知识产权管理体系认证流程

知识产权贯标简介及服务流程

一、知识产权贯标简介

知识产权贯标就是指对《GB/T209490-2013知识产权管理规范》这一国家标准进行贯彻实施,简称贯标。

二、为什么进行贯标

知识产权在企业需要经历创造、获取、管理、运用、保护等几个阶段,每一个阶段都涉及到知识产权管理。同质量管理体系、职业健康管理体系等其她体系认证类似,如果在知识产权管理的每一个阶段都设置相应的基本流程与控制要点,企业的知识产权管理工作必将变得更简单、有效,从而提高企业的核心竞争力,这也正就是企业知识产权贯标的意义所在。

《GB/T209490-2013知识产权管理规范》就是结合企业知识产权管理的实践,根据《中华人民共与国专利法》、《中国人民共与国商标法》、《中华人民共与国著作权法》等法律法规,按照《标准化工作导则》编制而成,就是我国首部企业知识产权管理国家标准,于2013年3月1日起实施,旨在指导企业建立系统化的知识产权管理体系,以下简称贯标。

贯标就是为了建立企业知识产权工作的规范体系,认真贯彻落实《国家知识产权战略纲要》,加强对企业知识产权工作的引导,指导与帮助企业进一步强化知识产权创造、运用、管理与保护,增强自主创新能力,实现对知识产权的科学管理与战略运用,提高国际、国内市场竞争能力。

三、知识产权贯标认证流程

1、认证周期

根据《GB/T209490-2013知识产权管理规范》要求,企业运行知识产权管理体系时间须达到3个月以上才可以申请外部审核进行认证,所以认证周期一般在3~5个月,根据企业要求适量缩短周期。

2、认证机构

我国目前有两家知识产权管理体系认证机构:中规(北京)认证有限公司与中知(北京)认证有限公司。

3、简单认证流程

企业一般需要在内部运行知识产权管理体系三个月以上,并至少进行过一次管理体系内部审核与管理评审,整改运行中出现的不符合项;然后根据管理体系运行情况适时向外部认证机构提交认证申请,外部审核机构进行审核通过后,向企业颁发知识产权管理体系认证证书。

四、知识产权贯标服务流程

企业进行知识产权贯标一般需要以下几个流程:

第一阶段:调研与诊断

1、调研

到公司生产经营活动现场,调查了解相关情况。

调研的内容包括:现有的各类产品与服务的知识产权管理水平现状;各项业务流程的管理与运作过程现状;现有的市场与顾客的反馈情况及其满意程度;行政、综合以及相关的支持性业务流程管理的现状

及有效性;机构设置、职责分配;公司整体运行效率及其可能的改进空间;拟纳入认证范围的产品与过程,(即:体系覆盖的范围);知识产权产生与申请流程;相关的国家、行业、地方法律法规情况等。

调研的方法包括:查阅与收集有关文件与资料;现场观察,必要时应关注相关的产品研发现场;与部门负责人或专业管理人员座谈,并做好记录。

2、诊断

咨询师根据对组织调研、收集的信息,汇总与分析,根据公司现有的管理基础与职能划分,以实现经营绩效目标为原则,完成对现有管理制度的执行、落实与有效性的诊断,包括对于现有管理体系的诊断,对目前管理制度的状况做全方位、详细的的评价与说明,为下一步规划工作提供支持。对组织管理体系进行诊断,以便有针对性地开展咨询活动。诊断由对组织进行咨询活动所有咨询师参加,并形成文件策划表。

第二阶段:分析与策划

1、管理制度系统的总体规划

与公司领导共同协商,明确确定公司的总体管理方针与目标,公司制度结构及分类,制度制订的原则及规范要求,制度建设分工责任,以及各类制度(包括管理体系的相关文件制度)的设计、编制、评审与试行的阶段进度计划。

2、体系策划的实施

a落实过程职责的分配

密切结合公司的实际情况,确定所有的相关业务的职能归属,确保无遗漏,无重叠,无交叉,避免职能落实的困难。

b内审员的确定

内审员的确定应在体系策划时予以考虑。内审员数量一般为组织员工人数的1%～5%。确定内审员时需要考虑:

b1高管层应确保2名以上全程参加内审员培训并取得资格;

b2各部门负责人(或副职)应全程参加内审员培训并取得资格;

b3贯标工作的归口部门需派1-2人全程参加内审员培训并取得资格;

b4各主要业务单位需1-2人全程参加内审员培训并取得资格(除部门负责人或副职外);

b5其她骨干或培养对象可根据需要,由公司统一组织参加培训,但不一定取得资格。

c 确定详细的贯标工作计划进度计划,明确各阶段的任务与完成

时限。

第三阶段:管理体系文件编写与发布的指导

1、管理体系文件编写的指导

主要指导制度与文件编写的原则与方法

2、文件编写的准备

文件编写人员应由接受过相关的培训,了解制度编制、以及相关的法规标准与规范要求,并明确前期策划的要求,编写人员应来自公司各业务部门、单位与机构,由认证小组统一协调调度,相关编写人员应

经组织的主管领导授权,组成文件编写小组。

结合第二阶段分析与策划阶段的结果,明确公司各项管理制度以及管理体系文件的适用范围,确定制度与文件的结构。

咨询师将根据公司的实际,包括各项业务与管理工作的复杂程度等因素提出制度与文件结构的建议,供参考,重点就是确定组织认为应编写的文件与制度内容,并确定各类制度与文件间的相关关系。

统一制定制度与文件的编号规则;统一制度与文件的格式与文体。

3、制度与文件的编写、修改、审批指导

指导制度与文件的编写:建立健全、修订完善、精简规范

4、文件发布的指导

公司的制度与文件编制完成经审批后,正式发布,标志着各项管理制度与管理体系文件的进入试运行阶段。在进入文件实施前,技术服务人员将指导公司召开一次制度与文件发布大会,以明确:下一阶段对贯彻制度与文件要求的安排;明确各部门应负责贯彻落实的制度与要求;各部门如何组织好相关制度与文件的学习、考试、记录;如何组织好各级制度与文件落实情况的检查要求。

第四阶段:培训及培训效果跟踪

1、贯标培训

贯彻标准宣讲:

(1)使员工了解什么就是知识产权管理体系标准,贯彻标准的意义;

(2)使员工了解贯彻标准就是组织的一项战略性决策;