办公室事务管理实训

⑴办公室环境的布置和整理；
⑵通讯事务、电话、信函和邮件处理；
⑶执行上司交办事项；
⑷照料上司身边的琐事；
⑸接待宾客和员工的来访；
⑹记录上司指令及会谈、会议内容；
⑺打印文告及表格；
⑻收集及整理各种信息；
⑼保管办公室设备及用品；
⑽外出办事，如银行、邮局、税务所等。
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办公室环境
办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼， 温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。
办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放 不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱 柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
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办公环境安全检查
包括办公环境和办公设备两部分：
要区分“隐患记录及处理表”和“设备
讨论：这个布局有什么好处？又有什么问题？你如何 看待开放式布局的办公室？
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保持办公环境的整洁有序
1. 2.
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保持办公环境的整洁有序
1．设备物品要放置适当，摆放有序 2
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办公环境维护的基本原则
1.整洁舒适。 2.和谐统一。 3.合理实用。 4.环保安全。
3.办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用
4. 5.工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅
6.工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原 件忘在复印机玻璃板上。
7.火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物 品等。
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识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖 曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光， 复印机的辐射，违规操作等。
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我国办公室事务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼ 接待工作（来访接待） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑾ 督察工作（决议实施）
⑷档案管理（归档、管理等）
⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等）
（一）办公环境的概念
办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者 间接作用和影响办公过程的各种因素的综合， 从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员 所处的大环境；
从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的 秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和 自然环境。
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办公环境及其优化
办公环境包括空间环境、视觉环境、 听觉环境、空气环境、健康与安全 环境。 办公环境的优化原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
故障表”的使用，前者记录的是隐患，包 括办公环境和办公设备两部分，后者是记 录办公设备运行中出现的故障。例如计算 机不能工作了，就应填“设备故障表”， 如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射， 非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理 表”。
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实训：填写隐患记录及处理表
序 时间
号
1 11月4 日
地点
研发 部
发现的隐患 造成隐 患的原 因
靠窗一排电 无窗帘 脑屏幕耀眼 遮阳
隐患的 处理人 采取的
危害和
措施
后果
有损眼 行政主 安装窗
睛
管张强 帘
2 11月19 研发 一名外来人 接待人 有安全 行政主 强调接
Biblioteka Baidu
日
部 员没有访客 员离岗 和失密 管张强 待处职
胸卡
隐患
责要求
3 11月25 研发 周末5号文 负责研 失密隐 研发部 周一部
⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； (21)搞好会务工作 (22)复印资料
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外资合资企业办公室事务的内容
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放 物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印 后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室 里抽烟，不能识别有关的安全标识等。
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时， 灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
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识别办公室安全隐患
办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公 室前忘记关窗、锁门等。
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办公室的七大效率杀手
1.空气杀手； 2.光线杀手； 3.声音杀手； 4.空间杀手； 5.设备杀手； 6.文件杀手； 7.职能杀手。
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案例：办公室布局
某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写 字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门 右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接 待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一 层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开 放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有 门，所有人的工作都能清楚可见。
办公室事务管理实训
主讲：胡 明 宝
桂林航天工业学院人文社科系
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实训内容
五、
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实训实习方法
1.实训教学以专业岗位为中心、能力训 练为中心、借助情景活动和问题引导。
2.校内校外顶岗实习。 3.见习、参观考察、调查访问。 4.撰写实训报告、考察或调查报告。 5.讨论、互评、教师讲评、总结。
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办公室的空气环境管理
1.温度
最舒适并有益于健康的工作温度是18--25℃。
2.湿度
最适宜的湿度为40%--60%。
3.空气流通
每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。
4.空气的净化
包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
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1.地、墙、天花板、门窗中的隐患，离开办公室不锁门。 2.室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，
⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
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国际秘书协会确定的办公室事务的内容
⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；