文件编写培训教程

要
职责—明确负责做什么即可。
求
程序内容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、
WHEN(何时)、WHERE(何处)、HOW(如何控制)。
作业文件—按作业流程中的事项面面俱到，要详细、具体。重点是描述干什 么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到问题时怎么办，留下什么记录等。
4、文件的性质
培训材料之三
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一、文件是什么
5、文件分类
培训材料之三
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一、文件是什么
6、文件层级
管理文件的管辖范围（公司、地方、区域） 下级文件的要求必须服从上级文件的要求 下级文件是否需要编写，取决于:
★上级文件是否强制规定 ★体系管理标准是否规定要编制文件要求 ★上级文件是否直接可以执行、操作 ★上级文件是否直接发到执行者 ★下级是否需要提出高于上级文件的要求
培训材料之三
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三、流程图
2、流程图的编制要点
培训材料之三
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三、流程图
2、流程图的编制要点
培训材料之三
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三、流程图
3、流程图的编制
培训材料之三
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三、流程图
3、流程图的编制（续1）
案例
文 件 复 印 过 程
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三、流程图
3、流程图的编制（续2）
案例
文 件 编 制 流 程
培训材料之三
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培训材料之三
一、文件是什么
7、文件的要求
文字越简越好，简明、清楚、可操作。按照既定的规则书写文件。
表达方式按如下顺序：图示—表式—文字。
文
手册—依托程序文件；没有程序文件的部分文字描述要详细些。
件
程序文件—管理流程中的事项要面面俱到，有其他文件支撑时可引出文件。
的
适用范围—行政范围、地理范围。适用于所辖区域和部门。
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四、程序文件编写
2、程序文件的编写
培训材料之三
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四、程序文件编写
3、文件编制准备
培训材料之三
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四、程序文件编写
3、文件编制准备（续）
培训材料之三
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培训提纲
一 文件是什么 二 文件编写内容 三 流程图 四 程序文件编写 五 文件编写出现的问题
培训材料之三
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五、文件编写出现的问题
培训材料之三
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二、文件编写内容
5、文件编制流程
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三 稿 一 定 工 作 过 程
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二、文件编写内容
6、文件拟稿人基本要求
培训材料之三
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培训提纲
一 文件是什么 二 文件编写内容 三 流程图 四 程序文件编写 五 文件编写出现的问题
培训材料之三
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三、流程图
1、流程图的作用
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培训材料之三
三 稿 一 定 工 作 过 程
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三、流程图
3、流程图的编制（续3）
培训材料之三
案例
使用 电烧 水壶 步骤
• 水壶先接水。 • 将壶放稳在电盘座上。 • 插上电源。 • 打开开关（绿色旋钮往上推）：
红灯亮（正在烧开水） 红灯灭（水已烧开） • 不使用时，请拔掉点源。
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培训提纲
一 文件是什么 二 文件编写内容 三 流程图 四 程序文件编写 五 文件编写出现的问题
实例：图样、标志牌、标志线、信号灯等。
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一、文件是什么
2、文件的价值
培训材料之三
文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于： a b c d e）评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。
文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。
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一、文件是什么
3、为什么需要编写文件
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一、文件是什么
培训材料之三
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续3）
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续4）
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续5）
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续6）
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二、文件编写内容
4、文件编写注意事项
培训材料之三
管理 文件 的 构成
A、范围 B、定义或术语（需要时） C、管理职责 D、业务管理程序和主题内容 E、记录 F、附图附表：管理流程图、记录表
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容
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二、文件编写内容
3、ຫໍສະໝຸດ Baidu理文件的内容（续1）
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续2）
防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些 文件进行适当的标识。
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一、文件是什么
9、文件的标准化
培训材料之三
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培训提纲
一 文件是什么 二 文件编写内容 三 流程图 四 程序文件编写 五 文件编写出现的问题
培训材料之三
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二、文件编写内容
1、文件名称的要求
培训材料之三
1、文件编写过程中存在的问题
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五、文件编写出现的问题（续）
1、文件编写过程中存在的问题
培训材料之三
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培训材料之三
四、程序文件编写
1、程序的定义及其理解 程序 procedure
为进行某项活动或过程(3.4.1)
注1 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程
序的文件(3.7.2)可称为“程序文件”
➠程序是形成客观事实或过程结果的逻辑顺序的活动步骤及其要求。 ➠程序文件可以是管理过程活动的，也可以是管理作业活动的；可以 是跨部门管理，也可以是部门内管理。
文件名称要准确反映所描述的业务活动过程，从文件名称中能
够大体了解文件所控制的业务活动。
一般管理文件的名称用“（限定词）＋业务活动（动词）＋管 理程序”。
文件名称要避免
－空泛。“设备管理条例” －小事套大帽。“流动污染源控制的管理程序” －以点盖面。“采购供应管理制度”
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二、文件编写内容
2、管理文件的主要构成
记录—依照文件要求设计的表式，使用时记载信息。
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培训材料之三
一、文件是什么
8、文件控制
文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；
必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
文
件
确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
控
确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
制 确保文件保持清晰、易于识别；
确保外来文件得到识别，并控制其分发；
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培训提纲
一 文件是什么 二 文件编写内容 三 流程图 四 程序文件编写 五 文件编写出现的问题
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一、文件是什么
1、文件的含义
培训材料之三
文件 document 信息（3.7.1
示例：记录（3.7.6）、规范(3.7.3)、程序文件、图
信息 informatin 有意义的数据。