采购与付款业务流程

采购与付款业务流程

(一) 业务目标

1。经营目标

通过规范采购业务流程,确保采购业务按规定程序与适当授权进行,实现预期目标。

2。财务目标

确保采购与付款业务及相关会计账目得核算真实、完整、规范、防止差错与舞弊;保证帐实相符,财务会计报告合理揭示采购业务享有得折扣、折让。

3。合规目标

保证采购及付款业务、相关采购、招标合同等符合国家有关法律法规。

确保付款、与采购有关得货币资金管理符合中国人民银行等国家有关部门得法规要求。

(二) 业务风险

1。经营风险

由于采购业务流程设计不合理或控制不当,可能导致采购物资及价格偏离目标要求,或出现舞弊与差错。

2.财务风险

可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本与应付帐款以及其她应付负债,造成核算与反映不真实、不完整、不规范。

3.合规风险

可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。

(三)业务流程步骤与控制点

1.采购申请与采购计划

(1)使用单位根据生产经营、建设需要与预算,提出采购申请。注明所需物资得名称、规格、数量、技术质量标准与要求等,经单位、部门领导审核后报仓储部门审核。

★(2)仓储部门根据物资储备定额,符合储备定额得给予办理发货手续;定额不足得编制物资请购计划,经部门领导审核后报采购部门。

★(3)采购部门根据采购申请计划编制物资采购实施方案,报部门领导签字后再报主管领导审批。

2.编制、审定采购实施方案

(1)经审批得采购计划,交财务部申请资金计划。采购计划需按照货币资金内部控制制度得规定审批。

★(2)采购部门依据经审定得采购实施方案与资金计划制定相关采购计划。包括选择确定采购价格、供应商、采购合同、采购物资得技术指标等。

3.选择确定采购价格及供应商

(1)采购部门依据批准得物资采购实施订单与资金计划,通过询比价、招标、网上采购与公开采购信息等公平、透明得方式,并按公司物资采购得有关规定提出选择与确定采购价格与供应商得方案,经部门领导审核确定。

★(2)需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定得,由采购、财务及相关技术部门等人员组成谈判组,提出初步意见,报授权领导审定后由采购部门前头谈判。

★(3)对公司要求实施统一采购得大宗或进口物资,应按公司得相关规定办理。属招标采购范围得,应组织采标采购。

4.签订采购合同

★(1)大宗、批量或比较重要得物资采购必须签订采购合同。合同文本由采购部门拟订,传送财务、法律或技术有关部门/岗位审核。

★(2)财务、法律或技术部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核,提出修改意见交拟订部门修改合同文本。

★(3)分管业务得领导与财务总监审定合同,交授权人员签订合同。合同需报财务部、检验部、法律部门等备案。原件留采购部门。

(4)采购合同需要变更或提前终止时,应报原审批领导同意。重大合同变更需报公司总经理办公会研究同意。

5.跟踪监督合同执行

★(1)采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后,应当跟踪并监督合同得执行。

(2)物资采购、技术、设计等部门与需用部门对长周期运行得关键重要设备、材料实行过程监造,确定监造方式,编制大纲,签订监造协议,落实监造责任人。

(3)采购人员按照采购合同中确定得制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施,监督合同按期执行。

6.采购物资验收入货

★(1)质检部门对到货物资进行质量检验,出具质量检验报告书传送给采购部门、仓储部门、财务部门。

★(2)采购部门编制物资入库单或系统自动生成入库单(入库单应连续编号),仓储部门对到货物资进行外观与数量检验并审核入库单,对符合合同要求得合格物资办理验收入库手续,并将入库验收单传送给财务部门与采购部门分别审核编

制入帐,经会计主管复核后过帐;对检验不符合合同要求得物资,不得办理入库手续。

★(3)不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案,报授权部门或人员审批后进行处理。

7.发票检验、货款支付及核算记帐

★(1)财务部门对购货增值税发票进行校验认证,未能通过发票认证得必须退回重新开具。将校验审核够得发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制会计凭证,经会计主管审核后过帐。

(2)采购部门根据采购合同规定得货款支付方式及合同执行情况,提出采购资金支付申请,填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据,经采购部门领导审核签字后传送到财务部门办理货款支付与结算手续。

★(3)财务部门收到采购部门得货款支付申请,首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核,同时对应付、预付帐款与分期付款等付款约定,以及采购享有得折扣与折让等进行审核,在审核确认无违反合同、程序与其她问题得情况下,编制付款会计凭证与填制银行付款单据,经会计主管复核、财务部门负责人审核签字后付款入帐。若需提前付款、更改合同约定条件得以及金额较大得,按规定权限报批。

★(4)月末财务部门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算得货款进行核对,发现问题即使报告并查明原因与处理。享有采购折扣或折让得,应在会计报表中恰当披露。

★(5)季末或半年末,仓储部门与有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点。财务部门应当派人监督盘点。

★(6)公司财务与采购部门应定期与客户核对确认应付、预付帐款,发现问题即使查明原因与处理。

8.清理、关闭合同

(1)合同执行完毕后,采购部门应对合同执行情况进行清理、关闭,并建立客户信用档案。

(2)采购部门将合同清理与客户信用情况反馈给财务部门。

(四)采购与付款业务流程图

采购与付款业务流程如图82所示。