CCA2102-《成本管理体系要求》标准解释-记录控制

CCA2102:《成本管理体系要求》标准解释:记录控制

CCA2102:2008《成本管理体系要求》标准解释：记录控制

标准条文

组织应建立并保持必要的记录，以提供为证实成本水平、成本发生过程和成本管理体系活动满足要求所需的证据。

组织应编制、实施和保持文件化的程序，对记录予以控制，并确保记录：

a）信息真实、准确、全面和及时；

b）保持清晰、易于识别和检索；

c）标识完整和唯一；

d）有适宜的贮存环境、条件和方法；

e）得到适当的保护，防止损坏、泄露和丢失；

f）保存到规定的期限，并按规定要求进行处置。

对空白记录表格的控制，属文件控制范畴，应按4.3.3的要求进行控制。

目的和意图

为了控制成本管理体系活动和成本水平的证据，证实成本管理活动的有效性和成本水平满足要求，保持成本的可追溯性，本要素条款规定了对记录进行管理和控制的要求。

理解要点

●记录（CCA2101：2008标准第2.8.6条）是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是特殊类型的文件，是成本管理体系文件的一种，它致力于提供成本管理和成本水平符合要求以及成本管理体系有效运行的证据，其本身可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。记录表格就是记录信息的承载媒体。

注1：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

注2：通常记录不需要控制版本，但记录表格需要控制版本。

●记录主要用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。成本方面的记录通常包括：与成本管理体系有关的记录，如评审记录、成本放行记录、内部审核记录、业绩评价记录、培训记录、文件发放记录等；与成本水平有关的记录，如成本核算记录、成本报表、分析报告、会计凭证、会计帐册等。

●组织应建立并保持必要的记录，以提供为证实成本水平、成本发生过程和成本管理体系活动满足要求所需的证据，保持成本方面的可追溯性（可以追溯成本的发生过程和历史情况）以及利用记录开展成本分析、预测和研究。

●记录可以是文字的也可以是多媒体的。

●对于记录表格应该理解为依据性的文件，因为表格中各栏的填写要求是填表的依据；表格填写后应该理解为证据。成本管理体系所要求的记录是指已形成（记载了活动事项和数据）的记录，而不是空表格。

●组织应按标准的要求编制、实施和保持《记录控制程序》，其内容可包括：记录控制的职责和权限、记录的分类和范围、记录的设计和审批、记录的填写和标识、记录的收集和整理、记录的归档和保存、记录的查阅和复制、记录的作废和处理等。组织应按程序的要求对成本管理体系所需的记录予以控制并确保记录：

a）信息真实、准确、全面和及时；

——真实：记录的信息应反映客观事实、没有虚假成分，记录不得修改，但可勘误。

——准确：数据准确、语言准确、计量单位准确、标点符号准确、栏目填写准确。

——全面：记录的内容应全面（包括：所记录的时间、地点、人物和事件）。

——及时：在过程中记录或事后及时记录，不能靠回忆来补记录。

b）保持清晰、易于识别和检索；

——清晰：不能涂抹、不能弄脏、不能省略、不能修改、字迹工整、逻辑准确。

——识别：正确标识，并能正确识别。

——检索：检索迅速、准确、及时提供。

c）标识完整和唯一；

——记录名称、记录编号、用量序号等标识应完整，不可省略。

——记录标识应是唯一的。

d）有适宜的贮存环境、条件和方法；

——组织对已形成的成本记录在定期收集和整理的基础上应做到归档保存，并应满足文档和财务档案管理的要求。

——对已保存的记录应做到分类编目，专柜存放，专人管理。

——对记录的贮存应有适宜的环境以及保持防火、防潮、防霉变、防虫蛀等措施和条件。

e）得到适当的保护，防止损坏、泄露和丢失；

记录在填写、使用和传递过程中应得到适当的保护，防止损坏和丢失，对有保密信息的记录还应防止保密信息的泄露。

f）保存到规定的期限，并按规定要求进行处置。

——组织为有效提供满足顾客、适用的法律法规和其他要求，在成本管理体系中应规定记录的保存期限，并在保存期限内保护好记录。

——一般情况下与成本管理体系运行有关记录的保存期限按体系规定执行；与成本核算有关的记录（包括财务凭证、帐册、报表等）的保存期限按会计制度或准则执行；有法律法规要求的记录其保存期限按法律法规要求执行；与顾客有关的记录其保存期限按顾客要求执行；与组织改善成本水平有关的记录（如成本动量、标准成本、预算等记录）可能需要永久保存。

●对空白记录表格的控制，属文件控制范畴，应按4.3.3的要求进行控制。

●记录和文件的区别（见下表）：

记录和文件的区别

与其他要素条款

间的相互关系

成本管理体系所有要素条款的实施和运行都有可能产生记录，以提供成本管理体系有效运行和成本水平得到有效控制的证据。因此，所有要素条款都需要按本要素条款的要求对记录进行控制。

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