实验室资料归档及档案管理

实验室资料归档及档案管理

实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、实验室工作档案管理的对象

实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷

(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。

(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。

(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。

(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。

(5)实验室建设发展规划。

(6)实验室年度工作总结及实验室内工作人员考核表等。

2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。

(1)实验室基本情况类

①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。

②实验室任务及人员情况年度传送数据与报表。

③实验项目年度传送数据与报表。

④专职实验室工作人员年度传送数据与报表。

(2)设备管理类

①我院各实验室科研仪器设备年度传送数据与报表(单价800元以上设备)。

②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。

③低值耐用品、低值易耗品的资料。

④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。

⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。

单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪

器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。

⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备年度使用情况数据传送数据与报表(单台／套价为20万元及其以上之设备)。

(3)实验室任务类

①实验室任务指标及完成情况统计资料。

②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。

③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。

④在社会服务中形成的文件材料。

⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。

(4)实验室管理类

①实验室建设类：经我院批准的本实验室建设规划；本实验室年度工作计划、总结；反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件；实验室用房及环境条件的各种技术资料。

②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件；实验室工作的评估；实验室管理方面的重要实施细则；实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。

③实验室经费及使用情况。

(5)实验室队伍建设类

①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。

②实验技术人员考核情况。

③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。

④实验技术人员工作日志、记录材料。

⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。

三、实验室工作档案的收集

1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况，年底将记录归档备查。

2、每个实验室应有设备仪器维修记录，实验室应有水电及动力维修记录，年底将各种维修记录存档。

3、实验室工作人员应做工作日志，年底将工作日志归档。

4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

5、年末应对实验人数，实验项目和设备使用率做统计，将统计结果存档。

6、实验室每年应对每位工作人员进行年度考核，工作人员考核表应归档备查。

四、实验室工作档案的管理

1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、监督与检查。

2、每位实验室工作人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理人。实验室工作人员及时将自己工作中形成的原件材料交给实验室档案管理人，实验室留复印件归档。

3、实验室工作档案的保管期限分长期、短期、与设备共存三种。

4、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

5、除上条资料外，其它资料均应长期保存。

6、严格档案的查阅与管理

(1)实验室办公室负责职能范围内有关实验室工作档案管理。

(2)各实验室每年度应按要求按时上报有关归档资料，个人不得长期保存作为私有；

(3)单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者，均按研究院档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。

(4)档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管领导批准后可使用复印件。

7、档案管理员的工作要相对稳定，如工作变动应做好交接工作。如实验室撤消或合并，应及时作好工作档案的移交工作，以保持档案的完整和连续性。