第二章,秘书工作

❖ 太祝主持 礼仪、会务，
❖ 太卜掌管占卜和记录占卜情况等；
❖ 商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰拟保管文书），成为 商朝最重要的秘书人员。
❖ 文书载体有了甲骨文书、金文文书；
❖ 商朝出现了我国最早的文书珍品——甲骨文书。
❖
初创了秘书性工作的管理制度，确定了公文格式（甲
骨文书标题、事件、记录人、时间、落款）文书档案管理制度；
（四）明代后期至清代的秘书性工作
清明两代的秘书工作较前代更为完备和
❖
规范。
❖ 在明代，要求公文开门见山、直述事 由、明白易懂，简化公文的种种措施取 得了良好的效果。
❖ 在清代，秘书工作的制度更为繁细 和严格，特别对提本、密奏的处理制定 了一套极为严格的程序，对违背程序和 规定的进行严厉的惩处。
明 废丞 设内阁 朝 相 （票拟、司礼监
公文用纸、缮写制度
❖ 公文用纸制度：汉代以前，文书的载体材料一般为金、石、竹木、甲骨、 绢帛等。东汉蔡伦发明了造纸术，纸张被广泛采用，并取代竹简，成为 文书的主要载体材料。东晋末年，太尉桓玄下令公文统一用黄纸。南北 朝时期，黄白两种纸兼用。唐代规定，凡黄纸一律为皇室专用，官吏不 许妄用；征讨性的命令用白麻纸，臣民上书和官府往来文书，只能用白 纸，并且文书尺寸要小于皇帝诏敕文书的尺寸。此制度使文书种类易于 识别，外观整齐，利于文书处理和保管。
❖ 保密制度：从产生之时就开始形成。秘书官员作为历代统治者的近臣， 必然接触到许多国家机密，尤其在文书制发、运转和保管过程中能否保 密，之间影响到统治阶级的利益。因此，历代统治者十分重视保密工作， 并制定了严格的保密制度。
❖ 如，春秋战国时的“封泥”,汉代的“皂囊”，唐代对泄密者处罚极重， 泄漏重大机密处以绞刑，非重大机密处徒刑1.5年；若泄漏于藩国罪加 一等。宋代规定，机密公文不准公开榜示，禁止复制；明代规定，泄漏 重大机密者处斩，一般泄密者，杖100，并罢职不用；清代，对机密查 办事件，在堂上缮写，密封后传递，并将底稿也封存，等到查办事件完 毕后始可拆封登记。如有泄密者，从重处罚，严禁各衙门人员在军机处 窃听。
批红）、六 部分治
清 内阁 军机处 朝 虚设 （机要秘
书处）
明代后期及清代推行闭关自守的政策，也 直接影响了外交秘书性工作的发展。
秘书工作票拟、保密制度
❖ 票拟制度：是明清两代宫廷中收文处理的一种方式。始于明代，时称 “条旨”。是指内阁（军机处）代皇帝对内外臣工的题奏本章拟出批复 或批办意见，并写在纸条、票签上，供皇帝审阅定夺。
丞相（金印紫绶） 太尉 御史大夫（银印青绶）
（丞相府：政务，（军务）（副丞相、掌文书、
左右丞）
监察）
汉初
（外朝：三公）
丞相（位高权重）
（丞相府：政务， 分曹治事）
汉武帝（重用 内廷尚书）
尚书署成机要秘书机
构，剥夺丞相权。
太尉 御史大夫（中央秘书，
（军务）皇帝耳目喉舌） （副丞相、掌文书、监 察）
东汉光武帝 事归台阁（尚书台，
隋唐秘书机构、制度更加复杂完善； 形成了尚书、中书、门下三省六部制 设有最早的信访机构——匦使院。
翰林学士院 翰林大学士
（皇帝的机要秘书）
隋唐的三省六部制
中书
中书舍人（阁老、 五花判事）
门下
尚书
出令
审议
执行
宋朝军政分设，中书省和枢密院并称 二府，分掌宋代的秘书工作。
（三）隋唐至明代前期的秘书性工作
❖ 对秘书性工作的管理 加强。
❖ 奠定了我国古代行政 秘书性工作的基本框架。
朝代 东晋末年
南北朝
隋唐
发
展影
响
太尉桓玄下
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
秘书工作
令 公 文 统 一 发展史上
用 纸 张 为 载 的革命性进步 体
文章有了
公文简明、
“ 文 ” 、 务实、庄重的
“笔”之分 文风，即由此
发端
形 成 了 分权运作的体 “ 三 省 ” 相 制的形成 互配合
工作、沿海口岸城市的涉外秘
书性工作及国家外交活动中的
秘书性工作
秘书工作开始细化
秘书工作制度更加细密
❖ 一文一事制度：始于唐代，指一份公文只能叙述一件 事情，不同的是由不得混于同一文中。此制度既加快 了文书处理速度和效率，又利于保密。至今沿用。
❖ 贴黄、引黄制度：是古代文书撰写和处理所形成的制 度。贴黄，在唐代，指皇帝的敕书如需要改正，就在 该地方贴上黄纸，然后改正。在宋代，指文章意犹未 尽，就拟写补充说明贴在后面。引黄，是指用黄纸将 篇幅较长的文书要点引出，贴在文件的封面上，使阅 读者对公文对内容一目了然，能分轻重缓急进行办理， 从而提供公文处理效率。
我国信访工作之源头；
❖ 原始会务活动。这是我国秘书办会的起点；
❖ 记言记行的史官活动。后世秘书办文由此发端；
❖ 占卜预测吉凶的巫祝活动；
❖ 原始文书活动。据《尚书》和《史记》记载，原始社 会已有了“典”、“誓”、“诰”、“命”、 “谟” 等公务文书，即以书面文字记录的公务文件。由此就 有了文件撰拟、制作、 传递、 保管、提供利用等一系 列办文工作。
朝代 隋唐
发
展
影
响
形成了 “三省”相互配合 分权运作的体制的形成
宋王朝 元朝
形成“一文一事” 公文制度；
承继了隋唐秘书性
形成了“引黄、贴黄”制度； 形成了诏令副署制度
工作体制外，又有创新 发展
废止了“三省制”，设立
发展和健全了公文传
了急传铺，建立了翻译、礼仪 递网络
等管理机构
明朝
出现了工商行会的秘书性
随 员 高 参
❖
政务活动记录已形成制度，客观真实地
反映事实真相，“书法不隐” ；秉笔直抒
❖
文书种类有所发展，出现了契券文书、
外交上的盟会文书、诸侯国领土的图文等；
❖
在文件保密上形成了封泥制度，保密措
施更为严格；
❖ 拓宽了文书档案利用的范围。
❖
2.秦汉政权系统的秘书性工作
❖
秦汉政权系统的秘书性工作，与春秋战国时代
古代秘书机构变动概览
❖ 秘书机构作为君主统治 的重要工具和喉舌，地 位及其重要。故汉武帝 以后，历代帝王都惧怕 权柄下移，常使用身边 那些小吏夺取国家重臣 之权，使高官与要职分 离，便于掌握全权进行 专制统治。于是出现了 秘书机构的频繁变动和 循环更替，如图所示
1、汉代: 三公
尚书台
5、清代 军机处
2、魏晋 中书令
司礼监
门下侍中
4、明代 3、唐代 内阁学士 翰林学士
古代秘书工作规律
❖ 纵观我国古代秘书机构设置及人员职掌的发展变化，不难看 出秘书部门是国家机关的中枢机构，各朝统治者十分重视秘 书工作。尽管机构设置、官职名称频繁变动，但中央秘书机 构一直紧紧掌握在皇帝手中，成为各朝皇帝进行统治的耳目 和喉舌，参谋和助手。（重要性）
的基本社会条件
2、文字和文书 的萌生是秘书产生的重要物质条件。
领导机构
管理工具
秘书
临民治事—需要 文书
文书 撰写保管
二、我国秘书性工作的发展
❖ （一）远古秘书性活动
❖ 1.原始社会氏族公社时期秘书性活动
❖ 原始社会的父系氏族公社阶段是秘书活动的 源头，形成了最早的社会组织权力中心——氏族领 袖集团，最早的行政决策形式―会议制度（军事民 主制），它是阶级社会的前夜。
第二章 秘书工作
❖ 第一节 秘书工作的起源与发展 第二节 秘书工作的含义和内容
❖ 第三节 秘书工作的性质、特点和作用 第四节 秘书工作指导思想与原则和基本 要求
❖ 第五节 秘书工作的基本规律和发展趋势
第一节 秘书工作的起源与发展
一、秘书工作滥觞（产生）的条件：
1、领导机构（氏族机构和国家）的形成是秘书产生
❖ 据史料记载，从炎黄二帝到尧舜，我们的先祖 已进入原始部落联盟时代。在这一时期，部落联盟 首领身边出现了秘书性活动，大体有以下方面：
❖ 纳言活动。负责听下言纳于上，受上言宣于下， 具有 上下沟通，调查研究职能；舜叫龙担任“纳言”官。
❖ 原始信访活动。采用“进善之旌”、“诽谤之木”、
“敢谏之鼓”等形式，征求群众的意见和建议，这是
❖
❖ 公文缮写制度：秦统一了文字；秦代以小篆为主，汉代以隶书为主。魏 晋南北朝始用楷书，兼用行书。楷书和行书的出现给秘书人员缮写文书 提供了方便，一直通行到现在。要准确无误，注重时限。延一日笞50， 延十日徒一年。凡改动处，要加盖印章以示负责。保证了公文的准确性 和严肃性。
（三）隋唐至明代前期的秘书性工作
（二）春秋－秦汉－魏晋的秘书性工作
❖ 1.春秋战国政权的秘书性工作 秦 齐 魏 楚 各
❖
这一时期各诸侯政权的 国 国 国 国 国
秘书性工作伴随着变法图强
君
和兼并争战的进程，出现了 一系列新的变化：
❖
“士”的出现；出谋划
策
❖
采用了新的文书载体，
简牍文书，重要文书还采用
了缣帛为载体；
的 尚掌 主 左 重 书书 书 徒 要
替变化很大（见表）
尚书
从汉代起，皇权与 相权之争日益明 显和激烈，内廷 与外朝不断置换， 秘书机构变化频 繁。
中书
丞相、尚 书令、中 书令、侍 中
门下
秦汉、魏晋南北朝秘书工作发展
❖ 书写材料和工具进步 （公文用纸、缮写制度）；
❖ 形成了更为规范的秘书 性工作制度；
❖ 形成了严格的档案管 理及保护制度；
❖ 秘书性人员队伍扩大；
❖ 专设“天府”作为收藏 保管文书档案的机构，
❖ 并实行了副本存档制度； 正本以外的复制本多份， 分存各处。
❖ 加强了保密制度，国家 文件档案进行严格保密；
❖ 实施了采风调查制度以 了解民情，调整国政；
❖ 文书工作有了初步的规 则和程序。
❖ 副本制度：始于西周，指 文书正本以外的复制本。 凡重要文书大多有副本多 份，分存各处。
（尚书台外迁）
六曹治事，后代六部雏
形），丞相府形同虚设。
尚书台出纳帝命，为王 喉舌。
曹魏
秘书令——中书令、中书监：中书省取代尚书台，出纳帝命。
晋代
设门下省，皇帝 的顾问仆从机构
北朝时， 门下省最重 南朝又以尚 要，取代中书省，参 书省为相府 与机要。
❖ 秦汉、魏晋南北朝秘书现象探析：
❖ 在这一历史时期，出现过几度分裂割据， 几度全国统一，行政秘书工作随政权更
❖ 副本制度：凡重要文书大多有副本多份，分存各处。
❖ 文书用印制度：印章是权力和信用的标志。印章使用始于商 周，史称“玺”，用金玉铜银制成，尊卑共用。春秋战国时 期，用于封检文书；秦始皇时期，印和玺用法开始有严格区 别，“天子独以印称玺，又独以玉，群臣莫敢用也”。秦律 规定，对盗用官印者依伪造罪惩办，严防未加印玺或假印玺 的文书出现。自此，印章作为权力和信用的标志历代沿用。 汉代一官一印，罢官时，其印上交或带走均可。南北朝时期， 实行官印移交制度。唐代还设监印官，文书经审核无误后， 方可用印，并规定一文一印。两页以上的公文，则在两页之 间加盖骑缝印。文书加盖印章，说明发文机关对该文确认无 误，增加文书的权威性和有效性。此制度一直沿用至今。
❖ 王命文书宣读颁行以后， 正本交受命官，内史另录 副本藏于王室备查。
❖ 重要文书正本还要送宗庙 保存，作为教化子弟的教 材，副本则由史官和主管 官员各存一份。
❖ 清代设有副本库，凡奏折， 一般都交军机处抄录副本， 送内阁发抄，抄完后交回 存档。此制度对保存真实 可靠的历史资料具有重要 意义。
文书工作有了初步的规则和程序
相比有了较大的变化：
❖
皇宫内与宫外行政的秘书性工作分开 ；（外朝：
三公；内朝：尚书）见表
❖
秘书性机构和人员进一步拓大， 分工更细，草
拟文件、议政应对、祭祀礼仪、天文历法等，均有
专门班子负责。
❖
地方政府、监察系统及军队也配备了 秘书性人
员；
3、秦汉、魏晋南北朝秘书工作
秦朝
（外朝：三公） （内朝：尚书）
❖ 在商末出现了最早的秘书性机构——太史寮（案例1）。
西周秘书工作向前发展并变得复杂起来
巫史分离，史官地位升高，从“重神事”转向 “重人事” ；
分工更细，出现了“卿事寮”和“太史寮”的分 工，前者掌管政务，后者掌管文书、档案、法 典及天文历法等事务；
设立了最早的秘书机构——太史寮（大小内外御 五史），在王左右，记录言行，出纳帝命，从 事文书活动，是王的重要参谋助手。
❖ 2.夏商西周时期的秘书性活动 夏朝 商朝 西周
❖
夏中央政权机构已有了：
❖ 左、右史负责记录国家重大事件和国王言 行并掌管机要文档史料；
❖ 遒人掌管王命的传达发布；
❖ 秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通“解释天意”
的使者，主掌占卜、祭祀等活动，是夏王 身边影响力最大的秘书性人员。
❖ 史官是最早的秘书人员。
❖
夏王朝已使用了政务文书。为后人所知的有
《甘誓》，是夏王启讨伐有扈hu氏时发布的檄文；
《胤征》，是仲康命胤yin侯带兵征讨出征前发布
的文书。“誓”是我国奴隶制国家最早的政务文书。
❖
商朝的国家秘书性活动较夏朝有所发展：
❖ 有太宰在商王身边总管庶务和机要；总管家
❖ 太史负责起草王命，发布公文；
❖ 太宗负责宗庙祭祀事宜，