××集团OA办公系统运行管理办法

××集团OA办公系统运行管理办法

第一章总则

第一条为确保××集团OA办公系统（以下简称“OA系统”）安全、有效、规范运行，充分发挥OA 系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。

第二条OA系统运行是指在××集团范围内，使用致远协同办公软件处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。

第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定。

第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能，旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员。

第六条系统的应用分两个阶段：

第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期，集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用，问题反馈，使用提升，试用期周期为一个月。

第二阶段自2016年×月×日起，系统投入正式运行，将进入优化提升、运行管理阶段，各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行。目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单，仍按纸质单据流程审批。

第二章管理机构

第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:

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（一）办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；

（二）制定系统运行的具体工作规范和管理制度；

（三）负责OA系统流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；

（五）定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；

（六）做好其他相关工作。

第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作，其主要职责:

（一）办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作；

（二）集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进；

（三）征询各部门的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（五）定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员；

第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作，同时确定一名信息管理人员负责日常管理。各信息管理员的职责是：

（一）负责本部门OA系统的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本部门的运行；

（三）负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接。

第三章使用规范

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第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时，须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等，须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理。

第十一条OA系统公共信息管理实行审核发布制度，不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件。

第十二条员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的手机长号，个人的密码是安全的保证，账号密码必须设6位以上字符（最好包含字母、数字、符号等）。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。

第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

第十四条为保证OA系统运行的高效性，已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统，未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端，以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议。

第十五条如有重要文件需要领导审批，如果分管领导有事没有使用OA系统，相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批。

第十六条因个人原因未登录和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第十七条个人信息的完善：在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加和完善，

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包括个人真实头像、联系方式等，个人信息发生变化时应及时修改，以便同事之间联系时查找方便。

第十八条OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程，涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批，流程归属部门应督促系统流程模板的使用。

第十九条OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第四章业务管理规则

第二十条OA系统功能包括：协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、公共信息、通讯录等。

第二十一条协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA流程发起，线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行。

第二十二条表单应用

表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询，根据各部门表单情况，做流程表单使用情况查询和统计工作。

第二十三条会议管理

召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，描述会议相关信息对应告知集团总裁办、项目公司总经办，集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知。参会人员需密切关注会议内容和会议时间，并在收到会议通知后，回复是否能参加会议。

第二十四条文档管理

1、集团文档

集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录，目前主要包括集团公司工作日报、项目公司工作

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