集团房地产公司会议管理制度

会议管理

目的

提高会议质量和工作效率，促进内部沟通与信息传递，确保会议决议的贯彻落实。

范围

适用于公司所有工作会议的管理。

职责

1、行政人事部负责公司会议的组织安排，各部门、项目部配合执行。

2、各部门、项目部负责主办的专题会议、例会的组织安排。

工作程序

1、会议类型

（1）公司会议分为总经理办公会、专题会、例会、员工大会及公司半年度、年度工作会议等。

（2）专题会议包括资金计划会议及预算执行情况分析会、薪酬及考核会议、设计方案评审会议、招标会、工程进度、质量、安全会议、项目市场推广、营销会议、其他专项协调会议等。

（3）例会包括总经理办公会、工程现场例会、销售现场例会等。2、会议提议与审批

（1）公司定期例会无须提议和审批。

（2）临时会议使用会议室需提前向行政人事部预约或询问。

（3）需要集团领导参加的，提议人应提前与集团领导、本公司总经理协商并说明事由。

3、会议准备

1）会议召集人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟

定会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草

案、决议决定草案通知与会人

等）。

（2）召集人一定要提前发放资料、议案，避免在会场才熟悉会议资料。

（3）需要下发《会议通知》的，会议召集人应拟制通知并提前1-2 个工作日下

发。

（4）对于一般性会议或者人数少于 5 人（含）的小型会议，可通过电话方式通知，但必须得到被通知人的确认。

4、会议纪律

（1）严格遵守会议时间，按时开会，准时闭会。

（2）公司级会议、专题会议或其他重要会议，参加者应在《会议签到表》上签字。

（3）会议参加人员要主动、积极发言，严禁“开小会”。

（4）出席会议的人员均对会议所议事项有保密义务，不得擅自披露未决议或有争议的事项。

5、会议记录

（1）公司办公会由行政人事部负责现场会议记录，专题会议由会议召集人指定记录人。

（2）需要形成《会议纪要》的，记录人应在会后一个工作日内整理

出《会议纪要》，并交会议参加人员签认。

（3）《会议纪要》保存期为五年。

6、督办

（1）会议的每一项决议应包括决策意见，工作计划安排、目标、时间、评定标准，责任人和督办人

（2）会议结束后，督办人要切实承担起督办职能，责任人要按照会议要求

及时、圆满地完成会议布置的工作。在工作办理期间，应主动向督办人汇报。