企业邮箱在工作中的使用

由于企业信息技术的不断发展，企业的发展需要越来越多的电子邮件，企业邮箱的电子邮件的存在不仅是为了促进员工之间的交流，外部也是维护企业形象的一种途径，而且还可以保留所有重要的工作沟通信息，避免员工离职不知原工作记录。

在工作中，企业邮箱邮件是员工之间正式的沟通工具，非正式场合通常使用微信，相比邮箱更随意和方便。在许多情况下，推荐电子邮件，如何正确使用电子邮件，避免电子邮件造成的问题，提高效率是很好的。从以下几点来解析企业邮箱邮件的规范使用：

一、收件人、抄送人：

1、收件人，是必须要看和处理的人，并给予发件人反馈;

2、抄送人，是知晓者，不需要对这封邮件进行回复。

二、企业邮箱邮件格式：

1、称呼，对待不同的人要有不同的称呼，要做到尊敬、礼貌，工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词，要正式规范;

2、落款，一般工作邮件中都会设置好自己的签名，包含自己的姓名、部门、联系方式，都会显示在邮件最下方，以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。

三、邮件名称：

1、邮件名称要简明扼要，让收件人一目了然，知晓事情原委;

2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号，这样收到的人就会优先处理。

四、邮件正文：

1、正文主要是描述事件始末，用词要正式，不要使用口头用语，尽量条理清晰，简明扼要，核心意思明确;

2、标点符号的使用上，少用感叹号，尤其是连用几个感叹号，会给人压迫感，感叹号是加重语气的，加强事件紧急性的，一般情况下慎用。

五、发送邮件的目的：

1、向上级汇报工作进度的，需要有几个信息：事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度，最后这件事情达到什么样的效果，或者是造成什么样的影响;

2、向上级询问某件工作的解决办法，除了描述清楚事情原委外，对于问题，需要自己先想好多个解决办法，再寻求领导的意见，而不是把问题直接抛给领导来做决定;

3、需要其他同事协助并给予反馈的，需更加谨慎，言语中尽量避免指责对方，或者推脱责任，要用中立的态度描述始末，不能给对方留下把柄。当需要反馈时，在邮件中表明要反馈的时间节点，使得接收者也能够有时间反馈并避免无限期地等待。

4、对于非总结性邮件，都需要后续追踪事件发展的进度，及时的在每个节点，或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明，这样做事才是有始有终。

六、邮件归档：

1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除，释放邮件内存，方便查找;

2、工作时间越长，邮件就会积累得越多，可以在收件箱根据工作性质对邮件进行分类整理，使用不同的文件进行归纳，有助于事后的检索。

掌握使用企业邮箱邮件的技巧，我们可以减少工作中许多无效的沟通，更加明确责任，避免同事之间的个别纠缠，工作一半。