法务职能及合同签订审核注意事项

法务部的角色和功能 法务部的角色和功能
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合同的定义
• 合同是指“平等主体的自然人、法人、
其它组织之间设立、变更、终止民事权 利义务的协议”。
• 合同名称可为“合同、契约、合约、协
议、备忘录、会议决议、保证书等”。
合同的形式
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合同订立的形式，有书面形式、口头形 式和其它形式。 合同采用书面形式的，“合同附件”为 “合同正文”不可分割的组成部分。
“合同订立”与“合同生效”不同 合同订立” 合同生效” （3/3）
【问题】一般情况下，合同自订立时生效。 但是，哪些合同是例外的 ？
1. 2. 3. 4. 5.
法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续 的，该合同自办理批准、登记等手续时生效 附条件的合同，自条件成就时生效 附期限的合同，自期限界至时生效 无权签订的合同，经依法追认后有效 依据《合同法》的规定应当无效的合同和依法被 撤销的合同，自始没有法律约束力
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许多人将“合同订立”与“合同生效” 混为一谈，认为合同一经订立即产生法 律效力。
“合同订立”与“合同生效”不同 合同订立” 合同生效” （2/3）
【问题】 何谓“合同订立”？ • “合同订立”是指“合同当事人协商一 致，合同即订立”。 【问题】 何谓“合同生效” ？ • “合同生效”是指“已经订立的合同， 是否具有法律效力”。
合同的履行
【问题】财务部门依据合同收款和付款，但 是哪些情况应当拒绝收款或付款？ 1. 应当订立书面合同而未订立书面合同 2. 收款或付款单位与合同对方当事人名称不 一致
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收款或付款单位与合同对方当事人名称不 一致时，财务部门应当督促收款或付款单 位出具“代收款”或“代付款”的证明。
双方应“承担义务” 双方应“承担义务”和“违约责任” 违约责任” （1/2）
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问题与讨论
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许多合同只规定双方交易的主要条款， 却忽略规定或含糊笼统双方各自应尽的 “责任”和“义务”，特别是“违约责 任”。无形中等于为双方解除了应负的 责任，架空合同或削减合同的约束力。
双方应“承担义务” 双方应“承担义务”和“违约责任” 违约责任” （2/2）
【案例】 • 南方某一城市与港商签订了一个出售矿 渣的合同。合同中只明确港商可以“每 天拉一车，时间一个月”。 • 由于没有明确提货车的“车号或型号”， 结果对方拉货的车越来越大，我方明知 吃亏，却也无可奈何。
【问题】传真的合同有法律效力吗？
• 传真的合同无法律效力；所以严禁一方
当事人签字盖章后，以传真的形式交另 一方当事人签字盖章。
合同双方当事人的签约资格（1/3） 合同双方当事人的签约资格
• 签订合同的双方都必须具有签约资格， 否则合同无效。 • 在签约前，要调查对方的资格、信誉 等情况，并要求对方当事人提供有关 法律文件，证明其合法资格。 • 不要轻易相信对方的名片，名片不能 代替证书；有的人名片关衔很大，实 际上是空的。
合同条款应“具体详细” 合同条款应“具体详细”和“协调一致”（4/4） 协调一致”
【案例】 • 某化肥厂从日本引进一套化肥设备，合 同中规定：“某管线采用不锈钢材料”， 但没有具体指明管线是否包括阀门、弯 管、接头等。 • 结果，日商认为管线只指“管子” ， 我方则认为包括“其它配件”；由于合 同没能具体写明，我方只能干吃闷亏。
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【问题】“合同附件”与“合同正文”何者 法律效力较高？ • “合同附件”与“合同正文”具同等法 律效力。
公司内部合同审校流程（1/3） 公司内部合同审校流程
1. 草拟合同内容 2. 部门主管核准合同内容及“合同签办单” 3. 申请人交合同（含核准报告、合同附件
等）及“合同签办单”至法务部审核 4. 法务部用印（合同专用章） 5. 申请人交“合同正本”（一份）及原 “合同签办单”至法务部归档
公司内部合同审校流程（2/3） 公司内部合同审校流程
• 对外订立的合同，严禁我方先在空白文
本上签字盖章。 • 原则上先由对方签字盖章后，我方才签 字盖章。 • 不要在合同中留有空白（即空白处用横 线划去）。 • 单份合同文本达二页以上的，须“每页 连续”加盖骑缝章，防止被抽换。
公司内部合同审校流程（3/3） 公司内部合同审校流程
合同条款应“具体详细” 合同条款应“具体详细”和“协调一致”（1/4） 协调一致”
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合同文字如果含糊不清，模棱两两，在 执行过程中，往往争议纷纷，扯皮不断。
合同条款应“具体详细” 合同条款应“具体详细”和“协调一致”（2/4） 协调一致”
【案例】 • 购房合同中，对于精装修的楼盘，一定 要在合同中对装修所用的材料、品牌、 标准、施工工艺、颜色、价位等写清楚。 • 绝不能用“豪华”、“进口”、“高档” 等这样含混的字眼，否则祸患无穷。
合同双方当事人的签约资格（2/3） 合同双方当事人的签约资格
【问题】如果签约人不是该公司的董事 长或总经理呢 ？ • 要对方签约人提交该公司开具的正式 书面授权证明（如授权书、委托书 等）。
合同双方当事人的签约资格（3/3） 合同双方当事人的签约资格
【问题】由于“分公司”不是独立法人， 无法单独负担法律责任，仍然需由该 公司的母公司负担法律责任，但如果 签约人是“分公司”呢 ？ • 尽量要求对方签约人提交母公司开具 的正式书面授权证明（如授权书、委 托书等），或在合同上加盖母公司的 “合同专用章”或“公章” 。
争取在我方所在地的人民法院进行诉讼
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要在合同中，尽量争取以“我方所在地 人民法院” 为一审管辖法院。 若一旦发生争执，对我方较为有利。
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結語
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因为时间的关系，以上仅简单叙述“合 同签订”应注意之事项。 若各位主管、同仁在合同草拟、签订、 履行、解释和谈判过程中，遇到困难或 违约情况时，欢迎随时向智权法务部咨 询。
合同签订应注意之事项
大纲
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法务部的角色和功能 法务部的角色和功能 合同的定义和形式 公司内部合同审校流程 合同双方当事人的签约资格 合同必备条款 合同订立” 合同生效” “合同订立”与“合同生效”不同 合同的履行 双方应“承担义务” 违约责任” 双方应“承担义务”和“违约责任” 合同条款应“具体详细” 协调一致” 合同条款应“具体详细”和“协调一致” 争取在我方所在地的人民法院进行诉讼 问题与讨论
合同必备条款
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
当事人名称、法定代表人姓名和公司住址 标的 数量 质量（质量条款系是最容易忽视的条款） 价款或报酬 履行期限、地点和方式 违约责任 解决争议的方法（双方协商、行政调解、仲 裁、诉讼；其中，仲裁与诉讼只能二择一）。
“合同订立”与“合同生效”不同 合同订立” 合同生效” （1/3）
Baidu Nhomakorabea
合同条款应“具体详细” 合同条款应“具体详细”和“协调一致”（3/4） 协调一致”
【案例】 • 某一合同中：“合同生效后不得超过45 天，乙方应向甲方缴纳××万美元的履 约保证金。……超过两个月如未能如期 缴纳，则合同自动失效。” • 这里“两个月”究竟从哪一天开始算起， 是合同生效之日开始算起?还是合同生 效45天以后才算起?