《公文筐及案例》PPT课件

2020/11度/12如何；
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公文筐考察的素质内容
• 计划能力是指被测评者在分析每一既得信息所反映的问题、问题产生 的根源以及各问题间的相互关系并据此确定工和目标、工作任务、工 作方法和工作实施步骤的能力。
• 组织能力是指被测评者按照各项既定工作任务的重要和紧急程度安排 工作次序、调配人力/物力/财力资源、合理分工/授权并进行相应组 织机构或人事调整的能力。
张謦
文件筐答题实例1
公文处理的几种可能性
先做如下处理，再考虑
约见乙方 ：
回信中道歉并承诺 立即解决 。
暂时不予处理 回信指责对方,坚持
。
培训完成后再款。
1.授权下属进行详细情况的调查
1.1了解软件的实际运行情况 1.2了解培训未能进行的原因 2.要求下属提供详细的书面调查报告,围绕合同内容,提出具体的解决问题方案 3.听取财务等相关部门的意见，修改预案，采取必要措施，保证该项目的顺利完成 4.要求下属完成项目合同中未尽事宜,如做好人员培训的准备、修补完善软件系统等 5.如果本公司遇到特殊困难不能履行合同时，应按合同提出对策并做好谈判的准备 6.注意公司形象,考虑到与该公司长期合作的可能性,与对方保持良好的合作关系
• 是否可以通过对一些数据的分析得出相应的结论
• 是否对时间有敏感性，能否较为迅速地发现被拖延的公文，在分清时 间先后顺序的同时是否能够敏锐地发现时间冲突，并在此基础上分清 事情的轻重缓急合理安排自己的工作；
• 看被试整体的文字表达能力如何，是否能够用清晰、简洁的语言来传
达信息或分配任务，以及对处理公文的一些基本格式和规则的了解程
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公文筐的评分维度
• 明确单个公文的考察要点，针对每个要点的答题情况进行评分
• 分析判断能力
• 决策能力
• 协调能力
• 授权意识
• 商业敏感性
• 从所有公文的总体进行分析，看被试是否能够充分认识到各个文件 之间的关
• 对所提供的背景信息能否充分地利用
• 对各个人物在组织中的角色是否有较为准确的认识
现在是上午8点，你提前来到办公室，秘书已经将你需要处理的邮件和 电话录音整理完毕，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的，你必须 在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。11点钟还有一个重要的会议需 要你主持，在这3小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，没有任何人来 打扰。
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题例１：
• 差：处理各种公文和信息材料时不分轻重缓急，没有觉察到各种 事件之间的内在联系。解决问题时没有考虑到时间、成本和资源 方面的种种限制，以致提出的问题解决办法不可行。
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文件筐情境题例
• 背景信息：今天是 2007年 7 月 22日，恭喜您有机会在以后的1
个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的 刘经理正在外地分公司视察，因此，你将在他回来之前，全权代理 他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源 部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配 、工资奖金和员工福利等各项工作。
• 处理意见，并准确、详细地写出将要采取的措施和意 图。
• 处理意见。 • 措施和意图。
• 文件之间的相互关系——排序。
• 轻重缓急
2020/1•1/事12 件角色
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文件筐答题要求
• 认真细致、逐字逐句地审读卷首的情景介绍与答题要求； • 在处理每份文件时：
• 1.是否全面掌握事件的各种有用的信息； • 2.是否弄清了事件所涉及到的人、事、物及其发生的时间和地点； • 3.是否依据文件所提供的事实，对存在的问题作出正确的判断，抓
•未来文件中可能涉及到人物和职务； •你所扮演的角色以及和其他涉及到的人物的角色关系； •可供你使用的回复方式； •你处理文件的时间界定；
文件筐的构成
• 任务
• 确定回复方式：信件/便函、电子邮件、电话、面谈、 不予处理、其他方式。
• 事件角色的关系。
• 回复方式的对等性。
• 回复方式的特性。
• 事件的重要性。
张謦
文件筐答题实例2
• 李总：您好！ • 最近我在工作遇到了一个麻烦：上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您
交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我 一个出国进行培训的机会。我出国回来后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就 变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个办法。您看 我该如何处理这个问题？
文件筐法
文件筐答题思维：系统思考
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文件筐法ຫໍສະໝຸດ Baidu含义
• 公文筐测试又叫公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作 ，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信函等，主要考察受测者的计划、 决策能力。
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文件筐法的特点
• 公文筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积 极性创造性，是不折不扣的“管理者实战演习”。
• 问题情境：现在是上午9点，在听取了下属的工作汇报，做好今天
的工作安排之后，你来到办公室，秘书已经将你需要处理的近日积 压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你 必须在1个小时内处理好这些文件，并做出批示。10点钟在会议室 还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里，你的秘书会为 你推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰你。另外，很抱歉，由于 电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外界通话 ，所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的 处理意见、办法等，做书面表述，最后由你的秘书负责传达。
• 从用途上看，公文筐测验除了能够挑选出有潜力的管理人才，用做评 价、选拔管理人员外，还可以用做培训，训练他们的管理与合作能力 ，使选拔过程成为培训过程的开始，使参加测验的被试提高其管理技 巧、解决人际冲突的和组织内部各部门间的摩擦的技巧，以及为人力 资源计划和组织设计提供信息。
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住了事件的主线； • 4.是否能提出解决问题的基本思路，分清轻重缓急，作出正确的决
策； • 5.是否能恰当授权，提出解决问题的具体的方式和方法。
文件筐答题实例
• 李总监，您好！ • 我是××软件开发公司技术主管李文，我们为贵
公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在 进行。按照协议规定，在9月20日之前完成试运行 。按照合同规定，我们曾商定过，九月份之前完 成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无 法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由 ，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面 协商一下费用的支付问题及其他事宜？谢谢您。
但是，到底该如何操作，尚无具体方案。我刚和总裁通过电话， 他建议我直接与您沟通，不知您有何意见想法，请尽快告知。
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回复方式和内容的思路
• 回复方式
• 根据时间、人物的关系角色、回复对等性考虑电话回 复（参考答案２）或信件\便函（参考答案１）。
• 本事件涉及到的要点
• 人力资源管理战略 • 招聘：招聘计划、招聘方式、岗位素质要求。 • 培训 • 薪酬设计 • 员工流失 • 人力资源规划
张謦
文件筐练习
• 情境
华达公司是一家人型民营上市公司，业务领域涉及水利工程，环保科 技和电力自动化等多个领域，其人力资源部下设五个主管岗位，分别是招 聘主管，薪酬主管、绩效主管、培训主管和劳动关系与安全主管，每个主 管有2-3位下属。今天是2006年7月9日，你（李明翔）有机会在以后的3个 小时里担任该公司人力资源部总监的职务，全面主持公司人力资源管理工 作。
• 预测能力是指被测评者对模拟工作环境中相互关联的各类因素及总体 形势未来发展趋势进行准确判断并预先采取相应措施的能力。
• 决策能力是指被测评者在解决实际工作问题（特别是解决重要且紧急 的关键问题）时策划并选择高质量方案的能力。
• 沟通能力是指被测评者通过局面形式准确表达个人思想和意见的能力 。
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• 【文件一】 • 类别：电话录音 • 来电人：刘 增 国际事业部总监 • 接受人：李明翔 人力资源部总监 • 日 期：7月8日
李总： 您好，我是国际事业部的刘增，去年10月中旬，人力资源部曾要
求各部门上报2006年的大学生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不 仅要求较高的英语水平，而且要懂一定的专业知识，这类人员在校内 招聘的难度很大。此外，由于我们公司薪酬水平较低，即使招聘来也 很容易流失，过去几年的流失率高达74%。为此我们国际事业部多次 召开会议，并初步达成共识：公司需要制定中长期的人才规划以吸引 并留住优秀人才。
• 在公文筐测验中，被试作答的自由度很高，主动发挥的空间很大，因 为被试面对的不是封闭性的问题，而是可以灵活处理的各种开放性问 题。
• 从信度上看，公文筐测验采取纸笔的形式，一方面是考虑到被试者在 日常工作中接触和处理大量文件的实际需要，另一方面也是为了统一 操作和控制，给每个被试者提供相等的条件和机会，比较公平，不会 因为情境的不同或者小组成员的差异等因素而影响测评结果。而且， 对于被试处理方式优劣的评价，不是个人单独决定，而是由几位评价 者共同讨论决定。这有助于提高公文处理的信度。
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文件筐法的特点
• 文件筐法的优点
• 公文筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激 发被测评者的积极性和创造性，对于在很短的时间内 全面、准确掌握管理者的能力、潜能以及个性心理特 征的某些关键要素具有不可替代的重要作用，是不折 不扣的“管理者实战演习”。两小时左右的公文筐测 验对被测评者自身综合素质状况、工和经验积累、专 业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用的考察效果 为其他许多人事测验所望尘莫及。
• 从效度上看，公文筐所采用的文件都是取材于实际的管理活动，几乎 都类似于被试所拟任职位上日常需要处理的文件，有时候直接选取真 实文件。同时，处理公文这样一项管理活动也是任何一个管理者在日 常生活中经常遇到的事情。这样，被试者很熟悉公文筐测验的目的所 在，非常容易接受此种表面效度高的测评方式。
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自己亲自和有情绪 的员工谈话，消除 其误解
4.建议下属在适当时机采取合适的沟通方法，使问题明朗化 ，并逐步解决
5.承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩
6.建议下属在其团队内分享自己的培训成果,持续地进行沟通
7.采取必要措施,避免对组织中其他成员产生不利的影响
8.总结经验教训，建议改进团队任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生。
• 公文筐测验具有跨文化、跨地区、跨行业和跨企业规 模的普遍适应性。
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文件筐法的适用范围
• 与事有关的能力
• 洞察能力——搜集和利用信息的能力； • 决策能力——分析、综合、判断能力； • 授权——组织、计划、协调； • 轻重缓急； • 文字与写作能力；
• 与人有关的能力
• 处理公文中的事情； • 对文件有关人的敏感； • 理解人的意图、愿望、性格特点和人物之间的关系；
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公文筐法的特点
• 虽然公文筐在测验过程中采用的是静态的考察方式，但是其材料包罗 万象，范围广泛，任何静态的测评要素，比如背景知识、专业知识、 操作经验以及能力倾向等都可以隐含于文件之中，通过文件处理这种 形式对被试的潜在能力和综合素质进行考察。
• 公文筐测验中的成绩与实际工作中的表现有很大的相关，对被试未来 工作绩效有很好的预测能力，即该测验具有良好的预测效度。因此， 只要被试能够妥善处理公文筐中的各类文件，评价者就有理由认为被 试者在一定程度上具备了胜任新职位所需要的素质。
张謦
文件筐答题实例2
开始
回 信 希 望 下 属 谨 慎 处 理 回信中不谈看法回避或 不予处理 0
，并且：
拖延问题 1
回信，或建议 面谈 1
1.肯定下属的工作，说明奖励的必要性和重要性；
2.深入调查，弄清事件产生的原因，授权下属认真处理该事件 3.提示下属采取必要措施，不要因此影响当前工作任务的完成
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公文筐法评分标准
• 计划能力
• 好：能够有条不紊地处理各种公文和信息材料，并根据信息的性 质和轻重缓急对信息进行准确地分类处理。在处理问题时，能及 时提出切实可行的解决方案，主要表现在能系统地事先安排和分 配工作，注意不同信息之间的关系，有效地利用人、财、物和信 息资源。
• 中：分析和处理问题时能够区分事件的轻重缓急，能够看到不同 信息间的关系，但解决问题的办法不是很有效，在资源的分配与 调用方面也不尽合理。