。
（2）各部门应按照规定时间将员工纸质档案材料报送至档案管理部门。
（3）档案管理部门对收集到的档案材料进行审核、整理、归档。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循统一标准，分类有序。
（2）档案整理应确保档案内容的真实性、准确性和完整性。
（3）档案整理后，应按照档案目录进行编号、装订。
3. 档案保管（1）档案保管应确保档案实体和信息安全。
（2）档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防高温等条件。
（3）档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
4. 档案查阅（1）档案查阅应遵循合法、合规、合理、公开的原则。
（2）查阅档案需填写查阅申请，经审批后方可查阅。
（3）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
5. 档案利用（1）档案利用应遵循档案法律法规，确保档案安全。
（2）档案管理部门应根据单位工作需要，提供档案利用服务。
（3）档案利用应遵循档案保密规定，不得泄露档案内容。
四、档案销毁1. 档案销毁应遵循档案法律法规，确保档案安全。
2. 档案销毁前，应进行严格审核，确保档案无利用价值。
3. 档案销毁应采取焚烧、粉碎等方式，确保档案内容无法恢复。
4. 档案销毁后，应做好销毁记录，存档备查。
五、档案管理责任1. 档案管理部门负责人员纸质档案的收集、整理、保管、查阅、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案安全、完整。
纸质类档案管理制度范文
第一章总则第一条为加强公司纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有纸质档案的管理工作，包括文件、资料、报表、照片、图纸等。
第二章档案分类与编号第三条公司纸质档案分为以下类别：1. 行政档案：包括公司规章制度、会议记录、公文、人事档案等。
2. 技术档案：包括产品设计文件、工艺文件、设备档案等。
3. 财务档案：包括财务报表、凭证、审计报告等。
4. 生产经营档案：包括生产计划、销售记录、合同等。
第四条档案编号采用分类编号法，由类别代码、年份、流水号组成。
第三章档案收集与整理第五条各部门应按照档案分类要求，及时收集本部门产生的档案资料。
第六条档案收集应做到齐全、准确、完整，不得遗漏、损坏。
第七条档案整理应遵循以下原则：1. 分类清晰：按照档案类别进行分类整理。
2. 编号规范：按照档案编号规则进行编号。
3. 顺序排列：按照时间顺序或重要程度进行排列。
4. 包装保护：采用合适的包装材料，确保档案安全。
第四章档案保管与利用第八条公司设立专门的档案室，配备专职档案管理人员。
第九条档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防火、防盗。
第十条档案借阅应办理借阅手续，并按规定期限归还。
第十一条档案管理人员应做好档案的登记、统计、检查工作。
第五章档案销毁第十二条档案销毁应遵循以下原则：1. 依照国家档案法律法规和公司档案管理制度执行。
2. 经批准后，由档案管理人员和销毁人员共同监销。
3. 销毁前应进行登记、造册，并报上级主管部门审批。
第六章奖励与处罚第十三条对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
第十四条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，将追究相关责任。
第七章附则第十五条本制度由公司档案管理部门负责解释。
第十六条本制度自发布之日起实施。
通过以上制度，旨在规范公司纸质档案的管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用，为公司的发展提供有力保障。
人员纸质档案管理制度
一、总则为了规范和加强公司人员纸质档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，根据国家档案法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司员工的人事档案，包括员工的基本信息、劳动合同、工作业绩、培训记录、奖惩记录等。
2. 公司各部门、各岗位的职责、工作流程、规章制度等。
3. 公司重大活动、重要会议、重要项目等的历史资料。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）各部门应按照档案管理要求，及时收集和整理各类档案资料。
（2）档案资料收集后，应按照档案类别进行分类、编号、装订，确保档案的整齐有序。
2. 档案保管与存放（1）档案应存放在安全、干燥、通风的档案室，确保档案的长期保存。
（2）档案柜应上锁，钥匙由专人保管，严禁无关人员进入档案室。
（3）档案室应定期进行防火、防盗、防潮、防虫害等工作，确保档案安全。
3. 档案借阅与利用（1）档案借阅应填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅。
（2）借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自复制、涂改、损毁档案。
（3）借阅期限一般为1周，如需延长，应重新办理借阅手续。
4. 档案归档与销毁（1）档案归档应按照档案管理要求，及时将档案资料归档。
（2）档案销毁应严格按照国家档案法律法规和公司相关规定执行，经审批后方可销毁。
四、档案管理员职责1. 负责档案的收集、整理、保管、借阅、归档和销毁等工作。
2. 定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整、准确、安全和高效利用。
3. 对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进意见和建议。
4. 参与档案管理制度的制定和修订。
五、奖惩与监督1. 对认真履行档案管理职责、工作成绩显著的档案管理员给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度、造成档案损失的，依法依规追究责任。
3. 公司应加强对档案管理工作的监督检查，确保档案管理制度的落实。
六、附则1. 本制度由公司人力资源部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
人员纸质档案管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司人员纸质档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有人员纸质档案的管理工作。
第三条公司人员纸质档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。
2. 规范管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、制度化、科学化。
3. 安全管理：确保档案的安全，防止档案的丢失、损毁和泄密。
4. 保密管理：严格保护档案的保密性，防止涉及公司机密和个人隐私的信息泄露。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司人员纸质档案的管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定公司人员纸质档案管理制度，并组织实施。
2. 负责公司人员纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作。
3. 指导各部门档案管理工作，监督档案管理的实施情况。
4. 定期对档案进行清理、鉴定、整理和归档。
5. 做好档案的保密工作，确保档案的安全。
第三章档案管理流程第六条档案收集：各部门在办理业务过程中形成的具有保存价值的人员纸质档案，应及时向档案管理部门移交。
第七条档案整理：档案管理部门对收集到的档案进行分类、编目、编号、登记等整理工作。
第八条档案归档：档案管理部门将整理好的档案按照规定归档。
第九条档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整和可用。
第十条档案利用：档案管理部门根据工作需要，提供档案查阅、复制等服务。
第十一条档案销毁：档案管理部门按照规定程序，对失去保存价值或超过保存期限的档案进行销毁。
第四章档案管理要求第十二条档案管理人员应具备以下条件：1. 具有良好的职业道德和保密意识。
2. 掌握档案管理的基本知识和技能。
3. 具备较强的责任心和执行力。
第十三条档案管理部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度控制器等。
第十四条档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
纸质档案规范管理制度
纸质档案规范管理制度第一章总则第一条为了规范纸质档案管理，提高档案管理的效率和质量，保障档案的完整性和安全性，制定本规范管理制度。
第二条本制度适用于所有单位的纸质档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、调阅、销毁等活动。
第三条纸质档案专业管理人员应当执行本规范管理制度，并严格遵守有关法律法规和规范要求。
第四条各单位应当加强对纸质档案的管理，建立健全档案管理制度，规范档案管理工作。
第五条纸质档案管理应当遵循原则：立足实际，切实做好档案工作；规范管理，保证档案安全；分类整理，提高档案利用率。
第六条全员参与，确保档案管理的全面性、完整性和规范性，做到各岗位的工作互相配合。
第七条纸质档案管理应当依托科技手段，提高管理效率，保证档案信息的快速检索和传递。
第二章档案保管第八条档案保管地点应当选在具备防火、防潮、防盗条件的场所，定期进行安全检查和维护。
第九条档案应当按照保密级别、文种、年代等因素进行分类和编目，建立完善的档案管理目录，便于档案的追溯和调阅。
第十条档案室应当进行定期消毒和除湿工作，保证档案的整洁和卫生。
第十一条非工作人员不得擅自进入档案室，严禁将档案带出档案室。
第十二条档案管理负责人应当制定档案保管规章制度，规范档案的利用和调阅程序。
第十三条对于重要档案，应当建立防火、防盗、防潮的措施，确保档案的安全。
第十四条档案的续期保管应当按照规定进行，到期的档案应当及时进行销毁或者转移。
第十五条档案的馆藏工作应当根据档案的特性，制定专门的保护措施，保证档案的完整性和安全性。
第三章档案利用第十六条档案的利用应当按照规定程序办理，提供真实、准确、完整的档案信息。
第十七条档案的利用应当依法办理，不得违反档案保密规定。
第十八条对于公开的档案，需要提供服务的人员应当按照规定办理借阅手续，保证档案的完整性和安全性。
第十九条档案利用应当做到及时、准确，满足用户的需求。
第二十条对于不同用户的需求，需要提供不同格式的档案信息，如复印件、扫描件等。
员工入职纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工入职纸质档案的管理，确保档案的完整性、真实性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有新入职员工的纸质档案管理。
第三条员工入职纸质档案管理应遵循以下原则：（一）规范化：档案管理流程标准化，确保档案收集、整理、归档、查询等环节的规范化。
（二）完整性：确保档案内容的完整性，包括员工个人信息、入职资料、劳动合同、绩效考核等。
（三）安全性：加强档案保密，防止档案遗失、损坏、泄露等风险。
（四）便捷性：提高档案查询效率，方便员工和相关部门查阅。
第二章归档范围第四条员工入职纸质档案包括以下内容：（一）个人信息：身份证、户口本、护照等有效证件复印件；（二）学历证明：毕业证书、学位证书、专业技术资格证书等复印件；（三）入职资料：应聘登记表、面试评估表、录用审批表、入职通知书、员工信息登记表、入职承诺书及保密协议等；（四）劳动合同：劳动合同、试用期合同、解除劳动合同协议等；（五）绩效考核：年度绩效考核表、月度绩效考核表等；（六）其他相关资料：培训记录、奖惩记录、离职证明等。
第三章档案管理流程第五条档案收集：（一）人力资源部负责收集新入职员工的纸质档案资料；（二）各部门在员工入职、离职、晋升等环节，应及时向人力资源部提供相关纸质档案资料。
第六条档案整理：（一）人力资源部根据档案内容进行分类、整理，确保档案的有序性；（二）对收集到的档案资料进行编号，建立档案目录。
第七条档案归档：（一）人力资源部将整理好的档案资料按照规定的时间、顺序归档；（二）归档过程中，应确保档案的完整性、真实性和安全性。
第八条档案查询：（一）员工本人和相关部门需查阅档案时，应向人力资源部提出申请；（二）人力资源部在核实身份后，及时提供所需档案资料。
第四章职责分工第九条人力资源部：（一）负责制定、修订和完善员工入职纸质档案管理制度；（二）负责档案的收集、整理、归档、查询等工作；（三）负责档案的保密工作。
第十条各部门：（一）按照规定的时间、顺序向人力资源部提供相关纸质档案资料；（二）配合人力资源部完成档案的整理、归档、查询等工作。
纸质档案归档管理制度
纸质档案归档管理制度第一章总则第一条为规范纸质档案的管理，加强对档案的整理、归档、保管和利用，保证档案的安全可靠、便于查询和使用，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的整理、归档、保管和利用工作。
第三条本制度所称纸质档案，是指本单位及其下属各单位、科室和组织制产生、收到并保存的各类文书、资料、图表、工程档案、文字材料等，统称为纸质档案。
第四条纸质档案归档管理制度的宗旨是：规范管理、合理利用、保密安全。
第五条归档管理部门应当依据本制度，建立、健全本单位的纸质档案管理工作制度、规范、流程与标准。
第二章档案的整理第六条对于新产生的纸质档案，应当及时进行整理，包括分类整理和文件编目。
第七条对于档案的分类整理，应当按照文件的外在形式、内容属性、行政管理部门等因素进行分类。
第八条对于档案的文件编目，应当按照文件的题名、编号、日期、责任人等要素进行编目，确保档案的顺畅管理与利用。
第九条对于纸质档案中的重要文件，应当建立并实施重要文件保管制度，定期将其整理出来集中保管。
第十条对于长期保管的纸质档案，应当进行修复、加固等处理，确保文件的持久保存。
第三章档案的归档第十一条档案的归档应当按照统一的档案编号和类别进行分类，将档案放置于相应的档案柜、档案袋中，并标有档案名称、编号、保管期限等信息。
第十二条档案的归档应当经过审核与盖章，确保档案的完整性与真实性。
第十三条档案的归档应当严格按照保管期限进行规范，及时进行销毁或者转交档案馆等处理。
第十四条档案的归档应当定期进行检查与整理，确保档案的秩序整齐。
第十五条对于涉密档案的归档，应当严格执行保密管理制度，确保档案的安全性。
第四章档案的保管第十六条档案的保管应当配备专人负责，定期巡查存档情况，确保档案的完好保存。
第十七条档案的保管应当配备相应的档案保管设施，包括防火、防水、防盗等设施。
第十八条档案的保管应当按照归档管理制度的规定，定期进行整理、加固、修复工作。
第十九条对于超期保管的档案，应当及时进行处理，依照规定进行销毁或者转交档案馆等处理。
局纸质文件管理制度
局纸质文件管理制度第一章总则第一条为规范局内纸质文件管理工作，提高工作效率和机构形象，特制订本制度。
第二条本制度适用于本局所有工作人员的纸质文件管理工作，旨在加强对文件的收集、整理、保管、利用和销毁等工作的管理。
第三条纸质文件管理的宗旨是“便民、安全、便捷、高效”，要求工作人员要细心、细致、细致，以确保文件的安全有效利用。
第四条纸质文件管理应遵循法律法规的规定，积极倡导节约资源、优化环境的做法，促进信息的安全和共享。
第五条工作人员应当遵循“积极收集、精心整理、妥善保管、科学利用、适时销毁”的原则，不得私自随意处理文书资料，不得私扣文件。
第六条工作人员应当保护机关和他人的隐私信息，不得泄露、外传相关文件，以免造成不良后果。
第七条工作人员对纸质文件管理存在疑问或需帮助时，应主动向领导或机构相关部门反映，不得擅自作出处理决定。
第二章纸质文件的收集和整理第八条工作人员应当及时收集所需的文件，对于必要要保留的文件要及时整理编目，并按规定进行编号、归档。
第九条工作人员在处理文件时，要遵循“保密、规范、真实、完整”的原则，不得篡改、隐瞒、删减相关信息，以免影响文件的真实性和可用性。
第十条对于重要文件，应当按照规定制作备份，存放在安全地点，以备不时之需。
第十一条对于过时、失效或不必要的文件，应当按照规定进行处理，不得无谓占用办公空间。
第十二条文件整理应当规范操作，防止遗漏、错放，提高整理文件的效率和准确性。
第十三条文件的整理和编号应当规范，方便查找和管理，确保文件不易遗失或混乱。
第三章纸质文件的保管和利用第十四条文件保管人在接收到文件后，应当及时存放在指定的存储设施中，并按规定进行标记。
第十五条文件保管人应当制定相关的文件保管措施和清单，以保障文件的完整性和安全性。
第十六条文件保管人应当经常检查文件存放情况，确保文件的防潮、防尘、防火等工作得到有效保障。
第十七条文件利用人应当按规定申请使用文件，不得私自取用文件或篡改、翻印、外传文件。
纸质资料留档标准
纸质资料留档标准
一、文件整理与分类
1. 根据文件的性质、内容和来源进行分类，确保同类文件归档在一起。
2.文件分类应具有可追溯性，便于查找和利用。
3.分类后的文件应按照时间顺序进行排列。
二、文件命名与编号
1.文件命名应简洁明了，具有明确性，便于识别。
2.文件编号应具有唯一性，便于管理。
3.文件编号可采用字母、数字、符号等组合形式，具体格式可根据单位实际情况制定。
三、文件装订与保护
1.文件装订应结实牢固，确保文件不易破损和散落。
2.装订方式可采用线装、胶粘、铁丝等方式，避免使用尖锐物品损伤文件。
3.文件保护措施应得当，防止霉变、褪色、虫蛀等现象发生。
四、存储条件与设施
1.文件存储场所应保持干燥、通风、避光，确保文件安全。
2.文件柜或档案盒应具有防火、防盗、防潮等功能。
3.文件存储设施应定期检查和维护，确保其正常使用。
五、查阅与复制管理
1.查阅文件时，应办理相关手续，并在规定时间内归还。
2.复制文件时，应确保复制质量，严禁私自拍照、扫描或传播。
3. 对查阅和复制文件的过程进行记录，以备查询和管理。
六、文件销毁与审批
1.文件销毁应按照相关规定进行，确保信息安全。
2.文件销毁前，应对文件进行审批，审批通过后方可进行销毁。
3.销毁文件的过程应严密监控，防止信息泄露。
通过以上六个方面的规范管理，确保纸质资料的留存和使用安全，为我国的档案事业贡献力量。
在此基础上，我们还应不断探索档案管理的新方法、新技术，以适应时代发展的需求，提高档案管理水平。
电子档案纸质档案管理制度
一、目的为了规范电子档案和纸质档案的管理，提高档案管理效率，确保档案的完整、准确、安全和可用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理工作。
三、管理职责1. 档案管理部门负责电子档案和纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。
2. 各部门负责对本部门产生的电子档案和纸质档案进行收集、整理，并按时报送档案管理部门。
3. 全体员工应积极配合档案管理部门的工作，共同维护档案的完整、准确、安全和可用。
四、电子档案管理1. 电子档案的收集：各部门在业务活动中产生的电子文件，应按照规定的时间、格式、质量要求进行收集。
2. 电子档案的整理：档案管理部门负责对收集到的电子档案进行分类、编号、整理、归档。
3. 电子档案的保管：电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。
4. 电子档案的利用：电子档案的利用应遵循“公开、便利、安全”的原则，经批准后方可提供利用。
5. 电子档案的销毁：电子档案的销毁应按照规定程序进行，确保信息安全。
五、纸质档案管理1. 纸质档案的收集：各部门在业务活动中产生的纸质文件，应按照规定的时间、格式、质量要求进行收集。
2. 纸质档案的整理：档案管理部门负责对收集到的纸质档案进行分类、编号、整理、归档。
3. 纸质档案的保管：纸质档案应存放于干燥、通风、防潮、防虫、防尘的库房中，并定期进行检查、维护。
4. 纸质档案的利用：纸质档案的利用应遵循“公开、便利、安全”的原则，经批准后方可提供利用。
5. 纸质档案的销毁：纸质档案的销毁应按照规定程序进行，确保信息安全。
六、档案安全1. 档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，确保档案的完整、准确、安全和可用。
2. 档案管理部门应定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改。
3. 档案管理部门应加强对档案人员的培训，提高其档案安全意识。
4. 档案管理部门应严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
七、监督与考核1. 档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查、考核。
档案管理规定
档案管理规定第一章总则第一条为规范和加强档案管理工作，保障档案的完整、真实、可靠、便捷和安全，制定本规定。
第二条本规定适用于所有单位和个人对档案的管理和使用。
档案包括各类纸质档案、电子档案和其他形式的档案。
第三条档案管理应遵循依法管理、规范管理、全面管理、高效管理的原则。
第四条档案管理工作应当依法得到必要的经费和技术支持。
第五条档案管理工作应当加强组织领导，建立健全档案管理机构和专业队伍，制定详细的工作制度。
第二章档案的归档、保管和利用第六条归档的档案应当按照制定的规范进行分类、整理和装订，并在档案袋或者盒上标明内容和日期。
第七条档案的保管应当设立专门的档案库房，并根据档案的特点和重要性进行分类存放。
第八条档案库房应当符合防火、防水、防虫、防盗、防震等要求，并设置安全监控系统。
第九条未经批准，任何单位和个人不得私自借阅、取阅档案，不得将档案擅自带离档案室。
第十条档案的利用应遵循必要性、合法性、保密性的原则，确保档案的安全和机密性不受侵犯。
第三章档案的整理和摘编第十一条档案的整理应遵循分类、排序、标注、编目、装订等要求，确保档案的有序和易查性。
第十二条档案的摘编应根据需要进行，编制摘要和目录，并及时更新以反映档案的最新情况。
第四章档案的保管期限和销毁第十三条档案的保管期限应根据档案的价值、重要性和法律规定进行确定。
第十四条档案保管期满后，经过审批程序，可以进行销毁。
第十五条档案的销毁应当由专人进行，需要制作销毁清单并制定相应的销毁方案。
第五章档案的电子化管理第十六条档案的电子化管理应当遵循规范的技术要求和信息安全管理制度。
第十七条档案的电子化管理应当建立相应的信息系统，并定期进行备份和维护。
第十八条档案的电子化管理应当确保电子档案的真实性、完整性和可靠性。
第六章监督和责任第十九条档案管理工作应当定期接受上级单位和相关部门的监督和检查。
第二十条对于违反档案管理规定的单位和个人，应当依照法律法规进行相应的处罚和追责。
国家纸质档案整理标准
国家纸质档案整理标准
国家纸质档案整理标准是指国家对于纸质档案整理工作所制定的一系列规范和标准，旨在规范和统一纸质档案整理工作，保障档案的安全、完整和可持续利用。
遵循国家纸质档案整理标准，不仅可以提高档案整理工作的效率和质量，还可以有效保护档案的完整性和真实性，对于保护国家文化遗产、促进社会发展和文明进步具有重要意义。
首先，国家纸质档案整理标准要求档案整理工作必须遵循一定的程序和方法。
在整理档案时，需要按照文件的形式、内容和用途进行分类、整理和编目，确保档案的组织结构清晰、内容完整。
同时，还要对档案进行鉴定、清点和装订，确保档案的安全和完整性。
其次，国家纸质档案整理标准要求档案整理工作必须符合一定的技术标准和要求。
在整理档案时，需要采用专业的工具和设备，如档案盒、档案袋、档案架等，确保档案的保存和利用。
同时，还需要采用合适的方法和技术，如数字化技术、复制技术等，对档案进行修复、复制和保存，确保档案的长期保存和可持续利用。
此外，国家纸质档案整理标准还要求档案整理工作必须符合一定的管理标准和要求。
在整理档案时，需要建立健全的档案管理制度和档案管理体系，确保档案的安全、完整和有序。
同时，还需要加强对档案整理工作的监督和检查，确保档案整理工作的质量和效果。
总之，国家纸质档案整理标准是档案整理工作的基本准则和规范，对于规范和统一档案整理工作具有重要意义。
遵循国家纸质档案整理标准，可以提高档案整理工作的效率和质量，保障档案的安全、完整和可持续利用，促进档案事业的发展和繁荣。
因此，我们每一个档案整理工作者都应该深入学习和贯彻国家纸质档案整理标准，不断提高自身的素质和能力，为档案事业的发展和繁荣做出积极的贡献。
文件档案整理规范
文件档案整理规范随着信息技术的发展，数字化时代的大量文献资料催生了文件档案整理的新需求。
而随着电子文献的普及，人们的档案管理习惯也在逐步发生变化。
那么，如何将纸质档案和电子档案整理规范，方便检索与利用呢？一、纸质档案整理规范1. 设置档案编号和名称：对于重要的文件，需要按照文件的重要性、保管期限和应用范围等制定编号。
另外，在编号时需要对档案内容进行核对，确保编号的准确性和完整性。
同时还需要为文件制定明确的名称和摘要，以便于日后查找。
2. 建立档案分类目录：考虑到纸质文件数量庞大，可以根据档案的主题、性质、保管期限等不同维度建立档案分类目录。
这样可以便于文件的管理和管理人员的查找，提高工作效率。
3. 定期清理档案：随着时间的推移，原来的文件往往会逐渐过时，需要及时进行清理。
在清理过程中可以将一些可利用的档案进行复制和复印，以便于后期的利用和参考。
二、电子档案整理规范1. 设立文件夹和文件名：像纸质档案一样，电子档案也需要有清晰的档案编号和名称，以方便日后查找。
除此之外，需要将不同的文件放在不同的文件夹下，以便于分类管理和使用。
2. 建立文件备份制度：纸质档案在遭到火灾、盗窃等意外情况时会面临严重的损失，而电子档案则可能会遭遇病毒侵袭、系统崩溃等问题。
为此，建立电子档案的备份制度非常必要，可以定期备份和存档，保障信息的安全性和完整性。
3. 选择合适的存储设备和格式：对于电子档案来说，存储设备和文件格式的选择也非常重要。
一方面需要选择高速、容量大的存储设备，确保文件能够长期保存。
另一方面还需要选择通用的文件格式，避免格式不兼容的情况发生。
综上所述，文件档案整理规范对于纸质档案和电子档案都非常重要。
只有按照规范进行管理，才能够提高文件利用效率和管理质量。
因此，希望每一个人都能够重视文件档案管理，并将其逐渐落实到日常的生活和工作当中。
纸质档案管理制度模板
一、总则第一条为规范公司纸质档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有纸质档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司纸质档案管理工作遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。
2. 科学管理：采用科学的管理方法，提高档案管理的效率和质量。
3. 规范管理：建立健全档案管理制度，规范档案管理工作流程。
4. 安全管理：确保档案安全，防止档案丢失、损毁和泄密。
二、档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司纸质档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定公司纸质档案管理制度，并组织实施。
2. 负责公司纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 对公司各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导。
4. 定期对档案进行清查、统计和报告。
5. 参与公司重大决策，提供档案信息支持。
第六条公司各部门设立档案员，负责本部门纸质档案的管理工作。
第七条档案员的主要职责：1. 负责本部门纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 协助档案管理部门进行档案的监督、检查和指导。
3. 定期对本部门档案进行清查、统计和报告。
三、档案收集与整理第八条公司纸质档案的收集范围：1. 公司内部文件、报告、合同、协议等。
2. 公司对外交流、合作、会议、活动等产生的纸质资料。
3. 公司员工个人档案。
第九条档案收集要求：1. 及时、全面地收集各类纸质档案。
2. 对收集到的档案进行分类、编号，确保档案的有序性。
第十条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、排列顺序进行整理。
2. 对档案进行封面、目录、摘要等信息的填写。
3. 对档案进行装订、包装，确保档案的完整性和安全性。
四、档案保管与利用第十一条档案保管要求：1. 选择适宜的档案保管场所，确保档案安全。
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纸质档案数字化技术规范中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—20051范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3．3数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3．6分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
3．7失真度distortion measure对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
3．8可值度intelligibility数字图像向人或机器提供信息的能力。
3．9 图像压缩image compression清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求4．1基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4．2数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
4．2．1符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4．2．2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
4．3基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4．4过程管理4．4．1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4．4．2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
5．1目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
5．2拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5．3区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
5．4页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
5．5档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5．6装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描6．1扫描方式6．1．1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
6．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
方式以提高工作效率。
6．2扫描色彩模式6．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
6．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。
6．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。
6．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
6．3扫描分辨率6．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
6．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
6．4扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
7图像处理7．1图像数据质量检查7．1．1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
7．1．2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
7．1．3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
7．1-4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
7．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
7．2纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
7．3去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
7．4图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
7．5裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
8图像存储8．1存储格式8．1．1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
8．1．2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
8．2图像文件的命名8．2．1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
8．2．2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
9目录建库9．1数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
9．2档案著录按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9．3目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
10数据挂接10．1汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
10．2数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
10．3交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
11数据验收11．1数据抽检11．1．1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11．1．2一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。
11．2验收指标11．2．1目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
11．2．2一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％11．3验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
11．4验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
12数据备份12．1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。
12．2备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
12．3数据检验备份数据也应进行检验。
备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
12．4备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。