XX证券股份有限公司股票质押业务档案管理指引

XX 证券股份有限公司股票质押式回购交易业务档案管理指引
第一章. 总则
第一条. 为规范公司对股票质押式回购交易（以下简称“股票质押回购”）业务档案的统一管理，实现股票质押回购业务档案管理的规范化、制度化、科
学化，根据中国证监会《证券公司内部控制指引》，中国证券业协会《证券公
司股票质押式回购交易业务风险管理指引（试行）》，上海证券交易所《股票
质押式回购交易及登记结算业务办法（试行）》及深圳证券交易所《股票质押
式回购交易及登记结算业务办法（试行）》等法律法规和业务规则以及《XX证
券股份有限公司档案管理办法》要求，制定本指引。

第二条. 本指引所称股票质押回购业务档案是指公司在开展股票质押回购
业务过程中形成的、具有参考备忘价值的文件资料；股票质押回购业务档案由
各分支机构及业务承揽部门、资管子公司负责收集管理。

第二章. 档案管理职责
第三条. 私人财富管理业务委员会信用业务管理部档案管理职责：
1. 负责对股票质押回购业务开展过程中形成的档案资料实现统一协调
管理，健全股票质押回购业务档案管理制度；
2. 根据公司规定做好分支机构股票质押回购业务关键档案的收集、归
档、保管及出入库登记统计工作；
3. 指导和监督分支机构做好股票质押回购业务档案管理工作；
4. 指定专人负责分支机构股票质押回购业务档案管理的总部归档工作，
档案管理人员调动工作岗位时及时办理档案移交手续；
5. 其他与档案管理相关事宜。

第四条. 各分支机构及业务承揽部门、资管子公司档案管理职责：
1. 是股票质押回购业务档案管理的直接责任部门，认真执行公司股票
质押回购业务档案管理制度，建立健全本单位股票质押回购业务档
案管理制度；
2. 做好本单位股票质押回购业务档案的收集、归档、保管及出入库登
记统计工作；
3. 指定专人负责股票质押回购业务档案管理工作，档案管理人员调动
工作岗位时及时办理档案移交手续；
4. 其他与档案管理相关事宜。

第三章. 业务档案资料类别
第五条. 股票质押回购业务档案资料分为签章协议类文件、客户基础资料和其他资料。

第六条. 签章协议类文件主要指已签章的股票质押回购业务相关的标准协议及合同类文件，具体包括《XX证券股份有限公司股票质押式回购交易业务申请表》（以下简称《业务申请表》）、《XX证券股份有限公司股票质押式回购交易业务协议》（以下简称《业务协议》）、《XX证券股份有限公司股票质押式回购交易申请表》（以下简称《交易申请表》）、《XX证券股份有限公司股票质押式回购交易协议》（以下简称《交易协议》）、《股票质押式回购交易变更申请表》（适用交易变更，以下简称《交易变更申请表》）、《股票质押式回购交易风险揭示书》（以下简称《风险揭示书》）、《征信授权书》等文件资料。

第七条. 客户基础资料主要指股票质押回购业务开展中客户提供的身份背景相关证明文件：个人客户基础资料具体包括有效身份证明、户口薄、婚姻状况证明、经公证的配偶同意质押融资的证明、收入或资产证明、个人信用报告、对账单、普通证券账户证明等文件；机构客户基础资料具体包括年检合格的有效法人营业执照或事业（或社团）法人登记证书、组织机构代码证、税务登记证（具有统一社会信用代码的营业执照可代替以上三证）、法定代表人或负责人有效身份证明、法定代表人或负责人证明书、控股股东或者实际控制人证明
书、授权代理人身份证明、法定代表人授权委托书、公司章程、客户同意申请股票质押式回购交易业务的相关文件证明、信用报告、还款来源资料、财务报告、普通证券账户证明、对账单等资料。

第八条. 其他资料主要指股票质押回购业务开展中及存续管理期间由业务相关人员工作生成的相关文件资料，具体有立项申请表、尽职调查报告、贷后管理报告、档案管理清单等资料。

第四章. 档案管理
第一节. 档案的交收与移交
第九条. 需要归档股票质押回购的材料，由分支机构在办理完毕后即向公司档案管理人员移交，对于需对方单位盖章的协议、合同等，在补齐全部手续后向公司档案人员移交。

第十条.
档案管理人员在接收归档材料时，应进行检查，判断是否为需要归档的材料，所附材料及审批手续等是否齐全完整，不全的应予补齐。

移交接收时应进行登记，办理移交手续。

第二节. 签章协议类文件管理
第十一条. 签章协议类文件由公司提供标版空白文档，各分支机构及业务承揽部门、资管子公司自行下载打印，根据要求填写完整并签章。

第十二条. 因质押股份性质区别流通股和非流通股，融资人区别自然人和机构，出资资金区别自有资金和资管计划资金，签章协议类文件有式样区别：业务申请表共四种式样，自然人两方版（自有资金出资）、自然人三方版（资管计划资金出资）、机构两方版和机构三方版；业务协议共四种式样，流通股两方版、流通股三方版、非流通股两方版和非流通股三方版；交易申请表共两种式样，两方版和三方版；交易协议共两种式样，两方版和三方版；交易变更申请表共两种式样，两方版和三方版；风险揭示书仅一种式样，为通行版
本；征信授权书仅一种式样，为通行版本。

各分支机构及业务承揽部门、资管
子公司应当根据股票质押回购业务质押股份性质、资金来源及融资人不同选择
相应式样文件，按文件要求填写相关内容并完成签章。

第十三条. 业务协议和交易协议需按规则编号：业务协议编号规则为“客户编号-X”（X代表与该客户签署的业务协议序号）；交易协议编号规则为“客户编号+六位交易编码”（交易编码为与该客户交易的序号，不足六位用0 补齐）；变更交易及补充质押不另行编号，沿用其关联交易的交易编码。

第十四条. 因股票质押回购业务质押股份性质及资金来源不同签章协
议类文件份数有所区别：
1. 以自有资金出资的股票质押回购项目，《业务申请表》（一式两份）、
《业务协议》（流通股一式三份、非流通股一式四份）、《交易申请表》（一式两份）、《交易协议》（流通股一式三份、非流通股一式四份）、《交易变更申请表》（一式两份）、《风险揭示书》（一式三份）、《征信授权书》（一式一份）；
2. 以资管计划资金出资的股票质押回购项目，《业务申请表》（一式四份）
、《业务协议》（流通股和非流通股均一式六份）、《交易申请表》（一式四份）、《交易协议》（流通股和非流通股均一式六份）、《交易变更申请表》（一式四份）、《风险揭示书》（一式三份）、《征信授权书》（一式一份）。

第十五条. 因股票质押回购业务质押股份性质及资金来源不同签章协
议类文件签章及留存有所区别：
1. 若《业务协议》及其项下的《交易协议》进行强制执行公证的，公证处
留存一份；
2. 已完成签章或公证的《业务协议》及其项下的《交易协议》客户留存一
份；
3. 分支机构承揽股票质押回购项目，必须寄送一份已完成签章或公证的材
料至私人财富管理业务委员会信用业务部归档备查，具体材料包括《业务协议》、《交易申请表》、《交易协议》、《交易变更申请表》（适用交易变更）、《风险揭示书》和《征信授权书》。

4.各分支机构及业务承揽部门、资管子公司应当将剩余的签章协议类文件
归档保管。

第十六条. 各分支机构及业务承揽部门、资管子公司股票质押回购业务项目主办是签章协议类文件签章、公证、寄送及归档的第一责任人及联系人，原则上应于相关交易结束后10个工作日内完成，需要进行强制执行公证的文件归档宽限至15个工作日。

第十七条. 已签章协议类文件作废的，由公司用印办公室收回，分支机构及业务承揽部门、资管子公司不得将文件材料据为己有。

第三节. 非签章协议类资料管理
第十八条. 股票质押回购业务开展中由客户提供的证明其身份背景相关的基础资料文件须经分支机构及业务承揽部门、资管子公司验核。

其中复印件须经融资人本人签章，且分支机构及业务承揽部门、资管子公司须核对原件并签署“与原件核对一致”并签名。

第十九条. 其他资料主要指股票质押回购业务开展中及存续管理期间由业务相关人员工作生成的相关文件资料，相关文件须按照相关管理规定及材料要求完成内容填写及签章。

第二十条. 客户基础资料和其他资料由各分支机构及业务承揽部门、资管子公司留存归档，股票质押回购业务项目主办是该业务档案签章及归档的第一责任人及联系人，原则上应于相关交易完成后10个工作日内完成。

第四节. 档案借阅
第二十一条. 公司员工需查阅股票质押回购档案的，应及时进行登记。

因工作需要将文件档案借出档案室时，必须填写档案借阅申请单，严格履行借。