商务英语写作的基本格式／结构／内容

商务英语写作的基本格式／结构／内容

对于很多学生来说，可能没有实际的商务工作经验，所以刚接触商务写作会比较懵，你需

要先把自己催眠成为一个商务环境中的职场人士。那么，商务英语写作的基本格式／结构

／内容是怎么样的呢？

第一步

你要做的就是，了解你的写邮件对象。

我们经常为了自己要写的内容感觉痛苦，我们编写复杂的电子邮件，报告看起来也很一般，大部分时候我们的努力并没有让我们的内容更容易阅读。

了解一段文字的目的是为了给你一种方向感。撰写商业报告应遵循特定的格式; 例如，

公司内部经常往来的电子邮件可能简短而不正式，但客户电子邮件或PowerPoint演示文

稿最好要遵循礼貌，内容清晰和简洁这样的准则。

你的收件人就是你的指南针; 你首先要换位思考，如果你是收件人，你想要知道的内容是

什么？这样会大大缩小你写作的范围。

你在邮件和报告中使用的语言风格和词汇等都符合你收件人的实际情况和当下的情景，这

不仅仅是邮件内容有效性的问题，还体现着你的沟通技巧。你能不能水岸的运用你的沟通

能力和不同的收件人沟通，让对方理解并给予你有效的回复。完成沟通的目标。

第二步

你应该在内容和风格方面更加注意。

你的文章有没有按照商务写作基本特征和规则进行组织？

简单的语言

你写邮件也好，写报告也好写计划书也好，你的目的只有一个，就是把你的观点轻松快速的传达给你的观众。而要完成这一个目的，我认为多使用主动语态，选择常用的短单词避免使用过多形容词。

我们来看两句话：

"We’d love to be of assistance"

“We’d love to assist you.”

你认为在商务写作中，哪一句话更合适？

答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。

will you be kind enough to 和 please

你会选择哪个？

当然是please！

anticipate 和except

endeavor 和 try

facilitate 和 help

在商务写作中二选一你选哪个？

我们选用简短有效的单词组成句子，每个句子不要超过20个词，如果情况允许越直观的表述越好，可视化优于数字

（5）避免不必要的修饰比如形容词和副词，还有那些which／that的从句

明确的区分开观点和事实

这两方面的内容应该在你的商业写作中明确区分。

确保读者能够分辨什么时候你阐述的是事实，什么时候你阐述的是你个人的观点。

强烈建议大家要注意这个原则，这样在实际工作中你可以避免很多的误解，保证你的写作不会含糊不清。

你的目的只有一个

你的每一次商务写作交流都应该是有明确的目的，你需要努力不要偏离这个目的。一次把一个问题讲透，而不是什么都讲。

如果您通过电子邮件向同事发送后续电子邮件，请不要在同一封电子邮件中包含超过三个不相关的请求，在实务中也是要特别注意。

如果你的收件人需要在冗杂的信息中来回摸索才知道你想表达什么？那你这个文章就认真失败了，你想一下，如果一个hr在给新员工培训的时候，说的不清不楚，之后的工作如何可能开展顺畅？

第三步

通过选用格式让你的表达更加高效

请你尽可能的通过使用标题，项目符号，编号和其他格式化功能（粗体，斜体，不同的颜色），来帮助阅读者更佳轻松浏览和扫描文本。

但要切记，这些highlight不要太过分！太多分散注意力的视觉元素会将焦点从信息中转移，注意力转移对你来说没有好处。

这个原则适用于所有的商务写作，无论是电子邮件，报告还是powerpoint，遵循格式会让你的写作更加清晰高效。

如有可能，尽量用可视化的图形或图表来替换枯燥的文本。

第四步

你的商务文章发出去之前一定要认真修改校对！

从第一稿到你最终的提案，中间一定会经历几次修改和校对。一个好的商务写作一定不会有语法和词汇错误，还有标点符号你也要注意！

你提交之前要确保多次阅读保证你的文章的流畅性和可读性，没有令人尴尬的错误。你可以选择通过在线拼写检查器来进行纠正。考试也是一样，确保语法和单词的正确是基本要求。

如果一封商务信函错误连篇，写信的人给人留下的印象会非常不好。

第五步

不要忘记你的态度和观点

这是商业写作中很少被强调的部分，我们建议大家写作的时候多换位思考，可是了解你的读者和他们想要的东西是不足够的，你写作的目的其实还是为了你自己的诉求得到传达并得到良性的回应。

通过换位思考，站在对方的角度想问题，你的文章很可能更容易得到积极的回应，此时你

把收件人当作来你的焦点，当对方是焦点的时候，你的提议更有节能得到对方积极的回应，帮助，支持，参与和采取行动。

而基于你自己观点出发的表述，用词才会真正的推动着对方朝着你期望的方向前进，让你

变得可信，营造出良好的氛围。