文书学复习资料

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一、简答题
1、简述文书的形成条件。

答：(1)文字的形成是文书产生的必要条件。

文书区别于其他交流载体的首要特征就在于它有准确的信息内容，这种准确的“信息内容”是文字所赋予的。

后世的学者明确指出，自有文字后，文书也就逐渐产生。

(2)社会组织的形成是文书产生的充分条件。

文书的另一个区别于其他交流载体的特征就在于它是带有一定策令性的信息，带有一种影响力，而这种影响力是由制作文书的社会组织的权威性赋予的。

2、简述文书学的基本特征。

答：(1)应用性与理论性的统一。

文书学的研究对象来自广泛的社会实践，并伴随着社会实践的发展而发展。

同时，文书学作为一门独立的学科，它是对社会实践规律性的总结，而不仅仅是客观现象的描述，有着自身的范畴、原则和基本原理，具有较强的理论性。

(2)综合性与独立性的统一。

文书及文书工作所记述和服务的对象是社会管理事务，所涉及的专业和学科领域十分广泛，这就决定了文书学在学科结构和内容上必然融合史学、法学、管理学、语言学和文章学等学科的相关知识，表现为一定的综合性。

同时，文书学又不是上述学科的简单相加，它有着自身特定的研究对象和相对独立的学科体系，是其他学科不能包容和替代的，具有很强的独立性。

3、简述文书工作演化发展的规律。

答：(1)文书制成材料的改进。

文书制成材料的特点以及与不同文书功能相适应的选材要求，不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书的形成及其规律。

(2)文书的种类、用途和制度的变迁。

文书用途的变化是其所记录的信息内容变化的反映。

随着人们交流形式的增加，产生了私文书和专用文种；随着管理内容的复杂化，文书从较为单一的传递向多种传递方向发展，产生了平行文书及其公布形式；随着管理方式的规范化，文书的格式日趋固定。

文书用途的变化结果是产生用以区别其用途的文书名称。

总之，文书与文书工作的发展变化，是同社会发展相联系的。

从总体上看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式上看，文书的种类、用途、载体和制度的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要。

4、简述公文的功能。

答：(1)公文的基本功能：①公务管理的工具。

公文的首要功能是一种公务管理的工具。

会文内容、公文运转以及行文规则，都是管理理论租原则的具体应用。

脱离公务管理，背离了管理活动原则，公文的存在就没有了意义。

②社会沟通的手段。

公文在上传下达、左右沟通、实现公务管理工具效用的同时，在客观上成为社会组织之间、社会组织与民众之间相互沟通的手段。

(2)公文的具体作用：①行为规范作用。

②书面领导与指导作用。

③联系与处理公务作用。

④宣传教育作用。

⑤凭证依据作用。

此为公文最突出最宝贵的作用。

5、简述公文现行效用的机关范围界定。

答：(1)宪法、法律对一切国家机构和社会组织产生效办。

(2)行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。

(3)公文本身依法予以明确规定。

(4)以公文本身依法正确标明的主送机关为准。

(5)以公文本身依法正确标明的一切受文者为准。

(6)以法律、法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。

(7)以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。

6、简述电子文件的含义及构成要素。

答：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依
赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

完整的电子文件包括以下三个要素，缺一不可：(1)内容信息：文件中所包含的表达作者意图的信息。

(2)结构信息：文件内容信息的组织表达方式。

(3)背景信息：能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源和传送目的地的信息、与内容信息相关的其他信息。

7、简述文书工作的含义及其基本内容。

答：文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。

其基本内容有：(1)文书的撰制。

包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)等环节。

(2)文书的传递。

包括接收登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。

(3)文书的办理。

包括拟办、批办、承办、注办等环节。

(4)文书的处置。

包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。

(5)文书的管理。

包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。

8、简述文书工作标准化的意义。

答：文书工作标准化的意义在于：(1)通过实现文书工作标准化，简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高工作水平与工作绩效。

(2)文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保证。

(3)文书工作标准化是实现办公自动化的必要条件。

没有文书工作标准化，就没有文书工作现代化。

(4)实现文书工作标准化，有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平。

(5)便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。

9、简述叙述及对其的特殊要求。

答：叙述是指记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式。

其基本要素为：时间、地点、人物、事件、原因、结果。

叙述在公文中常用于交代问题，说明原委或列举事例。

在公文中采用叙述手法时，应遵循如下特殊要求：(1)以“顺叙”手法为主。

在公文中通常采用顺叙的手法，即按照事物发生发展的时间顺序平铺直叙，使叙述的层次与事物的发展过程相一致，便于受文者对该过程及各个环节一一目了然。

(2)通常采用概括叙述的方式。

在公文中不仅要叙述事实，更重要的是在此基础上分析情况、解决问题，因此着重采用概括叙述的方式，不作详情描写。

10、简述附件与附件说明。

答：(1)附件指附属于公文正件的其他公文或材料，可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。

(2)附件说明指为附件所作的标记，用以注明附件的序号、标题、份数等，以便查阅和保护附件，防止附件散乱、丢失。

(3)公文如有附件，应当注明附件顺序和附件名称。

附件说明中的附件名称必须与后面所附文件的标题完全一致。

11、简述公文主旨的确立要求。

答：(1)公文的主旨必须正确。

即公文的主旨必须符合党的路线、方针和政策，符合国家的法律、法规，符合公务活动的实际情况，经得起实践的检验。

(2)公文的主旨必须集中。

即公文的主旨应当单一，在一篇公文中只有一个中心思想或基本观点；不要出现两个以上的中心，或塞进与主旨无关的材料及情节。

应当坚持“一文一事”的原则，以防主旨分散。

(3)公文的主旨必须鲜明。

即公文的主旨应当突出、深刻和新颖。

能够抓住问题的实质；提出的措施、方法符合事物的发展规律，有独到之处；态度十分明确，提倡什么，反对什么，应该做什么，不要做什么，直白显露，有一定的针对性。

12、简述细则的含义及其撰写要点。

答：细则：为具体执行有关法律、法规、规章以及其他规范类文书，针对其全部或部分条文制定的一种解释性、操作性的详细规则。

撰写要点：(1)标题形式多采用“适用事项(或母体
文书标题)——实施(施行)细则”。

(2)第一条必须提出母体文书，多以“根据《×××》第×条规定，制定本细则”句式开头；最后一条必须说及具体生效时间或“本细则与《×××》同时执行”之类。

(3)从属于母体规范类文书并为之服务，所作的补充解释、说明，均不能逾越母体文书规定的原则范围。

(4)作者法定。

(5)注重内容精细化。

13、简述领导群体在公文处理中重要责任的具体体现。

答：(1)对整个公文处理负有总体决策和把关职责。

包括其组织形式的选择确定，机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。

(2)对重要文件负有参与起草或亲自撰拟的职责。

以保证方针政策的准确性和文件的质量。

(3)对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。

按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一枝笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。

把好这三道关，才有可能对于公文产生的社会、经济效益以及可能带来的后果承担有关领导责任。

14、简述组织传阅的含义与做好该项工作的要求。

答：组织传阅，即由办公室及专(兼)职文书人员将公文在多部门或多位领导人之间传递，使之得到迅速有效的阅知处理的环节。

在公文数量较少又不便复印的情况下，应科学地组织传阅。

做好组织传阅工作的要求是：(1)区分办件与阅件。

(2)以文书人员为中心点组织传阅。

(3)合理规划传阅顺序。

(4)采用多种传阅方式。

(5)优化传阅程序。

15、简述机关档案机构对归档整理业务指导与监督的主要内容。

答：(1)负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文件整理的规定、意见和规则等；制定本机关的文件整理归档制度，指导、督促各部门贯彻执行。

(2)会同文书处理部门共同制定本机关文件分类规划，指导督促各部门依照规划合理开展文件的平时分类、归卷等整理工作。

(3)负责对本单位的文书人员进行定期或不定期的业务培训；指导并协助各部门做好文件整理的组织工作。

(4)深入各部门指导立卷。

每年上半年集中整理归档文书时，档案人员应该主动深入文书部门，现场指导并具体解决归档文件整理中出现的疑难问题，把问题解决在归档文件移交之前，以免重复，提高归档文件整理的质量和效率。

(5)严格检查归档文件整理的质量，把住“质量关”。

对文件收集是否齐全、是否有破损、文件分类是否科学、保管期限划分是否科学、文件排列是否合理等方面都应认真检查，及时发现并解决问题，从而为档案工作的顺利展开打下良好的、坚实的基础。

16、简述案卷目录的作用和基本结构。

答：(1)案卷目录，即案卷和名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。

(2)案卷目录的作用在于：固定案卷排列顺序，使整理成果最终得以固定下来；概括地介绍案卷的内容与成分，也为档案工作各环节的展开奠定基础。

案卷目录是归档文件移交的凭据，同时也是文书处理部门和档案部门查找文件的检索工具。

(3)案卷目录主要包括：案卷号、案卷题名、卷内文件起止日期、页数、保管期限和备注等项目。

二、论述题
1、电子文件与其他电子信息的异同。

答：电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。

（1）电子文件与其他电子信息的相同之处在于：
1）电子文件也是一种电子信息，具备电子信息的一般特性；
2）以二进制代码形式存在，是纯粹的数字化信息；
3）具有非人工适读性、对系统的依赖性、信息的易更改性、载体与信息内容的可
分离性、存贮的高密度性、载体的不稳定性等。

（2）电子文件与其他电子信息的不同之处在于：
1）电子文件具备文件特性，这是与其他电子信息的根本区别；
2）电子文件要求由法定作者制发，具有法定的权威性和现行效用，具有规范的体式和特定的处理程序；
3）电子信息中具有凭证效用和上述特点者才能视为电子文件。

2、公文的特点。

答：公文是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录。

公文具有下述特点：
（1）公文由法定作者制发。

1）法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使权力、承担义务的社会组织及其领导人；
2）法定作者是公文法定效力的出发点，公文的其他特点皆由此派生。

（2）公文具有法定的权威性和现行效用。

1）法定的权威性是指在法定的时间与空间范围内，公文能够对受文者的行为产生强制影响。

这是由公文作者的法定地位决定的。

2）公文的现行效用是指公文在现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。

这是公文最本质的属性，也是区别于档案的重要标志。

（3）公文具有规范的体式。

1）体式是文体与格式的总称，公文的文体和格式必须符合国家的规定。

2）公文的规范体式是公文合法性的象征，充分体现了公文的准确性、严肃性和有效性；
各类社会组织在撰制公文时必须遵守，不得各行其是。

（4）公文具有特定的处理程序。

按照国家的有关规定，收文和发文具有一定的处理程序，不得自行其是。

3、规范公文格式的意义。

答：（1）1）由于公文广泛应用于各级各类机关、企事业单位和人民团体，在中央和地方的各个管理层面发挥现行效用，因而必须确保准确、完整、有效；2）国家有关机关和部门以行政法规、规章和国家标准的形式对公文格式予以统一规范。

（2）标准、规范的公文格式对文件工作的各个方面皆具有重要意义。

1）便于公文的原则；2）便于公文的处理和管理；3）有助于将公文格式纳入标准化轨道；4）为计算机等现代化办公设备的应用奠定基础。

（3）公文格式是公文撰制、处理和管理的规范，必须严格遵守。

各单位不得自行其是，各搞一套。

4、文书处理部门立卷的优越性。

答：文书处理部门立卷指文件在完成运转处理程序之后，由处理（或承办）文件的部门制定专（兼）职人员负责文件的立卷工作。

文书处理部门立卷具有以下优越性：
（1）有利于充分发挥文件的使用价值，实现发文目的。

1）年度末现行机关的许多文件仍需频繁使用，如果此时将文件移交给档案部门立卷，会给各部门借阅、使用和
处理文件带来不便。

2）便于文书处理部门控制文件形成、处理、系统整理的全
过程，便于保持已办文件及后续文件之间的联系，方便文件的平时使用。

（2）有利于提高立卷工作效率。

1）文书处理部门清楚文件的来龙去脉，了解文件实际
效能，可以更好地维护文件之间的联系和区分文件的保存价值。

2）文书处理部
门开展平时归卷和平时立卷工作可以避免年终集中整理文件的忙乱，有助于文件
管理的规范化和科学化。

（3）1）档案人员很难像文书人员那样了解文件的形成、运转过程及其功效，因此由档案人员立卷可能打乱文件之间的历史联系或难以准确划分文件的保管期限，从而
影响案卷质量。

2）明确文书处理部门立卷，将立卷工作列入文书人员的职责范
围和考核范围，有利于加强其立卷工作的责任心，有助于保障归档文件的齐全完
整，做好分类、整理、编目等一系列工作。

（4）有助于档案工作的顺利展开，可以使档案部门将更多的时间和精力用于自身的业务建设，提高档案管理的水平。

5、试述公文内容结构的基本要求。

答：（1）服从公文的主旨。

各个部分必须紧密围绕公文的中心思想或基本观点组织和展开，为公文主旨服务。

（2）反映公务活动规律。

公务活动是按照发现问题、分析问题、解决问题的顺序发展的，谋篇布局应按照说明情况、提出问题、分析原因、制定措施的顺序合理安排。

（3）符合逻辑规律。

人的思维一般按照从头到尾、从过去到现在、从局部到整体、从原因到结果等线索发展，公文结构应当符合人们的思维顺序，避免跳跃思维。

（4）适应不同文种的需要。

公文机构要股从不同文种内容的需要，做到内容和形式的统一。

6、与纸质文件流转相比较，网络环境中公文流转具有哪些特点?
答：（1）公文处理标准化程度更高。

只有统一标准，各个信息源所提供和发出的信息才能被各种组织或个人所接收；电子公文处理系统的标准化功能是电子公文处理与流转自动化、智能化的重要保证。

（2）公文信息资源共享更加便捷。

提高了公文办理流转过程中信息收集、处理和应用安全共享的能力与效率；实现了网络环境下公文处理与档案管理信息资源的共享。

（3）公文流转不受时空限制。

网络克服了信息传递上的物理距离和时间约束；电子公文具有存储体积小、远距离传递快速、检索速度快等特点，可以跨越办公时间与空间场地的阻碍，轻松实现不同时空范围内公文的快递传输、交换和办理。

（4）公文处理成本更经济。

如果公文处理全程实现了电子化和无纸化，将不再耗费大量纸张、油印材料、邮寄费用等资源，节约物资，电子公文运转的时间耗费更少，节约大量时间。

（5）公文流转对网络环境的依赖性更强。

对网络软硬件设备的依赖性；对数据标准、数据格式、元数据的依赖性。

三、案例分析题
1、指出下列公文用语的不当之处,并予改正。

（1）上述意见，如无不妥，请予批复。

（2）我局打算明年完成系统升级工作。

（3）贵校能否协助，以尽快函复为要。

（4）请于下个月之前完成对在岗人员的公文写作培训工作。

答：（1）请示意见无论妥否，皆应批复：“如无不妥”应改为“妥否”或“当否”或“是否同意”等；
（2）“打算”是口语，不应用于公文，应改为“拟于”或“拟在”
（3）平行文不宜使用命令词语“以……为要”应改为“以……为盼”等符合行文关系的公文用语。

（4）“下个月之前”概念不清，应写明具体日期
2、为下列文件确定一个恰当的立卷部门（用连线的方式连接正确选项，A—F中的任何一个选项可根据需要选择或不选）。

文件立卷部门
（1）以××部名义发布的综合性方针政策、规章制度类文件 A. ××部办公厅
（2）以××部名义发出、由计划司起草的业务性文件 B.政策法规司
（3）由××部教育司、人事司合办的计算机技能培训班文件 C.计划司
（4）××部电子政务网络建设工作会议文件 E.教育司
（5）××部政策法规司参加行政法规建设工作会议带回的文件 D.人事司
（6）以××部名义召开的涉及政策法规司、人事司等机构职能
的综合性会议所形成的文件 F.网络中心
请在下列序号与字母之间正确连线：
（1） A
（2） B
（3） C
（4） D
（5） E
（6） F
3、指出下述文书处理程序中的错漏之处,并提出改进意见。

某日下午，××大型中外合资制药厂针剂制品进口生产线突发重大故障，刘国华总经理责成王秘书立即撰文与国外厂商联系抢修事宜。

因刘总经理即将动身赴外地履行签约手续，王秘书急忙将草拟的文稿径送刘总经理签发。

刘总经理匆匆阅毕，随即用铅笔在文稿结尾处批注：“阅。

刘，9.28”。

答：（1）文稿未经办公室审核，径送刘总经理签发，违背了“先核后签”的原则；
（2）应将文稿先送办公室审核，再送刘总经理签发；
（3）签发位置不当，应在签发栏内签批意见；
（4）签发意见中，仅签一个“阅”字，未表明是否同意发出，应明确表态；
（5）签发内容不全面，除表明是否同意发出的意见，还应批注姓名及完整的签发日期；
（6）不宜用铅笔，应使用符合归档要求的字迹材料签发文件。

4、(1)找出下述做法的不当之处，指出错因并说明正确做法。

某县政府拟发一份重要文件，恰逢县长外出开会，县政府办公室主任考虑到这份发文的重要性与紧迫性，于是请县委书记代签。

答：1）县委书记不能代替县长签发政府文件；
2）上诉做法属于党政不分；
3）应由县政府主持日常工作的副县长根据授权代签；
(2)指出下述做法的不当之处并予以改正。

某单位为节省人力、物力和财力，提高工作效率，规定凡当天发往同一机关的所有公文均应合并装封，一并发出。

答：1）不宜将所有公文合并装封发出；
2）当天发往同一机关的多份公文可能有平件、密件、急件之分，合并装封容易泄密或误事。

3）应根据情况区别对待：所有平件可合并装封，密件、急件与平件应分别装封，应采用不同的传递方式。

5、(1)为做好军队转业干部的安置工作，某市人民政府与该市人事局共同制发通知。

这一做法是否符合行文规则，请说明理由。

答：不符合文件规则，理由如下：
1）根据行文规则，联合行文的作者级别应相同（或相近）；
2）某市人民政府与该市人事局不是同级机关，不能联合行文；
(2)作为××公司的工作人员，请根据下列卷内文件标题拟写案卷题名。

①××公司关于商洽联合研发污水处理技术的函
②××省环保技术研究所关于同意联合研发污水处理技术的复函
③××公司关于商洽转让污水处理技术的函
④××省环保技术研究所关于同意转让污水处理技术的复函
案卷题名：
____________________________________
答：××公司与××省环保技术研究所关于开发、转让污水处理技术问题的来往文书（或“问函、复函”）
6、指出下列公文文稿的错误之处，说明正确做法，并根据公文写作的要求，重新改写一份
公文。

请示报告
张建国局长：
我中心1993年购置了8台286计算机，一直使用至今。

随着计算机技术的发展，这批机器的硬件配置已经难以满足许多软件的运行要求，严重影响了我中心的工作效率。

为此，要求局里必须拨款12万元，用于购置10台奔腾Ⅳ(Pentium Ⅳ)计算机和4台激光打印机。

另外，车队南门不久前被撞坏，亟需尽快修复，请顺便追加拨款1万元，请一并批准。

此事关系到我中心的工作效率与安全问题，理应批准。

附件：《计算机、打印机价目表》
××局干部培训中心
2003年1月10日
答：（1）文稿存在以下错误：
1）标题：结构不完整，应当写明事由（购买计算机、打印机所需经费或修复车队南门所需拨款）；文种使用错误，应用“请示”。

2）主送机关错误，按照规定除领导人交办的事项外，请示一般不直接主送领导者个人；主送机关应为“××局”。

3）“要求局里必须拨款12万元”，用语不得体；应改用请求的语气。

4）结尾用语不规范；应写明“特此请示”或“当否（妥否），请批复（指示，批示）”
等字样；
5）两件不相干的事项写入一份请示中，违背一文一事的要求；应删除其中一个事项，另文请示；
6）成文日期的表达方式不规范，应用汉字书写。

（2）改写后的公文应做到：标题结构完整，文种正确；能够正确选择主送机关；一文一事；语言准确、流畅、简练、得体；成文日期完整、书写规范。

7、判断下列做法是否正确，说明理由并指出正确做法。

(1) ××县政府与该县人力资源和社会保障局就落实下岗工人再就业培训问题联合下发通知。

答：错误。

理由：××县政府与该县的人力资源和社会保障局不是同级机构，不能联合行文。

(2) ××省教育厅就落实教育资源均衡的措施向教育部和该省政府主送请示。

答：错误。

理由：一份请示通常只能选择一个主送机关。

××省教育厅可向主管教育资源均衡问题的领导机关主送请示，抄送另一上级机关。

(3) ××市文化局就“十二五”规划问题向该市市委报送请示报告。

答：错误
理由：1）、行政机关不能向党的组织制发报请类公文，应报送市政府。

2）、没有“请示报告”这个文种。

应改为“请示”
8、指出下列文件归卷与整理工作中的不当之处，并说明正确做法。

××市××局内设机构职能分工明确，每年形成和处理数千份文件。

该局根据自身的业务活动特点编制了文件分类计划，其中规定分类层次为“组织机构——问题——保管期限”，要求按照《归档文件整理规则》以“件”为单位整理。

为方便平时管理，局办公室文书人员小汪在平时归卷与整理工作中采取以下方法：将平时办毕的文件按“上级来文”、“平级来文”、“本机关发文”、“下级来文”分别放入预先准备好的卷盒中；次年归档整理时，直接按照上述四个类别中文件成文日期的先后顺序排序、编号、编目、装盒，在办公室保存两年后向综合档案室移交。

该局各部门形成的电子文件需打印成纸质文件整理归档，电子文件由各部门自行管理。

答：（1）平时归卷未按照该局文件分类计划进行；应按分类计划所规定的类别做好平时收集归卷。

（2）按照文件来源分类过于笼统，难以起到维系文件之间的有关联系、方便分类查找的目的；应当按照文件分类计划规定的类别层次“组织机构—问题—保管期限”进行分类。

（3）类别内文件按照成文日期的先后顺序排列的方法不当；容易破坏文件之间的历史联系；应当在最低一级类目“保管期限”内结合重要程度或时间特征排序。

（4）文件归档时间不当；归档文件应于次年6月底以前向综合档案室移交。

（5）电子文件归档方法不当，电子文件需要按照（电子文件归档与管理规范）进行整理，并向档案部门移交，实行集中统一管理。