采购与付款会计制度设计

关于采购与付款业务会计控制制度设计

摘要：内部会计控制是现代企业必不可少的一种有效管理手段。根据企业内部会计控制，加强采购与付款内部会计控制，是企业生产经营中五大循环的重中之重，对降低企业采购成本，防范不法行为，规避经营风险有着深远的意义。本文针对企业采购与付款业务内部会计控制的目标与风险，现实中存在的问题进行探讨，并对此提出相应的控制措施。

关键词：内部控制；采购与付款；解决措施

一、引言

我国《会计法》第27条规定：“各单位应建立、健全本单位内部会计监督制度。”单位内部会计制度的执行，靠的是内部控制。内部控制作为企业生产经营活动自我调节和自我约束的内在机制，在企业管理系统中具有重要作用。加强和完善企业内部控制制度，充分发挥企业内部控制的作用，对增强企业对市场经济的适应能力和生存能力尤为重要①。

然而，采购与付款业务需要由供应、采购、收货、财会各部门共同协作完成。采购阶段是生产经营活动的起点，采购业务是采购部门购入各种物质资料，以满足生产和管理的需要。同时，采购活动必然伴随着企业经济利益的流出，即付款业务。采购和付款是不可分离的业务过程。因此采购与付款业务是会计内部控制的重点。实施好采购与付款的内部会计控制，对于整个企业有着不可忽视的作用。

二、采购与付款业务的内部会计控制的目标

作为企业整体层面的内部控制，内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略等。采购与付款业务的内部控制目标应当与企业整体层面的内部控制目标一致，同时应当侧重于以下四个方面：

（一）合理保证企业资产安全

①赵海虹：“内部控制制度在中小企业采购与付款业务中的应用”，《山西煤炭管理干部学院学报》，2009年第2期

特别是货币资金安全，通过严格审核每一笔付款事项，避免付错款项或重复付款，确保企业资金安全。

（二）提高经营效率和效果

通过合理及时的采购，避免停工损失，确保采购到的货物货真价实，货物质量能够满足生产使用要求。

（三）通过提高资金使用效率提高经营效率和效果

采购部门与财务部门以及仓管部门应当加强交流与沟通，改善仓存管理，提高采购效率，确保维持合理的库存量，减少库存物资占用的资金，加快资金周转，提高资金使用效率。

（四）促进企业实现发展战略

采购与付款业务作为企业所有业务的一个分支，应当促进企业实现发展战略，无论是保证资产安全还是促进企业提高经营效率和效果，归根结底是要促进企业发展。

三、采购与付款业务的内部控制的风险因素

风险意味着一种不确定性，既可能带来损失，也可能带来收益，企业应当通过各种形式识别采购与付款业务的控制风险。通常认为，影响目标实现的因素构成风险，影响企业采购与付款业务目标实现的风险因素主要有以下五方面：（一）人员风险

人员因素是内部控制中最活跃的因素，由于企业整体层面内部控制薄弱和经济利益的驱动，企业的采购人员有机会与供应商串通舞弊，损害公司的利益，由于采购业务员和财务人员专业胜任能力有限，难免发生差错，导致企业蒙受损失。

（二）供应商选择风险

供应商选择不合理，由于供应商供货能力不足，产品质量不符合生产工艺要求，很可能影响到企业正常的生产经营，也很可能导致企业承担货币资金损失。

（三）付错款项或重复付款风险

由于人为的差错或舞弊，企业有可能遭受资金损失，通常表现为向虚构的供

应商付款、重复支付货款、存在长期未到货的预付款项。通常在企业采购人员变动频繁，同一供应商存在多个核算项目和多种付款方式的情况下，付款风险比较大。

（四）紧急高价采购风险

由于紧急采购而不得不承担高价采购风险，通常由计划制定不合理或未制定计划引起。当产品市场价格波动剧烈时，由于采购时机选择不合理也可能导致企业不得不高价采购物资。

（五）仓库物资积压风险

由于采购申报不合理或其他原因，导致企业库存物资过多，占用过多资金，减缓资金周转速度，不利于提高资金使用效率。

四、采购与付款业务应用的现状

在我国，作为经济的重要主体之一的广大中小企业，起步于上世纪80年代，近几年来以较快的速度发展，如今我国约有95％以上的企业属于中小企业，并且很多都是家族式企业。随着经济高速发展，中小企业在不断拓展市场，获取经济效益的同时，由于大部分中小企业法律法规意识淡薄；管理粗放；不注重企业文化建设。奖惩没有制度；管理观念陈旧，缺乏人才；财务不透明，会计信息失真严重。因此，我国中小企业的内部控制问题日异突出，尤其是采购与付款业务内部控制制度，严重阻碍了企业的发展，其表现为：

（一）交易授权限定在狭小的范围内

交易授权是指任何业务的进行都要由负责人在规定的权力和责任范围内授权。在中小企业，由于管理者过于考虑经理人员的道德风险而对管理层缺乏信任，导致其不敢授权或授权范围过窄。

（二）实物控制薄弱

大多数企业没有明确的实物管理规则，没有相应的实物盘点制度，没有明确的岗位职责分工，实物控制过程只注重败买环节而忽视跟踪管理和报废制度的建设，存在大量的浪费。

（三）很少设置内部审计部门

内部审计是企业内部控制的重要组成部分，由专职的内部审计人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动，其目的是促进企业加强内部监督，遵守国家财经纪律，维护企业合法权益，改善经营管理，提高经济效益。

五、采购与付款业务的控制措施

企业应当围绕采购与付款业务的目标识别和评估相应的风险因素，同时针对现状，应当从以下几个方面采取控制措施。

（一）合理选择供应商

在供应商考察过程中应当全面考虑供应商的供货能力、诚信状况、财务实力等因素。必要的时候，企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。

（二）合理签定采购合同

对于每一宗大宗采购，企业都应签定采购合同，企业应当有明确的制度规定，采购金额在多大数目以上的采购应当签定采购合同，为了确保采购物资质量可靠、结算方式合理，应当有明确制度规定使用部门和财务人员必须参与合同签定过程。合同条款应当明确，各条款之间不存在冲突之处。

（三）加强采购申请与审批控制

为了避免紧急采购和物资积压，企业应当合理划分审批权限，确保采购及时、合理，既不会造成物资积压，也可以避免紧急采购甚至是停工损失。企业物资供应部门可以根据需要设置专门的计划人员负责计划编制，确保计划合理可行。

（四）邀请生产和技术方面的专家验收采购入库的物资

为了确保采购物资的质量，采购与仓管部门应当请专家验收物资，企业应当有一定的制度规定，生产与技术方面的专家不得拒绝采购与仓管部门人员关于产品入库验收的要求。

（五）严格进行付款审核，提高付款审核水平