产品采购控制程序

产品采购控制程序
济南舜华园建设发展有限公司程序文件编号：SHYQP-25第C版第1次修改标题：产品采购控制程序
第2页共5 页1.0目的确保公司房地产开发项目所选用的材料.设备能够充分满足开发设计和质量.性能. 成本.供货期等方面实施有效控制，并保证材料.设备经过科学.准确的检验合格后才投入使用。

2.0适用范围适用于公司房地产开发项目中所发生的对材料设备的选型.封样.采购及检验工作。

3.0职责3.1材料.设备的选型.定板由开发设计部负责。

3.2预（决）算部提供单项工程材料.设备的造价范围。

3.3甲供材料.设备的封样工作由工程项目部负责组织开发设计部共同进行。

3.4甲供材料.设备的采购由工程项目部负责。

IT设备采购由信息应用部负责。

3.5材料.设备的进场检验由工程项目部负责组织，专业工程师.监理公司.施工单位以及供应商共同对进场的材料.设备依照相关规定进行检验。

3.6材料.设备的成本控制以预（决）算部为主，开发设计部.工程项目部共同负责。

3.7甲/乙供材料.设备范围.档位的确定由分管开发设计副总经理主持,开发设计部.工程项目部.预（决）算部.客户服务中心共同参加的“材料设备选型.定位会议”进行确定。

4.0程序4.1材料.设备的选型.定板.封样工作4.1.1材料.设备的选型定位4.1.1.1材料.设备的选型根据分管开发设计副总经理审定的采购要求定位，由分管开发设计副总经理主持，以开发设计部为主，会同工程项目部.预（决）算部.客户服务中心等相关部门负责人召开的选型定位会议上最终确定甲/乙供材料设备的具体档位和项目范围（弱电部分由信息应用部确定）。

4.1.1.2工程项目部根据施工单位上报的经监理公司审核的《材料.设备明细表》，编制《甲供材料.设备明细表》。

4.1.1.3预（决）算部根据《甲供材料.设备明细表》进行测算，填写成本控制要求。

4.1.1.4工程项目部根据成本控制要求，向开发设计部提供材料.设备信息。

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第3页共5 页4.1.1.5开发设计部根据《材料设备选型定位会议》纪要要求和《甲供材料.设备明细表》以及材料.设备信息提供三种以上类型选择，并填写《材料.设备选型表》，交工程项目部.预（决）算部。

4.1.1.6工程项目部根据《材料.设备选型表》和成本控制要求实施采购。

4.1.2乙供材料.设备的定板工作4.1.2.1施工单位将需定板的乙供材料.设备填制《材料.设备选型定板通知单》上报监理公司。

4.1.2.2监理公司对《材料.设备选型定板通知单》审核签字盖章后报工程项目部，工程项目部审核后由分管开发设计副总经理组织开发设计部和预（决）算部分别对其进行审核。

4.1.2.3工程项目部根据预（决）算部提供的指导性价格和开发设计部选型意见进行谈判.确价工作。

并由工程项目部返还监理公司，由监理公司返还施工单位。

4.1.3材料.设备的封样工作4.1.3.1对甲/乙供材料设备的封样工作,由工程项目部组织开发设计部.监理公司.供应商以及施工单位对经过已经最终选定的材料设备，由各部门参加的相关人员及部门经理共同签字认可。

4.1.3.2样品由工程项目部统一保管，封存。

4.2采购工作4.2.1采购计划的确定4.2.1.1工程项目部根据施工进度计划及《甲供材料.设备明细表》编制《材料.设备进场计划表》，经工程项目部经理审批签字后实施采购。

4.2.1.2零星增加及补充的材料.设备由工程项目部自行填写《材料.设备进场计划表》实施采购。

4.2.1.3采购人员根据《材料.设备进场计划表》，编制《材料.设备采购计划表》，报工程项目部经理审批。

4.2.2采购实施4.2.2.1采购人员根据《材料.设备选型表》和《材料.设备采购计划表》及《材料.设备选型定位会议纪要》实施采购工作。

IT设备由工程项目部委托信息应用部实施采购。

4.2.2.2合格供应商的选择：工程项目部负责组织相关部门及监理公司对供应商进行考察，并撰写考察报告。

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第4页共5 页4.2.2.3适用招标采购的见《招标管理程序》（SHYQP-27），认可供应商的控制见《供应商控制程序》（SHYQP-26）。

4.2.3合同的签订4.2.3.1工程项目部负责会同律师.预（决）算部进行订货合同的前期谈判，向总经理汇报
谈判结果。

4.2.3.2工程项目部根据批复的合同要点，起草《订货合同》，会同预(决)算部.计核部.律师会签后报总经理审批。

4.2.3.3根据审批的《订货合同》，由工程项目部组织合同的签订。

4.2.3.4工程项目部资料员负责订货合同的归档及相关工作，详见《技术.经济资料控制程序》（SHYQP-24）。

4.2.4合同的执行4.2.4.1材料.设备的进货由采购人员根据《订货合同》负责实施跟进。

4.2.4.2合同款项的支付由工程项目部根据《订货合同》.现场检验结果及使用情况，填写《付款呈批表》，报预（决）算部
审核，财务部审批后支付。

4.2.4.3材料.设备检验详见
4.3，零星材料到货后由工程项目部组织验收。

4.2.4.4材料.设备不合格处理详见《不合格控制程序》（SHYQP-23）.《纠正与预防措施控制程序》（SHYQP-34）。

4.2.4.5数量更改的处理办法：数量上的变更，在合同中应作相应规定处理，以工程项目部提供的实际用量进行结算。

4.3检验工作4.3.1材料及设备的检验(不含IT材料.设备)材料的检验分为：直观检验和委托试验。

4.3.1.1直观检验：材料进场后，由工程项目部组织监理公司.施工单位等相关人员，根据有关规定，确定抽样的方式.数量.部
位与封样核对。

4.3.1.2委托试验：材料进场后根据有关规定，由工程项目部组织监理公司.施工单位等相关人员跟踪监督施工单位送检员进行封样.编号，将封样送往检测部门试验。

4.3.2检验或试验结果的传递4.3.2.1直观检验类材料经过工程项目部.施工单位.监理公司验收合格后在《材料.设备开箱检查记录》上签名确认，并直接转交施工单位。

4.3.2.2委托试验材料，监理公司审核试验结果，确认材料的质量状态。

4.3.2.3经过直观检验或委托试验后，由施工单位按照《检验和试验状态控制程序》济南舜华园建设发展有限公司程序文件编号：SHYQP-25第C版第1次修改标题：产品采购控制程序第5页共5 页（SHYQP-32）进行状态标识。

4.3.2.4材料设备检验合格，由工程项目部组织监理公司.施工单位及供应商填写《材料.设备收货单》，相关部门各执一份。

施工单位每月向甲方工程项目部上报《材料设备库存及状态表》备案；4.3.2.5不合格的处置按《供应商控制程序》（SHYQP-26）及《不合格控制程序》（SHYQP-33）执行。

4.3.3设备测试验收4.3.3.1除IT设备外，由工程项目部组织监理单位.施工单位.供应商进行验收，合格后在《设备安装工程单机试运转记录》上签字认可。

4.3.3.2IT设备由信息应用部组织相关人员进行验收，合格后在《设备安装调试及试运转记录》上签字认可。

5.0相关文件和记录5.1《供应商控制程序》（SHYQP-26）5.2《技术.经济资料控制程序》（SHYQP-24）5.3《不合格控制程序》（SHYQP-33）5.4《纠正与预防措施控制程序》（SHYQP-34）5.5《检验和试验状态控制程序》（SHYQP-32）5.6《A类材料设备检验细则》（SHYWP-15）5.7《B类材料设备检验细则》（SHYWP-16）5.8《供方合同评审规程》（SHYWP-02）5.9《材料.设备开箱
检查记录》5.10《订货合同》5.11《材料.设备进场计划表》5.12《甲供材料.设备明细表》5.13《材料.设备选型表》5.14《材料.设备采购计划表》5.15《材料.设备选型定位会议纪要》5.16《材料.设备收货单》5.17《设备安装调试及试运转记录》5.18《设备安装工程单机试运转记录》5.19《材料.设备库存及状态表》5.20《付款呈批表》。