会计档案管理程序

会计档案管理程序
会
计
档
案
管
理
程
序
修订履历
5会计档案的保管
5.1保管期限
5.1.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15
年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（保管期限详见如
下附表）；
5.1.2 上述保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期
限执行，会计档案具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档
案的保管期限办理；
5.2 会计档案保管清册
5.2.1 各单位应指定专人保管并设置会计档案保管清册，清晰记录各项档案的类型、名称、存
放地点、起始期间、保管责任人（模板见附表）；
5.3 会计档案须存放于安全、干爽、整洁的地方，对于废弃的纸质会计档案，必须彻底销毁，不得
随意丢弃，避免泄漏会计信息；
5.4 电子化会计档案需要按月定期备份。

6会计档案的查询、借阅
6.1 台账管理。

各单位应建立档案查阅/借阅台账，详细登记档案借出日期、应归还日期、续
借情况、实际归还日期等信息（参考模板见附件）。

会计档案归还时保管人应检查归还档案的完
整性。

6.2档案查询。

经财务负责人批准，非本单位财务人员办理登记手续后可以查阅或复制会计档
案，但严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

6.3档案借阅。

原则上不允许外借，因特殊原因需要外借凭证原件的，必须经财务负责人
的书面批准；凭证管理人员登记借阅台账，并负责全程跟踪凭证的外调和归还。

7 会计档案的移交、销毁
7.1 档案移交。

XX集团档案室空间充足的情况下，会计档案在各财务人员保管两年后，编制移交
清册，统一移交财务中心档案室保管。

移交手续一式一两份，财务中心、移交单位各一份。

财务中心不受理的情况下，由各单位自行负责保管，具体由各单位明确相关管理规定。

7.2 单位之间移交。

单位之间交接会计档案的，由移交方编制会计档案移交清册，由交接双方的
单位负责人负责监交，并经交接双方经办人和监交人在移交清册上签名盖章确认存档。

7.3 会计档案移交清册。

应当注明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止日期和档案编号、应
保管期限、已保管期限等内容（《会计档案移交清册模板》见附表）。

7.4 会计档案的销毁
7.4.1 会计档案的保管期限要符合当地相关法律法规的规定，异地的会计档案一律不得在当地
销毁，必须转回XX集团财务中心清点和销毁。

7.4.2 已满保管年限的会计档案销毁工作参照财务中心统一流程，《会计档案销毁清册》见附
件。

8罚则
8.1 各单位总账会计负责账套内会计档案的月度自查，并提交季度自查报告，财务中心开展不定期
稽核。

对于未按规范执行的单位，单位财务负责人承担相应管理责任，如在会计档案管理工作中出现保管不善、泄密或规范中未提及到档案问题，视情节轻重对相关责任人进行责任追究与经济处罚。

9'附则
9.1 本规范由XX集团财务中心负责制订、解释和修改，自发文之日起实施。

10相关附件
10.1 会计档案管理模板。