预算管理系统功能需求

广东省经济贸易职业技术学校

财务预算、报销、总账管理系统需求

一、采购软件商品名称及版本

用友U8 11.1版本的财务预算系统，包含模块：总账、报表、出纳管理、预算管理、网上报销。

二、采风软件系统功能需求

1、预算管理系统功能需求

预算管理系统主要包括预算体系设计、预算编制与调整、预算控制及预算执行分析四个方面，于事前对学校未来预算期间的经营活动进行模拟与部署，对可以利用的资源进行规划与配置，于事中对学校经营情况与资源利用情况进行控制，于事后对经营业绩对资源利用效率进行考评与激励，帮助学校高效解决规划、协调、控制与激励等关键管理问题。

（一）预算体系设计

预算体系设计：根据学校管理需求，有针对的设计个性化的预算管理体系。预算管理体系以预算项目与预算指标为基础，由多张预算表构成。

预算项目设计：分析学校业务特征与管理需求，设计能覆盖所有预算管理范围的预算项目。

预算指标设计：系统预置常用预算指标，此外，学校可以自行增设预算指标。

结构化预算表设计：选择预算表构成要素（预算项目、预算指标、编制周期、预算口径），系统自动生成预算表结构；预算表的格式通过设置各个构成要素的行列位置生成。

手工绘制预算表设计：通过将预算表构成要素直接选入表的行列维度，预算表构成和格式同步生成。

（二）预算编制与调整

预算编制与调整：采用零基预算、定基预算、弹性预算与滚动预算等方法编制预算；经营环境发生改变时，对预算进行相应调整，使编制预算时的环境假设与实际经营情况保持一致。

预算编制的基本流程为：各部门（科室）编制预算→向财务科提交预算进行初次调整→向主要校领导提交预算审批（审批后如有调整应交由财务科处理）→校长办公会议审批预算（审批后如有调整应交由财务科处理）→向全校各科室发布预算。

定基预算在零基预算的基础上，增加历史实际指标或历史预算指标作为基准栏目，预算年度的预算数据通过参照公式生成。

弹性预算在零基预算的基础上，采用不同预算版本管理不同业务量假设下的全面预算数据。

滚动预算在零基预算的基础上，按照编制频率（如每月编制或每季编制）输入预算数据，预算表表样根据编制期间自动更新。

预算版本调整预算：适用于大范围的预算调整，可以增加新的预算版本，以调整前预算数据为基础进行修改、提交与审批。

预算调整单调整预算：适用于小部分预算的调整，通过预算调整

单实现，审批后预算调整单才能生效。

（三）预算控制

预算控制：对可控费用、资金流出、资本性支出及费用性质的出库业务进行控制，控制方法包含刚性控制和柔性控制两类。

控制指标：支持金额指标和数量指标设置控制规则，可以设置余额、本期发生、本期累计发生，总预算发生、总预算累计发生。

控制方式：支持严格控制、专人审批、仅仅提示、超预算不提示（必须在报销单、借款单上显示该信息）。

链接控制对象包括：网上报销业务的费用申请、借款与报销环节；对供应商付款业务的付款申请与付款环节；采购业务的请购、采购订单与采购发票环节；出库业务的其他出库单环节；总账会计核算业务的凭证环节。

（四）预算分析

预算执行分析：获取实际执行数据，进行预算分析，掌握预算执行进度，以此为参考调整经营活动；预算执行情况是学校业绩考评的重要依据之一。

执行数据可以来自于预算控制环节所产生的控制数据，或者通过UFO函数从其他系统获取实际数据。

进行完成情况分析，掌握全年预算的完成进度；进行差异情况分析，了解不同期间预算与实际情况的差异；设计综合分析表，支持非常规预算分析表的设计与数据获取。

根据设计的差异分析方案，预算执行分析报告以不同的颜色等方

式醒目展现管理者关心的重大差异。

（五）预算目标管理

预算目标管理：为了满足高层管理者的信息需求以及综合管理的需要，对预算管理体系中的综合性非常强的关键指标进行管理，由设计预算目标体系、编制预算目标及目标执行分析三部分构成。

2、网上报销管理系统需求

网上报销主要是处理内部员工日常费用申请、借款、报销业务，以及在报销时利用预算指标进行费用控制，另外，利用该系统，可将支付信息直接传达至出纳处，出纳可利用该系统直接打印支票、进账单及连接网上银行进行支付。

功能架构图

（一）应用场景

（1）直接报销

业务描述：

员工发生费用，垫付款项；

员工根据原始凭证填写报销单；

部门主管审批；

财务审核，并对报销金额进行确认或者调整；

主管校领导、主管财务校领导、校长审批；

出纳根据审核通过的报销单，按照最终确认的报销金额执行付款；

出纳登记日记账；

会计制单。

（2）预借现金（支票），报销

业务描述：

员工在办理业务前借款，填借款单；

部门主管审批；

财务审核，并对借款金额进行确认或者调整，或对支票金额或者限额进行确认或者调整；

主管校领导、主管财务校领导、校长审批；

出纳付款，或开具支票，出纳登记支票登记簿；

出纳登记日记账；

会计制单，借记其他应收款；

员工办理业务，取得原始凭证；根据原始凭证填写报销单；

部门主管审批；

财务审核，并对报销金额进行确认或者调整；

主管校领导、主管财务校领导、校长审批；

出纳结算，核销借款或报销支票；

出纳收款或者付款，并登记日记账；

会计制单，借记支出，贷记其他应收款或资金科目。

（3）发生预算外、超预算支出填写费用申请，依据申请预借现金（支票），报销

业务描述：

员工在发生预算外、超预算支出前，先填写费用申请

部门主管审批

主管校领导、主管财务校领导、校长审批；

根据审批后的费用申请办理上述借款流程、报销流程。

（4）还款

业务描述：

员工借款后，没有发生实际业务，或者业务发生的金额小于借款金额时，需要还款，一次归还或多次归还；

员工持现金或者支票，到出纳处还款；

出纳找到借款单，核对应归还金额，做还款处理；

出纳收款:(1)收现金，登记日记账，制单；（2）收支票，退回支