部门联络单

部门联络单

序号： CWB20101216-1 密级程度：□非密□保密□绝密

发文部门：财务部发文时间： 2010 年12月16 日

联络部门：□生产□仓库□研发

联络事项主题：仓库收发管理

1、目的

核算成本，提供准确的库存数供采购、生产、销售等部门。

2、单据管理

A）《领料单》一式三联，一联存根，一联为记帐凭证，一联为仓库记帐。B）《入库单》一式三联，一联存根，一联为记账凭证，一联为仓库记帐。入库物料按种类分开登帐。

C）流水账，以手工账本为主，记录每日出入库流水账。

D）〈送货单〉；〈领料单》；《入库单》必须连号填写，连续登记账薄，用完后交由财务领取新单据。

E、月底仓库需做汇总报表，即月底进销存报表与财务核对。

3、仓库物料分类

A、原材料：冷板、圆钢、型材等

B、五金零部件：镙丝等

C、机电零部件

D、刀具类

E、低值易耗品：胶带、胶布、焊条、纱布等

F、维修配件

G、劳保用品：手套、眼镜、品罩等

部门联络单

序号： CWB20101216 -2 密级程度：□非密□保密□绝密

发文部门：财务部发文时间： 2010 年12月16日

联络部门：□生产□仓库□研发

联络事项主题：财务付款流程

一、费用报销流程

报销人报销申请（填制支出证明单）

部门负责人（或上级主管）确认签字

财务审核（单据、数据等方面是否符合要求）

公司总经理（或委托授权人）审批（侧重真实、合理性等方面负全责

出纳复核并履行付款

上述流程为公司各项费用报销的程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。

二、费用单据要求

为了强化公司的财务纪律，避免财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证、合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核；各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，

三、单据整理要求

报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，如原材料（注明产品名或订单号）、低值易耗品、刀具、工具等，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

四、预借款的操作要求

公司员工因工作需要预借款的，必须填写借款单，写清借款原因、金额在400以下的，按照正常的流程公司部门主管审批即可，金额超过400以上的必须由公司总经理的审批，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人或财务主管签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。

五、报销或单据传递时效要求

财务人员根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务。

六、费用报销的其他规定

公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由副总和财务主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。

公司各阶层人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险的，根据情节大小由总经理负责责任追究，讨论决定。

部门联络单

序号： CWB20101217 密级程度：□非密□保密□绝密

发文部门：财务部发文时间： 2010 年12月17 日

联络部门：□生产□仓库□研发

联络事项主题：采购管理制度

1、目的：

为规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。

2、适用范围：

适用于本公司采购管理。

3、职责

3.1、公司采购职能由工程设计部门、生产部门根据生产计划及时安排采购部门采

购（书面形式），财务部门负责过程控制与监督。

3.2、采购流程：

采购计划--- 采购申请----部门经理（总经理）---仓库确认（核实库存）----采

购询价----下订单（合同、部门经理审批、财务审核）货到验收入库（收料单

或入库单）发票单据齐全------ 财务审核----- 部门经理审批----出纳支付（供应

商、报销人）

4、内容

4.1 采购分类

4.1.1 生产物资采购：

包括：生产用原材料、辅料、外协（购）件、五金备件、劳护用品、低值

易耗品等

4.1.2 办公用品采购

包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资、培训资料、书刊等.

4.1.3 固定资产采购

包括：机器设备、房屋、大额资产

4.2 采购程序：

4.2.1 各部门制定采购计划，填制采购申请单，经部门经理确认、财务审核、

最后报总经理审批。

4.2.2 采购申请一式三联（一联存根、一联财务联、一联采购联），申请人

申请采购时将财务联、采购联交由采购，请款时采购将财务联附于原

始发票后。

4.2.3 对用于设备模具制造的专用材料，申请部门申请采购时，需附有设备名

称、模具编号、材料规格、要求、数量等详细说明。

4.2.4 采购物资送到后，质量部及采购申请部门验收物资的数量、质量、规格

等。验收合格后办理相应的验收入库手续。

4.3 请款程序：

4.3.1 物资验收确认完毕，由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的

送货单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”附于“支出证明单”后，核对确认无误后,采购部门经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后

报总经理审批，财务根据合同或约定付款。

4.3.2 每月月末31日为公司关账日。采购职能部门需将当月的发生的采购进

行汇总报至财务部，总经办需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。市场部根据实际发生汇总当月的运输费用，以报表方式报至财务部。

4.3.3 对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限（月结30天、60天

或90天），付款方式尽量采用转账方式支付（1000元以上），每月25左右安排月结付款。