1熟悉秘书工作环境.pptx
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秘书的工作分析通用课件
提高工作效率的方法与技巧
01
02
03
优化工作流程
通过对工作流程的优化和 改进，秘书可以减少不必 要的工作环节，提高工作 效率。
使用高效工具
利用现代科技手段，如办 公软件、云存储等，可以 帮助秘书更高效地处理工 作任务。
学会拒绝
对于一些不必要或不紧急 的工作任务，秘书需要学 会拒绝，避免分散精力。
如何增强团队合作与协调能力
地表达思想。
熟悉各类办公软件，如Word、 Excel、PowerPoint等，能够高
效地进行文字处理工作。
出色的沟通协调能力
具备良好的口头和书面沟通能 力，能够与不同层级、不同部 门的人员进行有效的沟通。
善于协调各方面的利益关系， 能够化解矛盾，促进团队协作 。
了解一定的心理学知识，能够 根据他人的需求和心理状态进 行有效的沟通。
根据领导指示，安排会议室、投影仪、茶水等，确保会议顺利进行。
会议记录
负责会议记录，包括会议内容、发言记录、决议等，整理成会议纪要，便于后续 跟进。
商务旅行与接待
商务旅行安排
协助领导安排商务旅行，包括机票预订、酒店预订、交通安排等。
接待安排
负责接待来访客户的安排，包括接待流程、接待标准、接待场所等。
秘书工作的特点与要求
特点
秘书工作具有机要性、服务性、辅助 性等特点，需要保守机密，处理繁杂 事务，保持高效沟通。
要求
秘书需要具备良好的沟通协调能力、 文字处理能力、团队合作能力和职业 道德素养。
秘书职业的发展趋势与前景
发展趋势
随着企业规模的扩大和业务范围的扩展，秘书职业的需求不断增长，工作内容 更加多样化。
沟通协调与人际关系处理
秘书的日常工作(上)PPT课件
▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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39
▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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10
▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
《秘书基础》课件——《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则1
• 所以，秘书工作受物质环境和精神环境影响的， 今天我们谈的就是秘书工作的核心环境。
一、领第导一节 秘书工作的环境——领导活动
1、作为名词：指担任领导职务的个人或者群体，可以是 领导人、领导班子、领导机关。
如：王县长、校党委、县政府等
2、作为动词：指率领、引导、组织、指挥人们实现某一 特定目标的行为过程。
即领导活动、领导行为
如：共产党领导咱打江山
、判断题： 1、领导仅指的是领导人 （ ） 2、领导可以是领导活动或领导行为（ ） 二、多选题 1、领导可以指（ ） A、领导人 B、领导班子 C、领导机关 D、领导活动
二、领导活动 定义：是在领导环境确定的一定范围内进行的一 种有向性的人的综合活动。 理解分析： 1、领导活动是人类社会实践活动的一种形式。 2、领导环境：与领导活动相关的，有一定影响 的情况和条件（各种因素总和） 3、领导活动是秘书活动的环境 4、有向性即实现既定目标 5、综合活动 是具有综合性，不是单一职能活动。
秘书工作的基本原则、 特点和作用
教学目标： 1、识记领导、领导活动、领导活动要素 2、理解领导意图 3、掌握秘书工作在领导活动中的 作用和特点 4、了解秘书与领导者相处的基本原则
<导入>
• 秘书工作是在一定环境下开展的，比如秘书工 作人员A，他在办公室努力工作，办公室的电 脑、办公桌、椅等就是他工作的物质的环境， 这看得见、摸的着，对他工作产生影响；还有 些看不见摸不着的东西对他也产生影响，比如 人际关系、单位工作奖励等等，这些是工作中 的精神环境。
B、平等关系
C、上下级关系
D、同志关系
• 多选题 1、领导是指（ ）人们实现某一特定目标的行为过程。
• A、率领 B、引导 C、组织 D、指挥
一、领第导一节 秘书工作的环境——领导活动
1、作为名词：指担任领导职务的个人或者群体，可以是 领导人、领导班子、领导机关。
如：王县长、校党委、县政府等
2、作为动词：指率领、引导、组织、指挥人们实现某一 特定目标的行为过程。
即领导活动、领导行为
如：共产党领导咱打江山
、判断题： 1、领导仅指的是领导人 （ ） 2、领导可以是领导活动或领导行为（ ） 二、多选题 1、领导可以指（ ） A、领导人 B、领导班子 C、领导机关 D、领导活动
二、领导活动 定义：是在领导环境确定的一定范围内进行的一 种有向性的人的综合活动。 理解分析： 1、领导活动是人类社会实践活动的一种形式。 2、领导环境：与领导活动相关的，有一定影响 的情况和条件（各种因素总和） 3、领导活动是秘书活动的环境 4、有向性即实现既定目标 5、综合活动 是具有综合性，不是单一职能活动。
秘书工作的基本原则、 特点和作用
教学目标： 1、识记领导、领导活动、领导活动要素 2、理解领导意图 3、掌握秘书工作在领导活动中的 作用和特点 4、了解秘书与领导者相处的基本原则
<导入>
• 秘书工作是在一定环境下开展的，比如秘书工 作人员A，他在办公室努力工作，办公室的电 脑、办公桌、椅等就是他工作的物质的环境， 这看得见、摸的着，对他工作产生影响；还有 些看不见摸不着的东西对他也产生影响，比如 人际关系、单位工作奖励等等，这些是工作中 的精神环境。
B、平等关系
C、上下级关系
D、同志关系
• 多选题 1、领导是指（ ）人们实现某一特定目标的行为过程。
• A、率领 B、引导 C、组织 D、指挥
第六章 秘书的工作环境
第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。
良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。
工作环境有各种各样的类型。
这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。
一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。
秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。
人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。
因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。
自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。
因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。
秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。
环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。
众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。
2．差异性。
各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。
文秘ppt(PPT82页)
文秘ppt(PPT82页)
定义
秘书职业主要指从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并为决策及 实施提供服务的人员。它包含了从企业基 础文书、专职文秘到高级行政助理等一个 完整的行政辅助人员体系，要求从业人员 具备较强的文字和语言沟通能力，综合协 调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。
目录
着装的基本原则
（1）时间原则，指秘书的穿 着应体现时代、年龄、季节 等特点。
体现时代特点是指着装要顺应时 代的潮流和节奏，既不能太落伍， 也不能太超前 。
体现年龄特点是说应考虑到着装 者的年龄。
体现季节特点是说着装应随季节 变化而变化。
（2）地点原则，指秘书着装应与活动的地点 环境相符合。
九、完成领导交办的其它任务和各 种应急事务的处理
秘书的工作内容
秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会， 拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常 工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通 情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是 一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责 任心对待。
Байду номын сангаас
秘书与下级的关系
秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关 系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切 感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽 容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘 书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的 东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们 中间树立良好的形象。
2.办理组织会务
办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安 排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成 文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定 是否提交会议讨论;
定义
秘书职业主要指从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并为决策及 实施提供服务的人员。它包含了从企业基 础文书、专职文秘到高级行政助理等一个 完整的行政辅助人员体系，要求从业人员 具备较强的文字和语言沟通能力，综合协 调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。
目录
着装的基本原则
（1）时间原则，指秘书的穿 着应体现时代、年龄、季节 等特点。
体现时代特点是指着装要顺应时 代的潮流和节奏，既不能太落伍， 也不能太超前 。
体现年龄特点是说应考虑到着装 者的年龄。
体现季节特点是说着装应随季节 变化而变化。
（2）地点原则，指秘书着装应与活动的地点 环境相符合。
九、完成领导交办的其它任务和各 种应急事务的处理
秘书的工作内容
秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会， 拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常 工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通 情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是 一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责 任心对待。
Байду номын сангаас
秘书与下级的关系
秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关 系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切 感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽 容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘 书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的 东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们 中间树立良好的形象。
2.办理组织会务
办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安 排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成 文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定 是否提交会议讨论;
秘书职能环境
向层次机构的关系 与横向部门机构的关系 与社会公众的关系 秘书的人际关系
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
(秘书学课件)第14讲 第六章 办公环境管理
相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元；各部门负 责人应认真配合，督促属
下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚 款l 00元。
第三条 办公室规范 1．办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。 2．座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。 5．电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。 4．垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。 5．报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。 6．外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。 7．文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。
毁。
(4)对上司办 公室的花卉、 盆景，要及时 浇水、施肥、 剪枝，保持其 美观和生机； 对办公室内的 金鱼，要及时 喂食、清排鱼 缸内的浊物， 保持水质的清
洁。
(5)上司接 待客人后， 要及时对 烟缸、茶 具等进行 清洗和整
理。
(6)经常对 安全、卫 生等状况 进行检查， 发现问题 及时通知 有关人员 进行处理， 时刻保持 良好的状
让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公 楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。
2021/1/13
11
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
【链接】老板办公室的“隐形杀手”最多
权威人士 解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。 这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍 说，TVOC主要来自 地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自 高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公 室TVOC指标普遍超出员工办公环境 的l倍。老板房间污染最严重。最好的 解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。
下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚 款l 00元。
第三条 办公室规范 1．办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。 2．座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。 5．电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。 4．垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。 5．报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。 6．外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。 7．文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。
毁。
(4)对上司办 公室的花卉、 盆景，要及时 浇水、施肥、 剪枝，保持其 美观和生机； 对办公室内的 金鱼，要及时 喂食、清排鱼 缸内的浊物， 保持水质的清
洁。
(5)上司接 待客人后， 要及时对 烟缸、茶 具等进行 清洗和整
理。
(6)经常对 安全、卫 生等状况 进行检查， 发现问题 及时通知 有关人员 进行处理， 时刻保持 良好的状
让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公 楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。
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北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
【链接】老板办公室的“隐形杀手”最多
权威人士 解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。 这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍 说，TVOC主要来自 地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自 高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公 室TVOC指标普遍超出员工办公环境 的l倍。老板房间污染最严重。最好的 解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。
第二章 秘书工作职能与秘书工作环境
要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。
1熟悉秘书工作环境
湖北职院卢珍宏QQ531181668 13
2016年开学典礼会议通知
• 2016/2/17 11:07:29 通讯员-段 2016/2/17 11:07:29 失误 通讯员-段 2016/2/17 11:08:37 谢谢刘主任~！ 思政课部刘想 2016/2/17 11:09:20
过年还没回归状态，可以理解 2016/2/17 11:10:31 护理-黄红 2016/2/17 11:10:31
湖北职院卢珍宏
50
（二）秘书工作的六个强调 • 强调调查研究工作 • 强调信息工作 • 强调信访工作 • 强调协调工作 • 强调督察工作 • 强调党务、政务服务工作 •
湖北职院卢珍宏
47
• 作为中央秘书，做事应该考虑当时的政治环境和 背景。作为毛泽东的秘书，可以从对直接领导负 责的角度考虑事情但以秘书工作的三服务原则， 就是为直接领导服务，对相关各级领导服务，重 点在为人民服务。尽管在后来不同时期不同场所 胡乔木谈到当时自己的难处，但对毛泽东的批评 没有异议。作为秘书，就是要坚持秘书工作的三 服务原则。
5
个人职业生涯介绍
• 担任班主任情况： • 2014-2017：湖北职院201404105班主任 • 2015-2017：湖北职院201404301班主任
湖北职院卢珍宏QQ531181668
6
个人职业生涯介绍
• 项目建设情况： • 2009年：国家示范建设之创业教育与就业 指导项目组组长（158万元） • 2012年：湖北高校大学生创业示范基地（ 湖北高职院校首个创业基地，教育厅奖励 学校10万元）
湖北职院卢珍宏
48
• • • • • • • •
秘书工作的作用： 1，协调作用： 承上启下，联系左右，沟通各方； 协调作用的被动性！ 协调作用的主动性！ 2，信息作用 3，形象作用 4，参谋助手作用
2016年开学典礼会议通知
• 2016/2/17 11:07:29 通讯员-段 2016/2/17 11:07:29 失误 通讯员-段 2016/2/17 11:08:37 谢谢刘主任~！ 思政课部刘想 2016/2/17 11:09:20
过年还没回归状态，可以理解 2016/2/17 11:10:31 护理-黄红 2016/2/17 11:10:31
湖北职院卢珍宏
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（二）秘书工作的六个强调 • 强调调查研究工作 • 强调信息工作 • 强调信访工作 • 强调协调工作 • 强调督察工作 • 强调党务、政务服务工作 •
湖北职院卢珍宏
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• 作为中央秘书，做事应该考虑当时的政治环境和 背景。作为毛泽东的秘书，可以从对直接领导负 责的角度考虑事情但以秘书工作的三服务原则， 就是为直接领导服务，对相关各级领导服务，重 点在为人民服务。尽管在后来不同时期不同场所 胡乔木谈到当时自己的难处，但对毛泽东的批评 没有异议。作为秘书，就是要坚持秘书工作的三 服务原则。
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个人职业生涯介绍
• 担任班主任情况： • 2014-2017：湖北职院201404105班主任 • 2015-2017：湖北职院201404301班主任
湖北职院卢珍宏QQ531181668
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个人职业生涯介绍
• 项目建设情况： • 2009年：国家示范建设之创业教育与就业 指导项目组组长（158万元） • 2012年：湖北高校大学生创业示范基地（ 湖北高职院校首个创业基地，教育厅奖励 学校10万元）
湖北职院卢珍宏
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秘书工作的作用： 1，协调作用： 承上启下，联系左右，沟通各方； 协调作用的被动性！ 协调作用的主动性！ 2，信息作用 3，形象作用 4，参谋助手作用
秘书日常工作讲义PPT(124张)
Maid(像侍女一样)
Model(良好的形象举止)
3、办公礼仪
作为一个带窗口性质的岗位，秘书人员 的表现可以影响整个办公室、整个办公 楼甚至整个组织的人文氛围、办公节奏、 环境效果，体现出组织的总体精神。作 为一个组织，其良好的礼仪环境是社会 文明进步的体现，也是时代风貌的体现。 办公礼仪也是工作制度和纪律的补充。
其次要转变服务方式。要由被动服务向 主动服务转变。“凡事预则顺，不预则 废”，办公室工作要有前瞻性，对有关 工作要平考虑、早着手，体现主动服务， 更好的发挥参谋助手作用。要由单一服 务向全面服务转变。办公室服务必须注 重服务的全面性，为领导决策服务，在 领导决策前拿出可行的方案，向领导反 映情况，提供决策建议；决策中要进行
秘书日常工作
办公室工作
办公室工作主要包括办公室的管理工作、 服务工作及办公礼仪三个方面
一、办公室的管理包括对人的管理、对 物的管理及自我管理。
①办公室管理的作用：办公室是指挥部， 办公室是工作室，办公室是窗口。
②办公室的空间管理办公室的空间管理 是指为了有效的利用空间、节约空间成 本、缩短工作流程、方便人员沟通所进 行的办公处所和物质设备安排和布置等。
办公室行为举止的基本要求：分寸得当 （言语的分寸、个人情绪表露的分寸、 行文的分寸），关心他人（动作宜轻细、 主要为领导分忧解难、分工不分家）。
办公室举止行为规范：进出楼门要轻、 敲、谦，吃喝洗涮，琐屑小节。如《一 口痰‘吐掉’一项合作》，《一语不当 险失合作良机》。
②事务处理
现代企业多采用大办公室。有利于采光 和通风，还有利于监督和工作沟通。大 而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列 应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或 形成多角度。
Model(良好的形象举止)
3、办公礼仪
作为一个带窗口性质的岗位，秘书人员 的表现可以影响整个办公室、整个办公 楼甚至整个组织的人文氛围、办公节奏、 环境效果，体现出组织的总体精神。作 为一个组织，其良好的礼仪环境是社会 文明进步的体现，也是时代风貌的体现。 办公礼仪也是工作制度和纪律的补充。
其次要转变服务方式。要由被动服务向 主动服务转变。“凡事预则顺，不预则 废”，办公室工作要有前瞻性，对有关 工作要平考虑、早着手，体现主动服务， 更好的发挥参谋助手作用。要由单一服 务向全面服务转变。办公室服务必须注 重服务的全面性，为领导决策服务，在 领导决策前拿出可行的方案，向领导反 映情况，提供决策建议；决策中要进行
秘书日常工作
办公室工作
办公室工作主要包括办公室的管理工作、 服务工作及办公礼仪三个方面
一、办公室的管理包括对人的管理、对 物的管理及自我管理。
①办公室管理的作用：办公室是指挥部， 办公室是工作室，办公室是窗口。
②办公室的空间管理办公室的空间管理 是指为了有效的利用空间、节约空间成 本、缩短工作流程、方便人员沟通所进 行的办公处所和物质设备安排和布置等。
办公室行为举止的基本要求：分寸得当 （言语的分寸、个人情绪表露的分寸、 行文的分寸），关心他人（动作宜轻细、 主要为领导分忧解难、分工不分家）。
办公室举止行为规范：进出楼门要轻、 敲、谦，吃喝洗涮，琐屑小节。如《一 口痰‘吐掉’一项合作》，《一语不当 险失合作良机》。
②事务处理
现代企业多采用大办公室。有利于采光 和通风，还有利于监督和工作沟通。大 而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列 应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或 形成多角度。
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秘书的职业发展空间
初级秘书(2000-2500元左右)
以接电话、发传真、 收发信件等服务为主。 一般来说，初级秘书应 包括公司前台接待、电 话接线生、部门事务助 理等。他们的职责比较 单一，技术含量较低， 薪金相对较低。
中级秘书（3000-4000元左右）
• 能够写一般信函，起草 报告和准备会议等，多 为大专或本科毕业。中 级秘书包括部门经理秘 书、经理助理等处于中 层管理者身边的秘书， 处理各种事件的能力要 求较高，薪酬也相对较 高。
漂亮 能干、独当一面
6% 25% 2% 67%
秘书=？=打杂
案例一:小事不小
案例一:小事不小
案例一:小事杂事不杂
秘书吃的是青春饭
秘书
比尔·盖茨的秘书——4个孩子的母亲、42岁的露宝
盖茨的女秘书是4个孩子的母亲，出 来应聘时并没有寄予太大的希望， 在长年操持家务后她希望重新走向 社会，重新追寻自我的价值。 关心盖茨的起居饮食，成了露宝日 常工作的一项重要内容，这使盖茨 感到了一种母性的关怀和温暖，减 少了远离家庭而带来的种种不适， 成了微软公司的后勤总管。
任务导入
某高职院校秘书专业二 年级的高叶开始学习一 门新课程——《秘书实 务》。她对秘书职业产 生了好奇。她和她的同 学对这个职业的了解非 常有限，她迫切需要了 解秘书工作环境的相关 信息。
秘书事务所
办公区
会议区
办公环境
文印区
档案区
秘书是花瓶吗？
秘书=？
花瓶型秘书
管理型秘书
好管、听话 善解人意、能做朋友
人力资源主管 办事员
公关类：
主要工作内容是制定出公关策 划方案并依据活动项目变化及 时调整策略；监督实施市场公 关活动；负责客户服务部各项 工作的日常运作及人员管理， 各项收费指标的完成，重大投 诉及遗留问题的处理。与有关 部门进行良好的沟通，保持良 好的合作关系，提高公司品牌 形象；并协调与其他各部门的 合作。
陆在发送这封邮件的时候，同时传给 了公司几位高管。结果瑞贝卡以一封 咄咄逼人的邮件进行回复，并让EMC 中国公司的所有人都收到了这封邮件。 这件事在网上吵得沸沸扬扬。形成几 千人转发的局面。一些网友称瑞贝卡 为“史上最强女秘书”。
“EMC”公司的女秘书
一、总裁邮件的内容
From: Loke, Soon Choo Sent: Saturday, April 08, 2006 1:13 AM To: Hu, Rui Cc: Ng, Padel; Ma, Stanley; Zhou, Simon; Lai, Sharon Subject: Do not assume or take things for granted Rebecca, I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person. With immediate effect, you do not leave the office until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?（中文意思：瑞贝卡，我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结
高级秘书（5000-10000元左右）
能起草重要的合同文本，懂 法律、税务知识，有应急处 理能力。现代高级秘书特别 强调的素质有公关才能、外 语水平和办公行政管理的能 力等。高级秘书包括跨国公 司首脑秘书、董事会秘书、 地区总裁秘书以及总经理的 高级行政助理等，目前属于 人才市场上的稀有资源。
秘书《民职事业起诉发状》展内的容定N位种前景
《秘书实务》国家精品课程
课程负责人：禹明华 课程主讲人：周妮、刘婕
基于职业活动导向的项目化课程
秘书实务
教学模式：活动主导、任务驱动
办文模块
办会模块
办事模块
亲验模块
模块一 职场亲验模块
项目 职场活动准备
任务一 熟悉秘书工作环境
• [知识目标] • 1、熟悉秘书工作环境 • 2、了解秘书的日常事务 • 3、规范秘书个人行为 • [能力目标] • 能够准确把握职业内涵，提升职业角色意识 • [教学重点] • 熟悉秘书的工作环境及日常事务 • [教学方法] • 案例分析、现场模拟、小组讨论
行政类：
主要负责公司工作计划 的制定、组织实施及日 常工作管理；负责办公 室行政管理制度建设； 负责公司行政事务的管 理，负责重点工作的督 办、检查、落实、反馈 工作；负责公司对外联 络协调工作以及制定并 完善公司的各项规章制 度。
办公室主任 办公室秘书
助理类：
主要工作是协助总经理 进行日常工作；进行日 常事务的联系工作；负 责总经理的外联事务工 作；组织协调各部门之 间的工作流程；负责总 经理日常事务的办公支 持，上传下达以及相关 技术资料的翻译工作。
总经理秘书 一般秘书
人事类：
主要工作内容是按照公司业务发展计划， 编制和落实人力资源战略；设计、整合 符合公司业务发展的组织规划和结构； 配合公司的快速发展，制定不同阶段的 招聘战略并推行；整合、设计、实施具 有竞争优势的薪资体系以吸引和留住优 秀的人才；按照公司业务的变化需要， 设计、组织各种类型的培训和各类人员 发展计划；整合、设计绩效管理体系， 对一线经理进行有关的培训，有效推行 以推动公司整体业务绩效提升；组织渗 透与推广企业价值观和文化以及公司员 工关系的管理。
公关部经理 公关部职员
当代秘书工作发展基本趋势
秘书工作职业化
案例讨论：“EMC”公司的女秘书
事件说明：
2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁 陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自 己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已 经下班。陆试图联系后者未果。数小时后， 陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分 通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封 措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。