物业管理质量体系文件编码规定
【编号规则】物业文件编号与标识规定(WORD6页)
1 目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用。
本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。
2 本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“万达物业”以“WDWY”表示。
b) 文件类型代号管理手册 MM(Management Menu)工作指引 WI(Work Instruction)标准表格 FR(Form Record)2.2 管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式某一节的自然序号（0～9）所在章的自然序号（0～9）管理手册代号万达物业代号如：WDWY-MM41 表示万达物业管理手册中的第四章第一节，即《方案管理》。
2.2.2工作指引的编号方式作业指导书编号(01～99)所在章节的自然序号（10～99）管理手册代号工作指引代号万达物业代号如：WDWY-WI-MM5101 表示源自万达物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。
2.2.3表格的编号方式表格编号(01～99)所在章节的自然序号（0～9）管理手册代号表格代号万达物业代号如：WDWY-FR-MM7601 表示源自万达物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。
3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。
a)公司名称代号：在WDWY的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“WDWY/DL”表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“WDWY/JL”表示，等等。
质量体系文件编码规定
质量体系文件编码规定编号:ZY—XZB—1002页码:第1页/共2页质量体系文件编码规定1．0目的1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。
便于文件的识别、追溯和控制。
1．0适用范围2．1本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。
3．0职责3.1行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。
4．0编码规定4.1质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。
4．2代号4．2．1公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如：XZB——行政人事部CWB——财务部JYB——经营部GCB——工程部BAB——保安部YLB——园林清洁部YCG——怡翠花园管理处DLG——电力大楼管理处NXG——能兴大楼管理处YDG——移动通信管理处FYG——法院管理处RJG——软件科技园管理处KTB——怡翠花园康体部（其他依次类推）4．2．2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示：ZL——质量手册CX——程序文件ZY——作业指导书JL——质量记录4．2．3顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属内容，后二位代表顺序。
程序文件前二位的编号是—00，作业指导书前二位的编号如下：a)按职能部门、管理处区分10—行政人事部管理20—工程部管理30—保安部管理40—经营部管理50—财务部管理60—园林清洁部管理70—其他部管理90—社区中心康体部管理（其他依次类推）b)按管理处内部专业管理区分80—接管验收管理81—公共场地管理82—设备设施管理83—清洁绿化管理84—消防管理85—保安队管理86—综合管理（其他依次类推）4.3质量体系文件的编码方法4．3．1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：程序文件代号作业指导书修改状态:0质量体系文件编码规定编号:ZY—XZB—1002页码:第2页/共2页4．3．2作业指导书的编码由文件类别号、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达形式如下图：ZY——□□□——□□□□顺序号部门代号作业指导书代号4．3．3质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成，表达形式如下图：部门代号质量记录代号4．4文件的版号和修改编号4．4．1质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、……表示，当文件换版，则依次更换，质量记录的版号与其支持的文件版号一致。
物业公司质量体系文件编码管理标准作业规程
物业公司质量体系文件编码管理标准作业规程1目的确保公司内部所有的质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管理。
2适用范围适用于公司质量体系文件和资料，包括质量手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。
3职责品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。
4程序要点（1）文件和资料的除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。
（2）文件分类与编码规则a）质量手册（采用“A”作代码）编码格式：×××∕A一派※一派※文件发布年号、标准要素号、质量手册代码、公司名b）程序文件（采用“B”作代码）编码格式：×××∕B—XX—XX文件序号、标准要素号、程序文件代码、公司名c）各类计划（采用“QP”缩写）编码格式：×××∕A一派※一派※一派※计划序号、部门代码、标准要素号、质量计划缩写、公司名d）标准作业规程（采用“C”作代码）编码格式：×××∕c—派※一XX规程序号、部门代码、规程代码、公司名e）质量记录★程序文件要求的记录编码格式编码格式：X××∕B—X派一X派一派X该文件记录表格、该要素文件的序号、标准要素号、程序文件代码、公司名★标准作业规程要求的记录编码格式编码格式：X××∕c—X派一XX-XX该文件记录表格、规程序号、部门代码、规程代码、公司名D其他文件资料编码：★审核报告（采用“IQR”缩写）编码格式：XXX/IQR—※※一※※评审年号、评审报告序号、评审报告缩写、公司名★管理评审报告（采用“MQR”缩写编码格式：XXX/MQR一※※一派※评审年号、评审报告序号、评审报告缩写、公司名（3）代码a）公司代码用英文全称XXX表示。
b）文件和资料名称代码：质量手册一一A程序文件一一B标准作业规程一一C质量计划--- Q P外来文件 --- ED审核报告---- I QR管理评审报告——MQRc）要素号与GB/T19002——1994idtIS09002:1994第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。
物业体系文件格式说明
物业体系文件格式说明 LEKIBM standardization office【IBM5AB- LEKIBMK08- LEKIBM2C】1目的规范体系文件的格式，引导制作人员正确编辑，确保体系文件的统一格式版本。
2范围适用于编辑人员和体系文件管理人员。
3术语与定义指针对该文件中出现的专业、专用术语或中文、英文缩写做出的解释。
例：一级文件（采用“A”作代码）编码格式：XX-XX/A-**-**文件序号部门代码一级文件代码公司名二级文件（采用“B”作代码）编码格式：XX-XX/B-**-**文件序号部门代码二级文件代码公司名代码公司代码用公司英文第一个字母大写表示，XX-XX文件和资料名称代码：一级文件（质量手册）—A 二级文件（程序文件）—B三级文件（操作指导书）—C 四级文件（质量记录表格）—D 部门代码：总经理室-G·J品质管理部-PZ 行政人事部-XZ 财务部-CW客户服务部-KF 安全管理部-AG 工程管理部-GC4文件排列引用文件排列顺序，一般按发文的行政级别由高至低排列，同级别文件按发文号的先后顺序排列。
5程序要求指该文件的主要内容，包括描述的途径、步骤、方法和要求。
6记录执行文件时所需要用到的格式表单，应写明目录、表单名称及编号。
如同一表单在多个文件中出现，则在发起文件中规定其名称与编号。
7 文件章节解释每个章节可分成若干级，示意如下：——第一级文件（质量手册。
管理制度、规定）——第二级文件（程序文件。
管理手册、规程、说明）——第三级文件（作业指导书。
各类流程、预案、标准、职责）——第四级文件（质量记录表格）8 文件编写格式正文标题字体为：宋体三号字（加粗）；正文中的字体为：宋体小4号字。
正文行间距为：倍行距；页边距：上2cm，下1cm，左2cm，右2cm，每个自然段落首行缩进2字符。
页脚的页码为：居中装订线值：页眉内标题为：XX物业XX分公司X X X例：表单表单格式可参照正文，每张表应尽可能满布，字体（宋体）及字号（5号或小4）可根据实际情况调整，但应适宜。
物业管理质量体系文件编码规定
1.0 目的1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。
便于文件的识别、追溯和控制。
2.0 适用范围2.1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。
3.0 职责3.1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。
4.0 编码规定4.1 质量体系文件在编写完成后,由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。
4.2 代号4.2.1公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示,如: XZB——行政人事部 CWB——财务部 JYB——经营部GCB——工程部 BAB——保安部LB——园林清洁部 YCG——怡翠花园管理处 DLG——电力大楼管理处 NXG——能兴大楼管理处 YDG——移动通信管理处 FYG——法院管理处 RJG——软件科技园管理处 KTB——怡翠花园康体部 (其他依次类推)4.2.2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示:ZL——质量手册 CX——程序文件 ZY——作业指导书 JL——质量记录4.2.3顺序号用四位数表示,从左到右前二位表示文件所属内容,后二位代表顺序。
程序文件前二位的编号是—00,作业指导书前二位的编号如下:a)按职能部门、管理处区分10—行政人事部管理 20—工程部管理 30—保安部管理40—经营部管理 50—财务部管理 60—园林清洁部管理70—其他部管理 90—社区中心康体部管理 (其他依次类推)b)按管理处内部专业管理区分80—接管验收管理 81—公共场地管理 82—设备设施管理 83—清洁绿化管理 84—消防管理 85—保安队管理 86—综合管理 (其他依次类推)4.3质量体系文件的编码方法4.3.1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成,表达形式如下图:CX——□□□□顺序号程序文件代号4.3.2作业指导书的编码由文件类别号、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达形式如下图:ZY ——□□□——□□□□顺序号、部门代号、作业指导书代号4.3.3质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成,表达形式如下图:JL ——□□□——□□□□4.4文件的版号和修改编号4.4.1质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、……表示,当文件换版,则依次更换,质量记录的版号与其支持的文件版号一致。
质量体系文件编码规则.doc
质量体系文件编码规则
CY/QM/BG-001
1目的
为便于文件的检索和管理，确保质量管理体系文件得到有效控制。
2适用范围
适用于本公司除技术类文件外的所有质量管理体系文件的编码。
3 文件编码规定
3.1质量手册
不编码，按版次和生效日期区分
3.2程序文件
CY / QP
—
发布年号
文件顺序号（用两位数表示）文件代号
本公司名称拼音字头缩写
3.3质量管理体系支持性文件
CY / QM / —
文件序号
部门拼音字头缩写
文件代号
本公司名称拼音字头缩写
注：A 部门拼音字头缩写：
质控中心“ZK”；销售中心“XS”；
办公室“BG”；制造部“ZZ”；
技术中心“JS”；人力资源部“RZ”；
-1-
监督部“JD”；财务结算中心“CW”；
物流中心“WL”信息中心“XX”。
B 序号以部门单独排列，为三位数。
3.4质量计划类文件
不编码以产品合同号（或产品名称）和文件名称标识3.5质量记录表格
CY / JL —
记录序号
记录代号
本公司名称拼音字头缩写
-2-。
物业公司体系文件编写规范
物业公司体系文件编写规范1.0 编写要求1.1 质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。
1.2 遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件。
所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用（合），应立即报原编制部门或人员按规定程序修改。
2.0 文件编写程序2.1NO3.0 文件编写格式3.1 文件面页3.1.1 质量手册质量管理体系文件WQ—QM—A质量手册依据GB/T 19007-2000 idt ISO9001:2000《质量管理体系要求》编制批准审核分发号2005年1月10日发布2005年1月10日实施北京文清物业管理有限公司3.1.2 程序文件文清物业质量管理体系程序文件WQ—QP—A文件控制程序审批编制年月日发布年月日实施3.1.3 部门工作手册单份文件不设面页。
部门工作手册（作业指导书）的汇编增加一个面页，面页见示意图。
3.2 内页文件内页的文件头和文件尾格式见示意图，文件的每页均需有该文件的连续页码。
3.2.1 文件头A）有面页的文件头示意图──质量手册──程序文件──部门工作手册3.2.2文件尾A）质量手册、程序文件、部门工作手册汇编的文件尾及一次性指导文件除最后一页外的各页的文件尾示意图：（文件内容）第页共页B）一次性指导文件的最后一页的文件尾示意图：──公司内部使用的文件尾示意图：（文件内容）XXX部（经理签名）XXXX年XX月XX日报：XXX发：XXX、XXX 共印xx份报：XXX发：XXX、XXX 共印xx份3.3 章节编号A）文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如1.0；1.1；1.1.1；……依次表示第一章；第一章第一节；第一章第一节第一条……。
B) 章节以下内容是并联关系时，可采用英文大写加半括号编排，如：A）；B）；C）；……表示。
C) 在a）、b）、c）……中如仍需分段述叙，则用“——”；①、②、③……表示。
物业文件和资料的编号规则
物业文件和资料的编号规则
物业公司文件和资料的编号规则
1.0目的
确定文件、资料的编号方法，便于管理和检索。
2.0适用范围
重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司所有的文件和资料。
3.0管理内容
3.1质量体系文件的编码
凡在文件页眉位置有”重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司质量体系文件”字样的都是本公司质量体系文件。
3.2质量体系文件的编号
--第二层文件(程序文件)
LP - □□
公司质量体系文件的拼音缩写
程序文件的流水号
例：LP-02表示程序文件，代表重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司的第2个程序文件。
--第三层文件(流程和作业指导书)
XX - □□
该文件所属部门名称拼音的头位字母组成，如行政部文件为”XZ”、各管理处工程部文件为”GC”、各管理处客户服务中心文件为”KF”，依此类推
该文件所属部门第三层文件的流水号
例：XZ-01表示作业文件代表重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司行政部的第1个作业文件。
--质量记录
无数字和英文字母编号的都是重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司的质量记录
3.3其它文件的编码
LP / □□ --□□
公司代码LP
年号
归档流水号
例：LP/03--01代表公司2003年归档的第1号文件，为便于管理，此条自2003年开始使用。
编写：zz 审批：zz
感谢您的阅读！。
QW4.2.3-1-2文件编码规定
生效日期：2005.10.11 目的确保每一个质量管理体系文件都有唯一的编码（文件号、版本号、生效日期或记录号），便于文件的识别、追溯和控制。
2 适用范围适用于本公司质量管理体系文件的编码。
3 职责3.1 品质管理部按照本规定的要求确定文件号、版本号和生效日期。
3.2 各部门按照本规定的要求在记录表格上填写记录号。
4 编码规定4.1 总要求确保每一份的文件（记录）的标识（文件号、版本号、生效日期或记录号）都是唯一的，而且制定和填写的方法是直观的、可扩展的。
4.2 部门代码(汉字拼音的缩写)：4.2.1 职能部门：RS—行政人事部 PG—品质管理部 GC—工程部HG—护管队 BJ—保洁队 QH—企划部 CW—财务部YY—营业部 DN—电脑部4.2.2 客服部：GJ—立丰国际购物广场客服部4.3 文件号4.3.1 质量手册的文件号由公司代号和“质量手册”代号组成，即：LKPM/QM。
4.3.2 程序文件文件号QP □.□ -□分配的顺序号（-1、-2、……）此文件对应ISO9001:2000标准的条款号（如4.2）生效日期：2005.10.1“程序文件”代号例：《文件控制程序》的文件号为QP4.2-1。
4.3.3 作业指导书文件号QW □.□ -□（-□）必要时，加入分配的顺序号（-1、-2、……）对应程序文件的文件号（如4.2-1）“作业指导书”代号例：《质量体系文件编写指南》的文件号为QW4.2-1。
4.3.4 质量记录表格文件号QPR □.□（-□） -□分配的顺序号（-1、-2、……）对应程序文件或作业指导书的文件号“记录表格”代号例：《文件编写（修改）状态清单》的文件号为QPR4.2.3-1-1。
当一个表格同时对应多个程序文件、作业指导书时，采取“程序文件优先原则”、“靠近原则”选择。
“程序文件优先原则”是指当表格同时对应程序文件和作业指导书时，优先选择对应程序文件的编码。
“靠近原则”是指当表格同时对应多个程序文件或多个作业指导书时，优先选择与此表格的产生有最直接关系的程序文件或作业指导书的编码。
质量管理体系和文件编号规则
质量管理体系和文件编号规则1、质量手册和程序文件的编号：×××××××××××××发布年号文件顺序号标准条款号文件类别公司名称代号2、工作文件的编号：×××××××××××文件顺序号主管部门代号标准条款号文件类别公司名称代号3、记录的编号×××××××记录版本号记录顺序号记录代号记录主管部门代号4、说明1）公司名称代号用二位英文名称缩写字母表示，本公司名称代号缩写为NH2）顺序号用数字表示3）文件类别用英文名称缩写字母表示：质量手册QM、程序文件QP、工作文件WI、记录R4）标准条款号是指该文件对应于GB/T19001-2000 idt ISO 9001-2000中条款号。
5）部门代号采用英文名称的缩写字母表示，其中：公司办：HO、总经办：HM、财务部：HF、行政部：HA、运输公司：HT、港务公司：HP（总调度室：PD、生产部：PO、理货部：PT、业务部：PB、港务部：PP、电脑部：PC、工程技术部：PE）6）记录版本号用英文字母A、B……表示，其中A表示第一版，B表示第二版，依次顺序类推。
5、举例说明：1）质量手册的编号：NH/QM 42201：20012）文件控制程序的编号：NH/QP 42301：20013）记录控制程序的编号：NH/QP 42401：20014）管理评审制度的编号：NH/WI/HM56015）理货记录的编号：PT/R001A。
物业管理有限公司文件编码程序(WORD2页)
物业管理有限公司文件编码程序1.0 目的规定文件的编号，以便于识别各类文件。
2.0 适用范围适用于公司ISO9002质量体系文件的编码。
3.0职责3.1 管理者代表编制各种文件编码。
3.2 文件管理员负责文件的编码。
4.0 程序4.1文件编号规定4.1.1 公司码本公司名称“新城物业管理有限公司”公司码取“JH”。
4.1.2文件类别码文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
4.1.3体系要素码各要素的编码参照ISO-9002-94各要素的序号码，要素码为两位数字，如ISO要素“4.6采购”即为06。
4.1.4序号码同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。
4.1.5部门码部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：部门名称部门码部门名称部门码部门名称部门码绿化队LH 水电工程队SD 资料室ZL保安队 BA 商业经营特约服务队SF综合业务队ZW清洁队 QJ备注：ISO9002质量体系方面的文件都规定为资料室的文件4.2质量手册的编号质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即JH-QM4.3 程序文件编号程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--要素码--序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号JH-QP-05-02序号码，文件编制顺序要素码，文件控制文件类别码公司码4.4 三级文件的编号三级文件的编号按“特征码-部门码-序号码”方式进行。
例如：《清洁队工作指引》的编号WI-LH-01序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；部门类别码，表示为绿化队的文件；文件特征码，表示为三级文件；4.5质量记录表格的编号质量记录表格的编号按“特征码-部门码-序号码-版次码”方式进行，规定版次码从01，02．．．．．依次按顺序进行;例如：《管理评审计划》表格的编号FM-ZL-01-01版次码,表示该表格的版次为第一版次序号码，表示为资料室的第一份表格部门类别码，表示为资料室的表格表格的特征码。
物业管理公司文件编号规则
物业管理公司文件编号规则
1.0质量环境手册代码：ZL
2.0部门代码
2.1客户服务中心代码：01
2.2综合事务部代码：02
2.3工程技术部代码：03
2.4环境管理部代码：04
2.5护卫服务部代码：05
2.6财务稽核部代码：06
3.0质量环境手册YSHZ-ZL-××
YSHZ-表示公司名称缩写，ZL-质量环境手册缩写，××-标准条款号。
3.1程序文件YSHZ-CX-□□-××
YSHZ-表示公司名称缩写，CX-程序文件缩写，□□-部门代码，××-流水号。
3.2作业指导书YSHZ-ZY-□□-××
YSHZ-表示公司名称缩写，ZY-作业指导书缩写，□□-部门代码，××-流水号。
3.3记录YSHZ-JL-□□-××
YSHZ-表示公司名称缩写，JL-记录缩写，□□-部门代码，××-流水号。
3.4外来文件YSHZ-WL-××
YSHZ-表示公司名称缩写，WL-外来文件缩写，××-流水号。
3.5图纸YSHZ-TZ-□□-××
YSHZ-表示公司名称缩写，TZ-图纸缩写，□□-图纸类别代码，××-流水号。
其中类别代码为：
DQ--电气JS--给排水TJ--土建
XF--消防KT--空调、暖通YL--园林
编制：审核：批准：日期：。
物业公司质量体系文件编码作业规程
物业公司质量体系文件编码作业规程一、编码作业规程的目的编码作业规程是为指导物业公司质量体系文件编码而制定的规范性文件，旨在规范编码工作，提高编码质量，确保质量体系文件的准确性、标准化和可维护性。
二、编码作业规程的适用范围本规程适用于物业公司各部门及相关人员进行质量体系文件编码，包括但不限于文件编号、文件标题、文件类别等的编码工作。
三、编码作业规程的工作要求1、文件编号的编码规则：①无分号编码：每个文件都按照顺序编号，如“001、002、003……999”。
②填分号编码：每个文件的编号由两部分组成，前一部分是编号，后一部分是日期，以分号分隔。
如“001;20210101”表示编号为001的文件创建于2021年1月1日。
2、文件标题的编码规则：文件标题的编码应与文件编号保持一致，方便文件查找和定位。
3、文件类别的编码规则：每个文件的类别均按照公司规定的标准进行编码，如：①质量手册：QM②程序文件：PR③工作指导文件：GI④记录表格：RE⑤内外部文件：IN/EX四、编码作业规程的实施要求1、对于已编过号的文件，禁止更改文件编号和文件类别，如有要求变更，请重新编码。
2、每个文件必须填写完整的文件编号、文件标题和文件类别，否则将无法进行下一步操作。
3、文件编码过程中应注意区分大小写、特殊字符和数字。
4、文件编码应在文件创建时进行，禁止事后进行修改。
五、编码作业规程的改进措施1、定期对本规程进行评估和修改，以适应公司质量管理体系的变化和需求，提高编码工作效率和质量。
2、对编码工作进行不定期的检查和评估，及时发现问题并加以解决。
3、对编码人员进行培训和考核，提高编码规范化水平。
六、编码作业规程的责任和权限1、编码工作由各部门的质量管理人员负责和监督，确保编码规范和准确性。
2、质量管理部门具有审核和批准编码规则修改的权限。
3、对于未按照规程进行编码的行为，将给予相应的处理措施。
四、编码作业规程的考核计划1、每季度对各部门进行一次编码质量审核，对不合规范的进行整改，并进行追溯。
文件编号规则
文件编号规定
1 公司码
本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”。
2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。
4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。
格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。
质量管理体系文件编号规则(2020年7月整理).pdf
1目的与使用范围
为规范质量管理体系文件的编号，便于日常管理工作，特制定本编号规则。
本编号规则适用于质量管理体系的所有文件.
1文件编号规则
2.1 《质量手册》和程序文件编号规则
2.1.1《质量手册》代号为“QM”（英文为“quality manual”）。
公司《质量手册》的编号为“XXXX/QM0001-2001”。
2.1.2 程序文件代号为“QP”（英文为“quality procedure”）。
如《不合格品控制程序》的编号为“XXXX/QP0000-2016”。
2.2 管理类工作文件编号规则按照《公司内部文件编号编制规则》
（XXXX/ZD0000-2016）执行。
2.3 工艺类工作文件编号规则按照《工艺文件的编号方法》（AAA001）执行。
2.4 技术类文件编号规则按照《XXXX企业技术标准编号办法》
（XXXX/ZD00000-2016）。
3 质量记录表格编号规则
3.1 一般质量记录表格编号规则
质量记录的代号为“QR”（英文为“quality record”）
Q R□□-□□□-□
如：《文件控制程序》（文件编号“”）中《文件更改申请表》的质量记录表格编号为“QR01-003”。
当该记录表式发生变化时，表格编号为“QR01-003-A”。
3.2 借用的外来表格和外用的表格可不予编号。
4 文件的格式见《公文处理办法》。
1本制度由XXXX提出
2本制度由XXXX归口并解释
3本制度起草人：
4本制度修改人：
5本制度（A/0版）自年月日起实施
2。
质量管理体系和文件编号规则
1、质量手册和程序文件的编号：×××××××××××××发布年号文件顺序号标准条款号文件类别公司名称代号2、工作文件的编号：×××××××××××文件顺序号主管部门代号标准条款号文件类别公司名称代号3、记录的编号×××××××记录版本号记录顺序号记录代号记录主管部门代号4、说明1）公司名称代号用二位英文名称缩写字母表示，本公司名称代号缩写为NH2）顺序号用数字表示3）文件类别用英文名称缩写字母表示：质量手册QM、程序文件QP、工作文件WI、记录R4）标准条款号是指该文件对应于GB/T19001-2000 idt ISO 9001-2000中条款号。
5）部门代号采用英文名称的缩写字母表示，其中：公司办：HO、总经办：HM、财务部：HF、行政部：HA、运输公司：HT、港务公司：HP（总调度室：PD、生产部：PO、理货部：PT、业务部：PB、港务部：PP、电脑部：PC、工程技术部：PE）6）记录版本号用英文字母A、B……表示，其中A表示第一版，B表示第二版，依次顺序类推。
5、举例说明：1）质量手册的编号：NH/QM 42201：20012）文件控制程序的编号：NH/QP 42301：20013）记录控制程序的编号：NH/QP 42401：20014）管理评审制度的编号：NH/WI/HM56015）理货记录的编号：PT/R001A下面是古文鉴赏，不需要的朋友可以下载后编辑删除！！谢谢！！九歌·湘君屈原朗诵：路英君不行兮夷犹，蹇谁留兮中洲。
美要眇兮宜修，沛吾乘兮桂舟。
令沅湘兮无波，使江水兮安流。
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物业管理质量体系文件编码规定
1.0 目的
1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。
便于文件的识别、追溯和控制。
2.0 适用范围
2.1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。
3.0 职责
3.1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。
4.0 编码规定
4.1 质量体系文件在编写完成后,由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。
4.2 代号 4.2.1公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示,如: XZB ——行政人事部 CWB——财务部 JYB——经营部 GCB——工程部 BAB——保安部 YLB ——园林清洁部YCG——怡翠花园管理处DLG——电力大楼管理处NXG——能兴大楼管理处
YDG——移动通信管理处FYG——法院管理处RJG——软件科技园管理处 KTB——怡翠花园康体
部 (其他依次类推)
4.2.2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示: ZL——质量手册 CX——程序文件 ZY——作
业指导书 JL——质量记录
4.2.3顺序号用四位数表示,从左到右前二位表示
文件所属内容,后二位代表顺序。
程序文件前二位的编号是
—00,作业指导书前二位的编号如下: a)按职能部
门、管理处区分 10—行政人事部管理 20—工程
部管理 30—保安部管理 40—经营
部管理 50—财务部管理 60—园林清洁部管理
70—其他部管理 90—社区中心康体部管理 (其他
依次类推)
b)按管理处内部专业管理区分 80—接管
验收管理 81—公共场地管理 82—设备设施管理
83—清洁。