账务处理的基本步骤及操作方法

账务处理的基本步骤及操作方法

一、系统初始化：确定记账方法、凭证分类、记账程序、会记期间、外币核算及

记账汇率，并设置会计科目，登记期初余额等手工会计方式下叫建账电算化中叫系统初始化。（一）账套设置

账套：保存账务资料的文件称为账套，账套设置就是在系统为企业建立一套核算账套，核算账套实际上是由相互关联的账务数据构成的一套数据库文件。

1建立新账套：

系统登陆时：“用户名”选择管理员——单击“新建”

系统登陆后：文件/新建账套

2建账向导：

1）账套名称：一般是指使用该账套的公司或单位名称，用以标识该账套所属的会计主体

组织机构代码名称

2）所属行业：选择所属行业，系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理，输出证、账、表全套会计资料。

3）记账本位币：指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币

4）会计科目：会计科目级别是指会计科目可以分为多少级，即充许设置的底层科目级别或最明细的级别（科目级长是指每级科目的编码位数）

5）会计期间：

（1）会计期间的界定方式

（2）会计年度开始日期

（3）账套启用期间

（二）会计科目设置

1设置方式

利用软件预置标准科目

利用软件导入导出功能从其他账套导入科目

手工录入科目

2会计科目设置的内容

1）科目属性：指科目属于哪一类

2）现金科目：指明该科目是否现金或现金的等价物，主要为现流量表生成做准备

3）外币核算：指明该科目是否核算外币，若核算外币选择核算多种外币还是一种外币。4）数量核算：指明该科目所使用的计量单位、规格、型号、类型。

5）辅助核算：指往来单位、部门、职员

3操作方法：浏览、增加、修改、删除、打印、会计科目

1）浏览会计科目：资产1、负债2、权益3、成本4、损益5

2）增加会计科目（由上级至下逐级增加）进行科目编码时要求按照所设定的各级科目长度来编制。

（1）科目代码：是整个系统处理的核心内容（科目编码允许最多为15个字符）

（2）助记码：帮助记忆会计科目的编码（8个字符长）

（3）科目名称：科目名称是该科目的文字标识（只需要命名本级科目名称40个字符最长）（4）科目类别：科目类别用于对科目属性进行定义，按照会计科目的经济性质进行分类，可以很方便地对科目进行管理。

（5）余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类的科目的余额方向在借方，负债类的科目余额方向在贷方。

（6）币别核算：指定该科目币别核算的类型，对核算币别进行选择

不核算外币

核算所有外币

核算单一外币

期末调汇

（7）辅助核算

核算项目：是会计科目的一个廷伸，它具有灵活方便的特性

核算项目系统设定：往来单位、部门、职员

增加类别：用户设定

3）修改会计科目

4）删除会计科目

5）会计科目设置要求

（1）增加科目必须有由上级至下级的增加，即必须首先增加上级科目

（2）增加科目代码必须由系统管理员或者有权限的人员操作

（3）会计科目级别编码完全由用户在新建账套时所设定的各级科目的编码予以限制，用户在进行科目编码时必须按照所设定的各级长度进行。

（三）账簿设置

（四）凭证类型设置（初始化——账套选项——凭证，显示凭证字、结算方式及选项）

1凭证字：反映凭证属性的简称（收、付、转）

新增：“新增凭证字”对话框（企业分有银收、银付、现收、现付、转账5类）

修改：将光标定位至待修改的凭证字——单击“修改

删除

2结算方式：是预先定义的银行存款业务处理时，所需要的银行结算方式

3选项

增加和修改凭证时允许改变凭证字号：确定在录入或修改凭证字时凭证号能否被修改。

凭证需要凭证字：如果不选择此项在录入凭证时就不出现凭证字，只有凭证号

凭证过账前必须经过审核：确定凭证过账之前是否必须经过审核

（五）操作人员管理：操作员设置也称为财务分工，即设置允许使用本系统的操作员姓名及操作权限

1用户组及用户设置：一般将操作和使用财务软件、维护系统运行的有关人员分为若干组，各组由若干人员完成各自任务。

2权限分配置：每个用户只能从事自己权限范围内的操作，权限分配的设置一般由财务主管或财务负责人来完成。

1）更换操作员

文件——更换操作员

双击状态栏右边的“管理员”或其他人员

2）用户授权

操作权限

报表权限

科目权限（一般情况下科目权限要全选中）

（六）初始数据的录入：输入全部本位币、外币、数量金额及辅助账的本年累计发生额及期初余额，输入固定资产有关原值，累计折旧等数据累计收入、累计发生、结余资料。

初始数据录入窗口

工作区左上角下拉列表框：预设了不同的货币、综合本位币、数量、试算平衡等

白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级的普通科目的账务数据

黄色区域：表示为非明细的科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总出来的。

灰色区域：表示所对应的科目不能使用，该项数据无法录入

（注：如果某科目设置了为数量金额辅助核算方式，则在输入期初金额后，还应输入相入相应的期初数量）

期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额

累计借方：指某一科目自年至初始设置时止借方累计发生额

累计货方：指某一科目自年初到初始设置时止贷方累计发生额

（注：期初余额输入完毕后一定要进行试算平衡以保证其准确性。）

（七）账套参数及其他设置（账套选项）

包括了账务处理的重要信息及重大会计政策

（八）启用账套（注意备份数据）

二会计凭证的录入和处理（凭证是会计核算的基础）

凭证处理窗口：凭证输入、凭证审核、凭证汇总、凭证过账、凭证查询、凭证检查、模式凭证。

（一）凭证输入（记账凭证）

1输入步骤

1）确定制单日期、凭证字、凭证号及附单数据

（1）制单日期（默认给出上次日期）

（2）凭证字

（3）凭证号：系统自动给出，并按照当前期间同类凭证的最大号加1给出

2）输入摘要

3）输入科目代码

（1）直接输入

（2）工具栏“获取”按钮

4）输入金额：

借方

贷方（用空格在借方与贷方之间键切换）

5）结算方式：结算号及结算日期

如果输入的科目是银行存款，并且在账套选项中将银行对账设为“是”则输入完金额后，光标跳至左下角，系统要求输入结算方式、结算号、结算日期。

6）数量、金额：如果会计科目中选择了下设数量和金额的核算，系统要求输入数量的单价系统会检验数量和单价的乘积是否与原币金额相等，如果不相等系统会提示是否继续进行。7）保存凭证

2凭证输入的几点说明

1）保存：将已录制好的凭证存入磁盘，系统会检查凭证的合法性

借贷是否平衡

科目代码是否存在

是否最明细科目

日期是否符合要求