文书类档案装订整理的步骤和方法

文书类档案装订整理的步骤和方法

一、整理的步骤

1、收集---

2、分年度---

3、确定归档范围----

4、分类（归档方法）----

5 、立卷（整理成件）---

6、分保管期限---

7、文件排列---

8、装订---

9、编号---

10、数页码---

11、装盒---

12、编目---

13、放置备考表---

14、上架。

二、整理的方法

1、收集。

收集的对象：反映本单位主要职能活动的，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、，出版物原稿（附原本），

各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

收来文件（收文），本机关收到的从外机关发送来的。

对外文件（发文），本机关对外发出的文件。

内部文件，本机关拟制的，在本机关内部使用的文件。

“白头文件”：

（1）、会议文件，本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）

（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年度。

按文件形成的年度归档，

不同年度的文件不得放在一起归档，

跨年度的请示与批复应放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

（1）、文件材料归档范围

（2）、不归档的文件材料的范围

一是没有查考价值的文件;

二是重复性文件。

4、分类。

第一种方法：直接分保管期限。

这种方法适用范围广，多数单位按保管期限来分，每年编一个流水号。

第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，

将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用。

5、立卷。

在立卷归档中应注意问题：

（1）、本单位形成的文件材料是重点。

（2）、立卷归档中，要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

（3）、要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。；②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。（有请示不一定有批复，但有批复就一定有请示。）（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。

“帐外”文件，没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表；

重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；

6、分保管期限。

按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

（1）、永久

凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）、定期

凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。在定期保管期限内，根据利用价值可分为30、10年保存。（注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种，其中长期为16-50年、短期为15年以下。）

7、文件排列。

按其相互间的联系，有条理地排列。

（1）第一种方法：按时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。

会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件集中排列。

（2）第二方法：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，上级机关（从国家级—自治区级—市级）—本级—下级机关。在排列机关文件时，先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，白头文件按时间先后排列。

8、装订。

(1) 按件装订：以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

发文装订顺序：正文—领导签发单—底稿；

来文装订顺序：来文—单位处理签（有领导重要批示存，只是传阅签名的不存。）

(2) 去除金属钉，换不锈钢钉。

9、编号。

归档文件依排列次序逐件编号。

在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。

（1）归档章设置：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。）

（2）归档章的格式:

(全宗号)

(年度)

(室编件号)

(机构或问题)

(保管期限)

(馆编件号)

10、数页码。

用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。

11、装盒。

归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。

（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。）

（1）档案盒盒脊项目及填写方法，如：

全宗号10

年度2007

保管期限永久

12、编目。

归档文件应依顺序编制文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页