办公自动化在秘书工作中的作用

办公自动化在秘书工作中的作用

【论文提纲】

通过对办公自动化在秘书工作中的作用浅析，探究新型办公技术、机器、设备在办公室事务处理中的意义，更好地为社会经济建设服务。

一、办公自动化的发展历程

二、办公自动化系统的功能

（一）事务处理

（二）资源管理

（三）决策支持

三、秘书在办公中的必备技能

（一）现代办公设备的使用技能

（二）常用办公软件的使用技能

（三）网络办公技能

（四）文案处理技能

四、办公自动化在秘书工作中的作用

（一）有利于提高秘书工作的办公质量和效率

1、文字写作，公文管理

2、日程管理，优化时间

3、表单流程，效率管理

4、信息共享与交流，沟通管理

5、档案规划，文件管理

（二）有利于促进秘书工作的办公管理的一体化

1、在文字管理上，各种文件、信函、档案、手稿等的收发文管理。

2、在会议管理上，通过文件PPT的制作既节省纸张又不易丢失，图表、数据方面安排也可以得更加具体、清晰。

3、领导活动的安排，主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周的活动安排和每日活动安排。

（三）使秘书的服务意识得到更新

1、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘

2、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建

3、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓

办公自动化在秘书工作中的作用

【内容摘要】在信息化高速发展的今天，办公自动化在办公室内事务性的业务处理运用越来越广，其意义在于将人力从重复的可以由各种新技术、新机器、新设备处理的事务中解脱出来，在提高业务处理处理效率的同时，办公室人员可以发挥创造、决策等诸方面的长处，更好地为社会主义经济建设服务。

【关键词】办公自动化秘书工作办公室

【Abstract】 In the information highway development today, office automation in office by the business handling routine wider, its significance lies in the can from repeated human by all sorts of new technology, new machines and new equipment

handle affairs freed, in improving business process efficiency at the same time, the office personnel can play in creating, decision-making, etc, better strengths orientations for socialist economic construction service.

【 keywords 】 office automation secretary office 在信息化高速发展的今天，办公自动化在办公室内事务性的业务处理运用越来越广，其意义在于将人力从重复的可以由各种新技术、新机器、新设备处理的事务中解脱出来，在提高业务处理处理效率的同时，办公室人员可以发挥创造、决策等诸方面的长处，更好地为社会主义经济建设服务。办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。

办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为OA。办公室自动化是一种综合运用电子、通信等多种技术，通过网络，采用多媒体形式，管理和传输信息，实现无纸网络化办公的现代办公方式。①它从办公事务处理开始，进入各类信息的控制管理，进而发展到辅助领导决策，大大提高了办公效率。

一、办公自动化的发展历程

起步阶段（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。

应用阶段（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同，而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了秘书工作，规范了组织管理，提高了运营效率。

发展阶段OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同，内外部各种资源的有效组合，为员工提供高效的协作工作平台。

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯

性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

二、办公自动化系统的功能

一个完善的办公自动化系统具有三个明显区别的功能：

（五）事务处理

一般办公室人员的主要任务，是处理办公室中一些日常例行性的事务，如文字处理、表格处理、文件信函的收发、行文办理、文档资料管理、办公日程管理、财务统计、报表处理，以及其他一些行政管理事务。

①、文字处理、表格处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等，并能对各种数据进行报表格式处理，以及报表格式数据的输入、加工、计算和输出。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

②、文件管理。包括文件的收发登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

③、行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

④、信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。